Як зробити інформацію доступною в максимально стиснуті терміни? Безперечно, існує безліч технічних способів допомогти вирішенню цієї проблеми. Втім, своєчасний доступ до потрібної інформації в компаніях – це не лише технологічний виклик. Адже ефективне управління інформацією передбачає зміни в процесах, поведінці та менеджменті компанії, переконаний Том Девенпорт (Tom Davenport), про що пише у своєму особистому блозі в Harvard Business Review.
Зміни, які виходять за рамки технологій, куди важче впровадити, оскільки вони стосуються людей. Саме тому дуже важливо визначити, яка інформація дійсно потребує оптимізації і яку інформацію люди в компанії повинні отримувати якомога швидше.
Для кожного типу інформації також важливо розуміти, наскільки гнучко вона створюється і чи повинна вона “проштовхуватися” (розміщуватися у спеціальних звітах, які виходять з певною частотою) чи навпаки “бути вільною” (знаходитися у відкритому доступі, наприклад, в онлайні, для людей, яким вона потрібна). Для збереження паперу та місця в офісних шафах, інформації, яка видається у вигляді щоденних/тижневих/місячних звітах, повинно бути якомога менше. І навпаки – люди в компанії повинні виробити в собі звичку отримувати доступ до інформації саме тоді, коли вона буде їм необхідна.
Наступним кроком буде наповнення баз даних, до яких і отримуватимуть доступ потрібні люди. Тут найважливіше, щоб інформація у цих базах з’являлася та оновлювалася вчасно.
І насамкінець, останнім кроком стане пришвидшення руху інформації та її використання для прийняття рішень. Адже по суті єдиною ціллю існування інформації є прийняття кращих, більш інформованих та ефективних для компанії рішень.
Менеджмент.Книги: телеграм-канал для управлінців