Матриця Ейзенхауера — це простий інструмент, що допомагає уникнути стану аналітичного паралічу, котрий виникає щоразу, коли ви навіть не знаєте, з чого почати. Використання матриці допомагає не просто розібратися в справах, але і знизити емоційне навантаження. Згодом, засвоївши принципи цієї концепції, можна навчитися легко і швидко визначати різницю між важливим, терміновим, другорядним і непотрібним.
Вважається, що матриця Ейзенхауера має безпосереднє відношення до слів Дуайта Ейзенхауера:
«У мене є дві проблеми: термінова та важлива. Термінова не є важливою, а важлива — терміновою».
Дуайт Девід Ейзенхауер (Dwight David Eisenhower) відомий, перш за все, як 34-й президент США (1953-1961). До того, як стати президентом, він був генералом і командував союзними військами під час Другої світової війни. У 1950-му році Ейзенхауер став першим верховним головнокомандувачем об’єднаних збройних сил НАТО в Європі.
Специфічна професійна діяльність постійно змушувала Ейзенхауера приймати жорсткі рішення і щодня фокусуватися на різних завданнях. Щоб оптимізувати процес, він створив свій метод, який став широко відомий як матриця Ейзенхауера. Сьогодні нею можуть користуватися не лише генерали, а й звичайні люди — він допомагає розставляти пріоритети в поточних завданнях і наводити порядок у справах.
Як використовувати матрицю Ейзенхауера
Цей інструмент підходить тим, хто готовий і здатний оцінювати важливість своїх завдань і чітко їх класифікувати. Метод має на увазі поділ завдань і дій на чотири групи:
- термінові і важливі;
- важливі, але не термінові;
- термінові, але не важливі;
- не термінові і не важливі.
Кінцева мета методу Ейзенхауера — допомогти відфільтрувати другорядні справи від важливих рішень і зосередитися на тому, що дійсно має значення.
Якщо представити матрицю Ейзенхауера графічно, то вона буде виглядати так:
Значення квадрантів у матриці
Завдання розподіляються по конкретним квадрантам, які, у свою чергу, визначають, коли і як довго ви можете виконувати завдання.
— Квадрант I — «Зробіть це негайно» (термінові і важливі)
Сюди потрапляють пріоритетні завдання, що вимагають негайної уваги. Вони мають жорсткі терміни і повинні виконуватися перш за все і особисто.
— Квадрант II — «Вирішіть, коли ви це зробите» (важливі, але не термінові)
Цей квадрант — стратегічна частина матриці, яка ідеально підходить для довгострокового розвитку. Елементи, які він включає, важливі, але не вимагають негайного втручання. При цьому завдання мають певний дедлайн і теж виконуються особисто.
— Квадрант III — «Делегуйте кому-небудь» (термінові, але не важливі)
У цей квадрант потрапляють телефонні дзвінки, електронні листи, планування зустрічей і заходів. Ці типи завдань зазвичай не вимагають особистої уваги, тому що не мають на увазі вимірний результат. Квадрант III допомагає мінімізувати те, що відволікає від важливої роботи. Завдяки делегуванню ви можете зосередити увагу на більш серйозні речі.
— Квадрант IV — «Зробіть це пізніше» (не важливі, не термінові)
Дії, що потрапляють у квадрант IV, — це супутні справи, які не приносять ніякої цінності. Простіше кажучи, це те, що завжди можна відкласти, не боячись будь-яких наслідків. Ці справи забирають час і заважають виконувати більш важливі завдання, які ви вносите в перші два квадранта.
Вибір кольору для матриці
Призначте кожному з квадрантів матриці колір і зв’яжіть його з рівнем пріоритету.
Наприклад:
- Червоний = терміново.
- Жовтий = важливо, але не дуже терміново.
- Зелений = терміново, але не важливо.
- Сірий = Не терміново, не важливо.
У процесі використання матриці для професійних цілей ви побачите, що більшість завдань потрапляють у квадранти I і III. Найбільш значимий результат приносять дії з квадранта II, тому що це бізнес-цілі, які впливають на довгостроковий успіх бізнесу, але при цьому вони рідко класифікуються як термінові.
Найскладніше зрозуміти те, що відволікає вас від запланованого курсу. Але якщо ви впораєтеся з цією фундаментальною проблемою управління часом, то позбудетеся думок про даремно втрачені години. Задайте собі два питання, щоб визначитися з довгостроковими стратегіями в прийнятті рішень:
- Коли ви будете займатися важливими, але не терміновими завданнями?
- Коли ви зможете витратити час на вирішення важливих завдань, перш ніж вони раптово стануть терміновими?
Варто пам’ятати про те, що іноді завдання з одного квадранта несподівано потрапляють в інший. Якщо виникне надзвичайна ситуація, ваші пріоритети зміняться. Наприклад, ви володієте невеликим бізнесом, вам телефонує незадоволений клієнт і просить зв’язати його з менеджером через затримку з доставкою. Ця проблема відразу ж розміститься вище інших елементів у матриці.
Розподіл завдань по квадрантам має деякі особливості, і їх потрібно враховувати:
- Списки справ полегшують життя. Переконайтеся в тому, що при розподілі завдань ви задаєте правильні питання, які допомагають визначити, що потрібно виконати в першу чергу. Ключова ознака — пріоритет.
- У кожен квадрант можна додавати багато дій і завдань, проте краще, щоб максимальна кількість не перевищувала вісім елементів. Інакше ви будете віддалятися від головної мети — завершення завдання.
- Створюйте окремі матриці для професійного та особистого життя.
- Тільки ви можете визначити рівень пріоритету елементів у своєму списку. Щоранку починайте з реєстру справ із матриці, і вже до кінця тижня ви побачите результат.
За матеріалами “СКБ Контур”
Менеджмент.Книги: телеграм-канал для управлінців