Cбор и обработка информации для принятия управленческих решений

Существующий подход к сбору информации для принятия управленческих решений, реализованный на многих предприятиях химической отрасли, носит «функциональный» характер и понимается соответственно как функция от информационного окружения. Иначе говоря, существуют базы данных внутренней и внешней информации, которую собрали и порой используют для принятия решения функциональные службы. Так, например, отдел сбыта ОАО Череповецкий «Азот» собирает информацию о контактах с клиентами, о сделках и услугах; служба маркетинга готовит обзоры тенденций рынка и изменений вкусов потребителей; технический отдел и отдел инвестиций собирает информацию о новых производственных идеях и готовит данные и расчеты для инвестиционных проектов; производственники собирают информацию о возможностях обновления производства и совершенствования выпускаемой продукции; служба информации готовит обзоры новинок программного обеспечения и информационного оборудования; отдел кадров и соцобеспечения отслеживает изменения в составе рабочей силы и в возможностях найма.

Каковы недостатки данного подхода помимо того, что на предприятии стратегическое мышление замкнуто границами этих изолированных баз данных, которые используют определенные группы сотрудников для выработки предложений о направлении развития компании и разработки стратегий, ведущих к успеху. Во-первых, эти базы данных отражают функциональный подход к деятельности предприятия, а не широкое управленческое понимание бизнеса. Во-вторых, истолкование собранных данных находится под влиянием предрассудков и запретов, сковано шаблонами представлений о прежних факторах успеха. В-третьих, специалисты служб планирования, финансового обеспечения, маркетинга, информационных и других технических служб продолжают действовать исключительно как получатели и хранители информации.

Рис. 1. Система управления Существующая схема организации информационных потоков в системе управления: 1 — управление организацией; 2-6 — подразделения организации

Таким образом, на предприятии вся информационная деятельность нацелена на одностороннее и узкое обслуживание руководства организации и редко используется для информационного обеспечения других этажей управления в целях подготовки оптимальных в целом управленческих решений. Схема информационных потоков в ОАО Череповецкий «Азот», характерная для многих предприятий, перешедших от плановой экономики к рыночной в результате приватизации, представлена на рис. 1.

Для организации современной бизнес-деятельности необходима такая реорганизация информационных потоков, которая обеспечивает информационную достаточность и четкость во взаимном информационном обеспечении отдельных подразделений с целью выработки оптимального для бизнеса решения. Но организация такой информационной системы возможна лишь на основе создания современного управленческого учета.

Система и задачи управленческого учета

Задачи, решаемые при создании системы подготовки информации для принятия решений, находят свое отражение в управленческом учете, в задачу которого входит выявление, сбор и агрегирование учетных данных.

Следует отметить, что существуют различные подходы к определению понятия «управленческий учет» [1, 2]. Русский термин «Управленческий учет» восходит к английскому «Managerial accounting» и к его европейскому аналогу: «контроллинг». Эти два термина не эквивалентны и отражают два подхода к пониманию термина «управленческий учет». Первый рассматривает управленческий учет как систему сбора и интерпретации информации о затратах, издержках и себестоимости продукции, что ближе к термину «контроллинг«, хотя в [2] указывается, что контроллинг основывается на трех компонентах: экономической системе, управлении и информационной системе, что подтверждается историческими этапами развития контроллинга, на протяжении которых сменялись приоритеты и ориентации концепции. Если в 70-е — 80-е годы он рассматривался как управленческая информационная система, то позже — как система управления. В других источниках больше внимание уделяется нормативному характеру подобной информации и ее значению для получения «внешней отчетности» предприятия. Кстати, термин контроллинг не случайно является однокоренным со словом «контроль», что подчеркивает связь учета с управлением. Упрощенно можно считать, что это расширенная система организации учета для целей контроля за деятельностью предприятия.

Второй подход исходит из того, что основная задача любой учетной деятельности — обеспечение персонала предприятия информацией для принятия управленческих решений, и что имеет место «системозависимый» характер учетной деятельности, т.е. неразрывная связь технологий учета с технологиями управления компанией в целом и/или ее частями. При таком подходе к понятию «управленческий учет» относятся не только система сбора и анализа информации об издержках предприятия, но и система управления бюджетами (планирование) и система оценки деятельности подразделений, т.е. более управленческие, нежели бухгалтерские технологии. Существует также более узкая трактовка данного понятия, при которой под «Managerial accounting» понимается формирование специальных отчетов из имеющихся бухгалтерских данных для поддержки принятия решений. В данном случае необходимо понимать, что получить указанные отчеты можно только при наличии соответствующей информации в учетных регистрах. По умолчанию считается, что используемая система бухгалтерского учета (западная) устроена таким образом, что такие отчеты получить можно.

Как в первом, так и во втором случае можно констатировать, что в современном развитии западных источников термина «управленческий учет» центр тяжести все более переносится на слово «управленческий», что связано с тем, что методика и технология организации учета определятся именно управленческой задачей, стоящей перед предприятием. При этом полезно вспомнить, что собственно учет и анализ издержек с целью их снижения и оптимизации является простейшей и самой очевидной формой организации управления коммерческой структурой. Однако при решении данной задачи недостаточно для определения форм и методов учета руководствоваться только требованиями финансовой или налоговой оптимизации деятельности, а необходимо учитывать и требования технологии основной деятельности, которые, как правило, серьезно влияют на конечный результат. В частности, например, стандартные требования не учитывают необходимость регистрации времени выписки документов на отпуск товара. В то же время временной анализ деятельности отдела сбыта может позволить существенно снизить издержки за счет оптимизации количества персонала с учетом сезонности, или повысить отгрузку путем введения сменности. Или, например, управление и оперативный анализ «ликвидности» дебиторской и кредиторской задолженности — весьма эффективное средство повышения общих финансовых результатов. Но для проведения подобного анализа необходимо ввести детальные учетные регистры, в частности иметь «сквозной» учет и анализ кредиторов и дебиторов.

Таким образом, в связи с необходимостью изменения учетной информации для целей управления на смену «нормативному или налоговому» учету вполне естественно приходит учет управленческий, который в действительности существовал всегда, даже в нашей коммерческой практике, правда, назывался ранее «черным». Причем методика его использования точно соответствовала методике использования данных «управленческого учета»: на базе черных данных принимались решения, прогнозировались финансовые результаты, а затем на основании этих же решений и результатов формировался «белый учет».

Иерархия систем управленческого учета

В отечественной литературе еще недостаточно освещены вопросы классификации систем управленческого учета, за исключением некоторых аспектов финансового управленческого учета. В то же время создание на предприятии системы управленческого учета практически невозможно без правильной классификации процессов и технологий в соответствии с систематикой управленческого учета, что позволит выработать правильную методологию учета затрат, определения результатов деятельности подразделения, да и наконец, просто определения системы управленческой отчетности подразделения.

Рис. 2. Схема генерации управленческого учета

В общем виде схема генерации управленческого учета представлена на рис. 2 [1]. Из рисунка 2 видно, что в основе управленческого учета лежат три источника.

• Технология бизнеса в целом и конкретного вида деятельности в частности.
• Учетная политика предприятия и правила бухучета конкретного вида деятельности.
• Нормативная база конкретного вида бизнеса.

На их основе формируется собственно управленческий учет, который представляет собой систему организации, сбора и агрегирования данных о конкретной управленческой задаче. После завершения процесса формирования управленческого учета формируется «внешний интерфейс управленческого учета», состоящий из трех тесно взаимосвязанных систем:

• учета затрат (интерфейс с финансами);
• показателей деятельности (интерфейс с регулярным менеджментом);
• управленческих отчетов (интерфейс с системой принятия решений).

Если источники управленческого учета реже подвергаются сомнению, то составные системы часто забываются, будучи сведенными к единственной: системе учета затрат, чего на практике явно оказывается недостаточно, для сколько-нибудь сложных бизнес-систем. При этом надо отметить, что как показатели деятельности, так и управленческие отчеты могут иметь нефинансовый характер, отражая специфику деятельности подразделения. Типичным примером такого отчета служит, например отчет о движении товаров по складу, который предназначен для принятия решений о времени и размерах закупок, но может не содержать информации о ценах (данные о рекомендованных ценах закупки могут прийти, например, из отдела маркетинга или планово-экономической службы). Соответственно показателем деятельности складской службы может быть некоторый коэффициент соответствия уровня запасов рекомендованному «оптимальному уровню». Такого же рода «нефинансовые», но, тем не менее, очень важные, а часто и определяющие показатели деятельности имеются практически у всех подразделений. Более того, можно утверждать, что принцип «не все измеряется деньгами» — это тоже один из принципов управления бизнесом.

В соответствии с приведенной схемой можно классифицировать управленческий учет, как по источникам, так и по составным частям, однако, легко видеть, что объединить ту и другую систему классификации может вид бизнес-процесса, на который должна быть наложена система управленческого учета. Очевиден и тот факт, что в зависимости от того, в какой сфере экономики работает предприятие, его требования к видам учета и управления также будут различны. Так, например, для химической промышленности минеральных удобрений характерен узкий круг исходных материалов и полуфабрикатов, используемых для получения целевой химической продукции и очень важны данные о качественном составе. В металлообрабатывающей промышленности, наоборот, характерен широкий круг сырья и больший ассортимент разнообразной целевой продукции. Многое определяет организационная структура предприятия, в частности является ли оно малым предприятием промышленности, торговой или дистрибьюторской фирмой. На рис. 3 в виде диаграммы представлены требования учета и управления в зависимости от величины и способа организации предприятия [3].

Рис. 3. Требования учета и управления в зависимости от величины и способа организации предприятия

Реализация потребности управлять и принимать решения, как известно, является доминирующей мотивацией и играет императивную роль в принятии решения о создании системы подготовки информации.

Рис. 4. Модификация системы управления Диаграмма информационных потоков модифицированной системы управления: 1 — управление компанией, 2-6 — подраздения компании

Наиболее рациональной, на наш взгляд, представляется система организации информационных потоков, представленная на рис. 4, где показана возможность передачи информации не только через руководящий орган, но и непосредственно между подразделениями.

После построения и описания бизнес-процессов переходят к автоматизации. Корпоративная информационная система компании должна обеспечивать поддержку непрерывной регистрации транзакций, накопление статистики и обработку базы накопленных данных. Используя весь массив информации, менеджеры смогут осуществлять оперативный контроль за функционированием продуктовых подразделений компании, анализировать события, и при необходимости усовершенствовать бизнес — процессы. Например, в случае появления данных о нарушении порядка и сроков отгрузки продукции подразделениями компании, в отдел сбыта направляется сигнал на тестирование системы логистики отгрузок продуктов, ревизию бизнес — процессов «сбыт продуктов (опт) и (розница)», выявление «слабых мест» и их устранение.

С подобными вопросами пришлось столкнуться при создании информационной системы на ОАО Череповецкий «Азот», где первоначально за основу был принят принцип «очаговой компьютеризации». В большинстве подразделений были установлены ПК, где накапливалась и индивидуально обрабатывалась информация, которая в бумажном виде передавалась руководству. После решений руководства по затронутым вопросам резолюция в бумажном виде направлялась в другие подразделения. Недостатки такой системы характерны, на наш взгляд, для многих крупных и средних промышленных предприятий. Для их устранения первоначально была создана небольшая, а затем расширенная локальная вычислительная сеть, которая позволила часть информации, не требующей санкции руководства, передавать из подразделения в подразделения по электронной почте. Связь с внешними источниками информации была реализована в виде организации коллективного доступа в Internet.

Следующим этапом, который будет реализован в ближайшее время, является организация канала связи с высокой пропускной способностью (2 Мбит/с). Но и это усовершенствование не решает полностью проблемы управленческого учета и реализацию современных методов управления, в том числе в части обработки данных информации, их агрегирование и представление в формах, пригодных для выработки управленческих решений. При этом возможна частичная выработка предложений и формулирование основных целей и задач управления. С этой целью на предприятии консалтинговой фирмой проведен анализ бизнес-процессов, систематизированы функции управления, которые выполняются аппаратом управления в рамках работы системы сбора и обработки информации (таблица 1) и выработана концепция построения системы, которая способна выполнить сформулированные задачи.

Данная концепция состоит из двух частей: построение системно-технической структуры и построение информационно-логической структуры, а ее реализация позволит привести предприятие к современному уровню управления.

Литература

[1] Управленческий учет. Современный подход. //Электронный вестник «ERP в России».
[2] Людмила Малышева. Контроллинг на предприятии. «Открытые системы», 2000, № 1-2.
[3] Карпачев И. О стилях и классах (реальность и мифология компьютерных систем управления предприятием) (см. например, на сайте www.interface.ru).