Більшість людей ненавидять наради. Дуже часто люди виходять із зали нарад абсолютно виснаженими, пригніченими і без чіткого розуміння рішень, які там обговорювалися. Але як же потрібно проводити наради, щоб вони були ефективними? Як учасникам наради навчитися розуміти, підтримувати рішення і підвищувати мотивацію для їх виконання?
На думку доктора Іцхака Адізеса (Ichak Adizes), проблема нарад полягає в тому, що у них відсутні правила або ж цих правил явно бракує. Наради, зазвичай носять природний характер, вони протікають залежно від стилю лідера, який виступає у даний момент. Тут відсутня систематичність для прийняття рішення. Тому наради здаються такими виснажливими і нудними.
Щоб зрозуміти, які ж правила повинні бути у нарад, Адізес пропонує провести цікаву аналогію з футболом.
Правило №1: Гол / Завдання
Ми всі знаємо, що у футболі є ціль — потрапити м’ячем у ворота суперника. Це тип правила. Щоб ефективно провести нараду, нам потрібно чітко визначити мету. У рамках зборів ця мета називається «завдання». Проводити нараду, де ніхто не розуміє, що необхідно виконати — це як футбол без гола. Який у цьому взагалі тоді сенс?
Правило №2: Положення / Ролі
У футболі також існують різні положення. Різні люди займають різні позиції на полі і мають певні права в кожній позиції. Наприклад, голкіпер може використовувати в грі руки, але інші гравці цього робити не можуть. Це ще один тип правила. Щоб проводити наради ефективно, нам необхідно визначити різні положення, яких повинні дотримуватися. У рамках наради вони будуть називатися «ролі». Нам необхідно розуміти, у кого будуть повноваження для прийняття остаточного рішення. Цими ролями також повинні визначатися, хто призначає нараду, хто буде вводити правила. Таким чином, всі учасники наради повинні мати свою роль. У них повинні бути точні обов’язки згідно з тим, що їм слід внести у проведення наради.
Правило №3: Поле для гри / Умови для наради
У футболі є стандартне обмеження – поле для гри. Всі знають його довжину, ширину і бачили, як воно виглядає. Це теж правило! Для наради також дуже необхідно мати певне середовище для проведення. Це означає, що ми маємо бути впевненими, що в залі, де буде проходити нарада, є всі необхідні умови для проведення її так, як було заплановано.
Правило №4: Правила гри / Правила поведінки
У футболі є чіткі правила гри. Ми знаємо, що тут не можна використовувати руки, якщо ти не голкіпер. Ми знаємо, що значить «фол» і «офсайд». Для проведення наради також необхідно мати подібні правила поведінки, щоб створити бажану робочу атмосферу. Але, якщо правила футболу не змінюються в залежності від країн, де проходить гра, то правила поведінки під час нарад будуть різними для кожної компанії, залежно від її організаційної культури.
Правило №5: Тимчасові рамки
Всі знають, що у футболі є чіткі обмеження у часі: два тайми по 45 хвилин і перерва. Це частина правил гри. Для проведення нарад нам також необхідно встановити обмеження за часом, якого ми повинні дотримуватися. Нам потрібно точно знати, у скільки розпочнеться нарада, коли вона закінчиться і коли буде перерва.
Правило №6: Стратегія / План наради
І останнє, у кожної команди має бути стратегія, щоб досягти мети. Якщо ми говоримо про нараду, то її план — це і є стратегія. План наради визначає, як ми будемо працювати над завданням, щоб вирішити його.
За матеріалами Adizes.me
Ілюстрація: Shutterstock
Менеджмент.Книги: телеграм-канал для управлінців