Вправа для проблеми

Автор: Марія Мудра

Кейсові або ситуаційні вправи — чудовий інструмент для навчання, проектування та прогнозування результатів, вирішення проблем, пропрацювання конфліктів, виявлення потенційних загроз та пошуку рішень щодо них. Завдяки моделюванню ситуації можна підступитися до тих питань, які люди завжди оминають. Проте, як і будь-який інший метод, кейсові вправи мають певні правила, яких варто дотримуватись.

Ілюстрація: Shutterstock

Будьте доброзичливими до усіх учасників процесу, як реальних, так і уявних. Уявні герої ваших кейсів у житті можуть бути вашими клієнтами, партнерами чи працівниками, тож варто відпрацьовувати відповідне ставлення вже в ігровій роботі.

Пам’ятайте, попри теоретичність таких вправ, до них потрібно підійти серйозно і з усвідомленням цілі такої роботи — це допоможе повноцінно використовувати отримані результати.

Основні етапи складання ситуаційної вправи:

1. Визначення мети і цілей роботи над ситуаційною вправою. Окресліть цілі, які ви хочете досягти за допомогою ситуаційних вправ: навчання, зміна одного підходу на інший, припрацювання проблем і конфліктів, складання інструкції поведінки у надзвичайних і критичних ситуаціях, прогнозування, «приміряння» різних умов роботи тощо.

2. Вибір оптимального способу роботи: ігрову, аналітичну, комп’ютерну симуляцію, роботу в групах чи індивідуальну. Визначивши мету проведення ситуаційної вправи, ви зможете визначити найефективніший підхід. Це може бути ігровий сценарій (для врегулювання конфліктів, розв’язання болючих питань, прогнозування), чи аналітична робота і пошук рішень у команді, чи пропрацювання різних сценаріїв в онлайн-форматі. Одним словом, підхід до роботи залежить від мети і цілей.

   Уявні герої ваших кейсів у житті можуть бути вашими клієнтами, партнерами чи працівниками

3. Опис ситуації, яка включає мету, найважливіші деталі, інтереси різних сторін, ризики, існуючі і потенційні. Працюючи над ситуаційними завданнями, завжди тримайте у фокусі усіх стейкхолдерів. Інакше рішення буде однобоким, з перехилом у якусь сторону, намагайтесь показувати різні фокуси різним командам, щоб в кінці, підбиваючи підсумки, ви мали максимально повну картину.

   Також тримайте в оці різні ризики — і ті, які існують у ситуації, яку ви аналізуєте зараз, і потенційні. Обов’язково включайте це у завдання роботи, як і сценарії рішення для них.

4. Формування чітко окреслених завдань.

5. Підбиття підсумків роботи та оформлення їх у домовлений формат: інструкцію, список рекомендацій, лист до виконання з кінцевими датами, знайдені і впроваджені рішення тощо.

Для ефективного використання описаного інструменту можуть бути корисними такі рекомендації:

• Описуйте ситуацію, максимально близьку до реальності. Навіть якщо ваш сценарій абсолютно фантастичний, а герої запозичені у творців «Зоряних воєн» чи «Манчкіна», описуйте ситуацію, яка є чи може трапитися саме у вас. І неважливо, чи ви називатимете реальні компанії та учасників конфлікту, чи ваш конкурент стане «повелителем Сідхів», а ви очолюватиме найвідважніший джедайський загін — важливо, щоб причини, умови, ризики, ситуація і характери були валідними для вашої справи, навчання тощо.

• Описуйте кожного учасника ситуації як психічно здорову і адекватну людину. Навіть якщо ви вважаєте, що ви — єдина людина серед марсіан, то з погляду марсіан — саме ви інопланетянин. Тож, описуйте усіх учасників процесу доброзичливо і позитивно, враховуйте їхній погляд на ситуацію, відштовхуйтесь від переконання, що кожен має свої цілі. В плануванні, аналізі, врегулюванні різних питань і прогнозуванні ви повинні ці різні погляди, мотиви і цілі враховувати як важливі і такі, що мають вплив.

  Працюючи над ситуаційними завданнями, завжди тримайте у фокусі усіх стейкхолдерів

• Включайте до вашого кейсу ті умови, які є актуальними для вас. Оберіть ті умови, які мають реальний і важливий вплив на ситуацію, яку ви розглядаєте, і які можуть впливати на розвиток подій. Давайте достатньо інформації, щоб ваш кейс був максимально повним і враховував різні інтереси, загрози і можливості, однак, щоб не був перевантажений зайвими деталями, котрі відволікатимуть від роботи.

• Формуйте альтернативні рішення. Традиційно, розв’язок ситуаційної вправи має найкраще і найгірше рішення для вас. Однак, дорогою до їх визначення у вас з’являтимуться альтернативні сценарії та розв’язки, обов’язково врахуйте і їх. Цілком можливо, вони стануть вам у пригоді більше, ніж ті, на які ви робили ставку. Тому фіксуйте різні результати і плани дій.

• Результати зберігайте. Неважливо, чи це був навчальний і суто теоретичний кейс, чи ситуація повторює досконало ту, що існує — фіксуйте отримані плани вирішення. Залежно від мети, вони можуть бути оформлені у правила роботи та інструкції, плани дій, короткі висновки, список ідей тощо.

• Повертайтесь до перегляду час від часу. Періодично переглядайте такі матеріали, і ви точно знайдете там багато цінної інформації і можливостей навіть для таких випадків, про які ви не думали. І, звісно, інструкції до надзвичайних чи критичних ситуацій потрібно оновлювати регулярно, враховуючи нові умови.

Про автора:

Марія Мудра, незалежний консультант з питань HR-маркетингу та персонального росту.