Комунікації в інтернет-еру не обходяться без електронної пошти, а email при всій своїй потужності і користі часто вселяє раптовий жах оптимістичним і щасливим людям. У своїй новій книзі “Як працює Google” (How Google Works) голова ради директорів Google, колишній CEO компанії Ерік Шмідт (Eric Schmidt) і колишній старший віце-президент по продуктах Джонатан Розенберг (Jonathan Rosenberg) діляться особистими правилами професійного листування, які допомагають цей жах заглушити.
1. Відповідати швидко. Є люди, на яких можна сподіватися, що вони швидко дадуть відповідь на лист; на інших – марно. Прагніть бути одним із першої категорії. Більшість найблискучіших – і найбільш зайнятих – професіоналів швидко реагують на листи, причому на будь-які, а не тільки від кількох обраних людей. Це задає позитивний зворотний зв’язок: ваші колеги будуть більш охоче підключати вас до важливих дискусій і рішень, і подібна швидка реакція підкріплює «пласку», мерітократичну культуру в компанії. Відповіді можуть бути короткими. Наша улюблена – «ясно». І коли ви впевнені у своїй здатності відповідати швидко, ви можете також розповісти людям, що саме означає відсутність відповіді. У нашому випадку це зазвичай «ясно, продовжуйте». А ось у більшості людей відсутність відповіді означає: «Я надто перевантажений, і не знаю, коли доберуся до вашого листа (та й чи доберуся взагалі?), так що якщо вам потрібен зворотний зв’язок, побудьте ще в цій невизначеності. І ще ви мені не дуже подобаєтеся».
2. У email важливе кожне слово, а безглузда проза не потрібна. Висловлювайтеся чітко, ясно визначайте проблеми. Це вимагає зазвичай більше часу. Доводиться написати чернетку, потім пройтися по ній і видалити всі зайві слова. Романіст Елмор Леонард (Elmore Leonard) так відповів на запитання про причини його письменницького успіху: «Я викреслюю моменти, які люди пропускають». У більшості листів повно моментів, які люди пропускають.
3. Постійно очищайте папку «Вхідні». Скільки часу ви проводите, роздивляючись свій ящик і намагаючись зрозуміти, на який лист відповісти спочатку? Скільки часу ви проводите, відкриваючи і читаючи листи, які ви вже читали, але на які не стали відразу відповідати? Весь цей час йде даремно. Коли ви відкриваєте новий лист, є кілька варіантів: прочитати трохи і зрозуміти, що читати далі не варто; прочитати і відразу відреагувати; прочитати і відреагувати пізніше; прочитати пізніше. Відразу зробіть вибір, але краще з двох перших варіантів. Якщо ви прочитали лист і знаєте, що треба зробити, відразу зробіть це. Інакше ви прирікаєте себе на перечитування. Якщо ви робите все це правильно, ваш поштовий ящик перетворюється на список найбільш складних питань, тих, які вимагають роздумів (позначайте їх «до виконання» або зірочкою), плюс трохи нетермінових листів. Щоб всі листи не потрапляли в папку «до виконання», потрібно кожен день розправлятися з усім, що потрапляє туди. Це хороше заняття на вечір. Треба намагатися звести список до нуля або, принаймні, не більше ніж до п’яти пунктів.
4. Спочатку читайте останні листи. Часом про старіші листи може подбати хтось інший.
5. Пам’ятайте, ви – маршрутизатор. Отримавши листа з корисною інформацією, подумайте, кому ще вона може бути корисна. У кінці дня подумки пробіжіться по отриманим повідомленням і запитайте себе: «Що мені слід було б переслати комусь?»
6. Обережніше з прихованими копіями! Зазвичай це означає, що ви намагаєтеся щось приховати, а це шкідливо і в прозорій корпоративній культурі може бути ризикованим. Ставте людину в копію явно чи не ставте зовсім. Єдиний випадок, коли це може стати в нагоді – якщо ви когось видаляєте з листування. Натискаючи «відповісти всім» у тривалому листуванні, перенесіть людей, яким це більше не важливо, в поле bcc, і позначте це прямо в тексті листа. Їм буде приємно.
7. Не кричіть. Якщо відчуваєте потребу покричати, зробіть це особисто. В електронному вигляді це НАДТО ПРОСТО.
8. Спростіть собі відстеження листів. Коли ви посилаєте комусь лист із завданням, яке хочете відстежити, поставте себе в копію, а потім позначте цей лист. Тоді буде легко знайти і перевірити справи, які ще не зроблені. Просто перешліть початковий лист із питанням: «Вже зроблено?»
9. Допоможіть собі в майбутньому з пошуком. Якщо ви отримуєте лист, який, можливо, треба буде згадати потім, перешліть його собі з кількома ключовими словами, що описують його. Запитайте себе: «Як я буду шукати цей лист потім?» Це зручно не тільки для листів, але і для цінних документів. Джонатан сканує сімейні паспорти, водійські права і страховки і відправляє їх собі листом з ключовими словами. Якщо під час поїздки щось з них загубиться, копію легко знайти в пошті.
Ілюстрація: Shutterstock
Менеджмент.Книги: телеграм-канал для управлінців