Кожна компанія час від часу проводить наради. Необхідність у них не ставиться під сумнів, але наскільки вони ефективні? Віце-президент компанії Google Марісса Майер, яка проводить, у середньому, по 70 нарад у тиждень, називає шість правил, які потрібно дотримуватись для проведення успішної наради.
1. Чіткий план. Розклад наради повинен бути погоджений до його початку. Розклад – це своєрідний договір між учасниками наради про те, що саме вони збираються обговорити і яким чином це зробити за мінімальний час. План, хоча й допускає зміни, повинен бути чітким.
2. Запис тез. Під час нарад Google для підвищення ефективності використовує безліч екранів. Поруч із основним проектором працює додатковий, котрий виводить на екран поточні тези наради. Є й третій екран – це годинники, що цокають, таймер, що відраховує час до кінця наради. Поточні тези наради повинна записувати спеціальна людина, а на стенографічній точності цих тез наполягає керівництво Google. Потім ці “офіційні документи” можуть бути розіслані тим, хто пропустив нараду, а також представлені керівництву.
3. Мікро-наради. У рамках тривалих засідань можна організувати ряд короткострокових сесій по 5-10 хвилин на конкретні теми. Подібна “модульна” структура наради дозволяє легко змінити план заходу, якщо виникне така необхідність. Справа в тому, що в календарі Марісси Майер мінімальні відрізки часу мають тривалість в 30 хвилин. У такий графік важко вклинитися. Єдиний вихід – 10-хвилинні блоки.
4. Індивідуальний прийом. Щодня після 16:00 Марісса протягом 90 хвилин приймає до себе відвідувачів із числа співробітників. Це невеликі зустрічі тет-а-тет, де можна вирішити поточні питання без попереднього розкладу. Співробітники приходять до віце-президента, щоб погодити дизайн програми або, наприклад, поділитися власними цікавими розробками. Саме на Ії прийомі були вперше показані й схвалені такі проекти, як Google News, Orkut і Google Desktop. За півтори години Марісса Майер встигає провести до п’ятнадцяти зустрічей.
5. Ніякої політики, тільки дані. Ця теза має на увазі, що будь-яке рішення повинне бути чітко аргументовано, і в жодному разі не прийматися під впливом особистих симпатій або антипатій. Марісса не схвалює використання на нарадах по дизайну фраз типу “Мені подобається”. Замість висловлення особистих переваг потрібно провести відповідні дослідження і з’ясувати, який дизайн більш ефективний.
6. Гігантський таймер. Великі годинники на стіні повинні створювати певний психологічний тиск на учасників наради. Таймер відраховує час, що залишився до закінчення наради.
За інформацією Business Week
Менеджмент.Книги: телеграм-канал для управлінців