Робіть менше

Одна з найрозповсюдженіших скарг практично будь-якого працівника – відсутність часу. Перед ним постійно постають нові дедлайни, яких потрібно дотримуватися, та кризові ситуації, які вимагають негайної реакції. Нестача часу перетворюється на ключове джерело стресу. Втім, Міра Вайт (Myra White) на сторінках Management Issues доводить, що вихід із цієї складної ситуації все-таки існує. Потрібно просто робити менше!

Головною причиною того, що нам постійно не вистачає часу, як не дивно, є технології. Люди звикли чути і вважати, що технології покликані допомогти їм позбавитися від зайвої роботи, а те, що необхідно робити, виконувати швидше та продуктивніше. Втім, як виявляється – не все так просто. І насправді, при невмілому використанні, технології пожирають наш час замість того, щоб економити.

Офісні працівники зі всього світу сьогодні витрачають мільйони годин, виконуючи завдання, які були попросту неможливими двадцять років назад. Банальний приклад – сьогодні більшість постачальників не можуть доставити товар клієнтові, попередньо не зісканувавши серійні номери до комп’ютерів. А це додатковий час.

Щоб уникнути стресу, нам потрібно навчитися мінізувати вплив технологій на розпорядок робочого дня. І почати можна зі скорочення кількості комп’ютерних документів, які ми генеруємо. Нижче наведено три запитання, які варто задати собі, перш ніж взятися за створення наступного документу.

1. Чи дійсно цей документ необхідний? Людей приваблює створення документів. Зрештою, наявність документальних свідчень начебто підтверджує те, що людина докладала зусиль для виконання своєї роботи. Втім, перш, ніж натиснути на кнопку “створити новий документ” все-таки змусьте себе задатися запитанням, чи дійсно він потрібен вам, а також вашій організації?

Чи дійсно вашому керівнику необхідний довгий звіт з безкінечними деталями, чи йому вистачить мінімальної ключової інформації, яку ви можете надати за 30 хвилин, замість того, щоб сидіти за написанням звіту протягом 4 годин.

2. Чи повинен ваш документ бути “витвором мистецтва”? Технології дають можливість створювати документи з використанням кольору, зображень, відео, звуку, спеціалізованого форматування і т.п. Але кожна додаткова особливість вимагає часу на оформлення документу. Тому, якщо ви цінуєте свій час, добряче подумайте, чи дійсно виправдане використання цих інструментів у документі, який ви плануєте створити?

3. Наскільки корисна інформація, якою ви володієте? Комп’ютери суттєво спрошують процес збору та аналізу інформації. Але іноді ви працюєте з інформацією, яка попросту нікому не потрібна. Як наслідок – ви перевантажуєте свої звіти детальними аналітичними дослідженнями, на які ніхто навіть не гляне. Більше того, будуть люди які взагалі відмовляться переглядати ваш звіт через неможливість найти крихту корисної інформації в океані “сміття”.

Ці ідеї – тільки початок розмірковування над тим, як можна покращити свій робочий процес і уникнути стресу шляхом уникення зайвої роботи. Втім, якщо ви зрозуміли основний принцип, то у майбутньому вам буде набагато легше застосовувати його.