Как проводить совещания

«Закон совещаний: число участников и достигнутый результат обратно пропорциональны». — д-р Джин Ландрем (Gene Landrum)

В майском выпуске журнала GQ за 2007 год писатель Сесил Донахью говорит:

«Ничто так не убивает настроение — и производительность труда, — как день, состоящий из совещаний… это настоящая пытка. И не просто утомительная и пустая трата времени, а двойное зло: ведь каждая минута этой отупляющей тягомотины — это минута, проигранная в борьбе с кипами бумаг на моем столе».

Дальше Сесил описывает типажи, чаще всего населяющие бесконечные заседания, на которых, кажется, сидят все, когда бы ты ни позвонил. Вот эти персонажи, частично из его списка, частично из моего:

• Болтолог. У него есть диплом МВА, и он хочет убедиться, что вы это осознаете. Так-тик, тик-так, время — деньги, или как?..
• Весельчак. Шутки и улыбки — это славно. Но этот парень, похоже, думает, что оказался на фестивале юмористов. Тик-так, эге-гей, провалился б ты скорей…
• Подпевалы и лизоблюды. Поскольку это китайские болванчики, копирующие босса, то звать их на совещание — пустая трата времени, кислорода и печенья. Тик-так, ой-ой-ой, нас тошнит, пошли домой.
• Гасила. Нет такой идеи, которая бы ему понравилась, и такой, чтобы он не мог придумать 402 причины, почему она не сработает. Тик-так, тара-рам — из берданки по часам!
• Белка в колесе. Не дает принять решение или резолюцию: надо глубже изучить вопрос, сформировать рабочие группы, принять повестку будущих совещаний и запланировать новые по текущей повестке. Так-так, тра-та-та, ни туда и ни сюда.
• Мистер Совещание. Этот хуже всех. Босс или менеджер проекта, который любит слушать себя и слышать, какой он гений, втайне любит сталкивать людей между собой, любит уклоняться от настоящей работы, любит прикрыть задницу групповым мнением, чтобы обвинить других, если что-то не получилось (а то, что получилось, целиком ставит в заслугу себе), а больше всего любит эти вкусняшки-канапе. Тик-так, ай-ай-ай, на банкротство подавай.

Смотрите, как не допустить этот паноптикум в ваш бизнес.

Лучшее совещание — которого не было

Первым делом научитесь избегать совещаний вообще. Есть и другие способы сбора и распространения информации.

Например, если поставить перед людьми вопрос, обязав каждого ответить письменно, это заставит их думать, не позволит эмоциям, связанным с личными конфликтами, и подковерным интригам окрасить ответы, избавит от потери времени на демагогию, шутки-прибаутки и споры, и обеспечит вам материал, над которым можно спокойно подумать, крутя баранку или сидя на унитазе. Продуктивность повышается у всех.

Если совсем обойтись без совещания никак не выходит, постарайтесь сократить количество участников. Не надо звать всех, кому есть что сказать или надо быть в курсе. Высказаться могут и заранее письменно, а с выводами ознакомиться после совещания.

Если их кормить, так они жить останутся

Вторым делом перестаньте кормить! Мы с коллегой-консультантом в свое время любили участвовать в долгих «мозговые штурмах» в одной компании, потому что еда там была выше всяких похвал. Только пришел — пять сортов булочек, мягкие сыры со вкусовыми добавками, пончики, фрукты. А всего через пару часов — ланч! Сэндвичи без корки, деликатесный картофельный салат, свежие овощи и паштеты. Вечером — домашние (не из супермаркета) булочки, шоколадные кексы и миниатюрные эклеры. Если бы хозяин нанял еще массажистов массировать нам плечи, мы и до сих пор бы там сидели. Разумеется, мы и солидный ежедневный гонорар за это имели. Однако для служащих компании те «штурмы» были изнуряющим, отупляющим и кошмарно бесполезным времяпрепровождением, как то и описал автор из GQ. Продуктивные люди терпеть не могут таких занятий. Непродуктивные — обожают. Вы можете поумерить их влечение, если перестанете подкармливать.

Привлекательность мини-совещаний вы можете уменьшить еще сильнее, сделав их стоячими. И уж ни в коем случае не поддавайтесь желанию устроить роскошный конференц-тадж-махал с бархатными диванами. Часы — вот это декор.

Требуйте результатов

Третье, что в ваших силах, — без дураков управлять совещанием. Заранее составьте программу с четкими целями, отмерьте время на каждую тему и твердо нацельтесь, что в конце совещания будет что-то решено. Пусть участники знают, что совещаются не просто так.

/ Дэн Кеннеди “Жесткий менеджмент. Заставьте людей работать на результат”

Иллюстрация: lynda.com