Знаменитий принцип Парето говорить, що 20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль — лише 20% результату.
Італійського економіста і соціолога Вільфредо Парето навів на таку думку… горох, коли він помітив, що 20% найбільш життєздатних стручків дали 80% врожаю. На основі подальших особистих спостережень, він зауважив, що в суспільстві існує поділ на дві групи: перша — це еліта, багаті і впливові люди, друга група — все решта. Перенісши цей принцип на інші сфери, Парето побачив, що такому принципу підпорядковане практично все людське життя.
Відповідно до закону, люди витрачають більшу частину ресурсів, енергії і сил на другорядні завдання, замість того щоб зосереджуватися на важливих справах, які принесуть більше користі.
Наприклад, якщо людина хоче навчитися грати на гітарі, вона повинна віддавати багато часу тренуванням, а не прослуховуванню пісень відомих музикантів. При готуванні натуральної кави важливіше правильна перемолка і варіння, ніж роздуми на тему обсягу цукру в чашці.
А ось як закон 20/80 застосувала компанія IBM. У 1960-х її інженери виявили 20% завдань, які використовувалися в 80% випадків роботи з комп’ютерами. Вони змінили алгоритм. Популярні обчислення стали відбуватися простіше, зручніше і швидше. Це дало результат — ІВМ залишила конкурентів позаду.
Як допомагає принцип?
Щоб витрачати час на речі, які дають результат, визначте завдання, дрібні підзадачі і встановіть «центральний вузол» — пріоритет. Припустимо, ваша задача «опублікувати книгу». У цьому випадку «центральний вузол» — процес її написання.
Знаючи вузли, легше виміряти діяльність і отримати зворотний зв’язок. Прослідкуйте, за яких обставин (місце перебування, час доби тощо) у вас виходить писати більшу кількість слів. Наприклад, віддаючи книзі 20% часу з ранку, ви пишете краще і швидше, а ввечері навпаки — витрачаєте його більше на меншу кількість слів через втому. Відповідно — варто сконцентрувати енергію на першій половині дня.
Визначте підзадачі і постарайтеся делегувати їх іншим. Найміть коректора для виправлення помилок, коли відчуваєте, що це забирає у вас значну частину часу і уповільнює «центральний вузол», або дизайнера для створення ілюстрацій. Якщо ви добре малюєте самостійно і при 20% витраченого часу отримуєте 80% задоволення від цього заняття, задумайтеся над тим, щоб перекваліфікуватися в художника.
Розбираючи завдання таким чином, ми вивільняємо ресурси і концентруємося на найбільш продуктивній дії, а загальний результат стає кращим.
Суміжні пріоритети
Пріоритет на шляху до мети не завжди один, зустрічаються і суміжні. Є важливе і другорядне, і іноді друге стає першим.
Якщо ви пишете книгу, але нікому ніколи не показували її фрагменти, вона може виявитися поганою і потребуватиме великих доробок за підсумком. Тут важливо періодично відходити від центрального вузла — «писати» — до другорядного вузла — «отримати відгуки».
Щоб встановити завдання, підзадачі і вузли, проведіть аналіз.
Як зробити аналіз Парето?
Аналіз Парето — це спосіб виявлення завдань, які більш варті часу і сил. Іншими словами, це те, що повинно бути зроблено в першу чергу і отримати пріоритет.
1. Складіть список завдань і дій
Зберіть список всіх завдань, які стоять перед вами. Вказуйте ті, які вас зачіпають, здаються важливими і необхідними. Біля кожного завдання напишіть набір дій, які потрібні для його виконання. Визначте, скільки часу ви витрачаєте на кожне з них.
2. Визначте «центральний вузол»
Коли ви складете список дій і побачите скільки витрачаєте часу на кожне, ви зрозумієте, чи правильно витрачаєте свої години. Припустимо, є завдання заробити в цьому місяці більше, ніж в минулому. Для його досягнення потрібно «розкреслити» свій робочий день. Подивіться, скільки часу ви відводите на комунікацію з клієнтами, скільки на збір інформації для професійного розвитку і скільки на перегляд соціальних мереж і наради з колегами. Вже на цьому етапі можна виявити «важливе» і, заради мети, відмовитися від Instagram і Facebook.
Розгляньте кожне з цих дій глибше. Якщо ви бачите, що велика частина часу, яка йде на контакт із напарниками дає тільки 20% професійного результату, то вам потрібно скоротити участь у таких переговорах. Змістіть фокус спілкування в сторону тільки робочих тем і тих співробітників, які допоможуть домогтися більшого.
Те ж саме стосується клієнтів. Згідно з правилом, 2 з 10 замовників дадуть 80% результату. Визначте, з ким із них ви зможете заробити більше і зосередьтеся на спілкуванні з ними.
З ходом часу пріоритети зміщуються. Тому періодично переглядайте список і виявляйте нові «центральні вузли».
3. Встановіть порядок виконання
Після того як ви визначите важливі дії, треба розставити їх у правильній послідовності. Серед них є ті, які вимагають більших ресурсів, ніж інші. Робота з підрядником може бути важливіша, ніж взаємодія з клієнтом, а вона, у свою чергу, буває важливішою за довгі наради або навчання.
Принцип Парето говорить про 20% ресурсів, які дають основні 80% результату. Але пропорція не завжди така. Вона змінюється і може становити 10/90 або 24/76. Сенс у тому, щоб стати продуктивніше і збільшувати першу цифру. Але не варто намагатися перетворити її на 100%. Без виконання другорядної частини основна мета втрачає актуальність.
Сплануйте стратегію «неважливих» справ. Якщо не виходить, «вставляйте» їх в перервах між «важливими». Це розподілить розумове і фізичне навантаження, допоможе відпочити і відволіктися. В результаті ви впораєтеся із другорядними цілями і збережете ефективність для пріоритетів.
За матеріалами Investlab
Менеджмент.Книги: телеграм-канал для управлінців