Ніщо не залишається таким, як ви хочете, надовго, а досконалість — завжди щось недовговічне. Щоб випереджати конкурентів, ви повинні мати можливість постійно вдосконалювати свої процеси, аби ваші продукти та послуги залишалися ефективними і, що найважливіше, аби ваші клієнти залишалися з вами.
Модель FOCUS є цінною у вирішенні проблем, оскільки вона використовує командний підхід до вдосконалення бізнес-процесів, який добре працює для вирішення проблем, пов’язаних із міжвідомчими процесами. Цей підхід також заохочує персонал покладатися на об’єктивні дані, а не на особисті думки, що підвищує якість результату.
Модель FOCUS складається з п’яти кроків:
- Знайдіть проблему.
- Організуйте команду для вирішення проблеми.
- Проясніть проблему.
- Зрозумійте проблему.
- Оберіть рішення.
Крок 1: Знайдіть проблему
Почніть із простої проблеми, щоб команда швидко освоїла метод FOCUS. Потім, коли рівень впевненості стане високим, зверніть увагу на більш складні процеси.
Щоб зрушити справу з мертвої точки і, що дуже важливо, згенерувати енергію та впевненість, спробуйте розглянути наступні питання для стимулювання дебатів:
- Що наші клієнти хотіли б, аби ми покращили?
- Як ми можемо покращити якість?
- Які процеси працюють не так ефективно, як могли б?
- Де ми відчуваємо вузькі місця в наших процесах?
- Що роблять наші конкуренти, що б ми могли зробити?
- Що може статися у майбутньому, що може стати проблемою для нас?
Крок 2: Організуйте команду для вирішення проблеми
Якщо це можливо, залучіть до команди представників різних дисциплін — це дасть вам широкий спектр навичок, поглядів і досвіду, на які можна буде спертися.
Обирайте членів команди, які знайомі з проблемою або процесом, що розглядається, і які зацікавлені в її вирішенні. Ентузіазм до проєкту буде найбільшим, якщо люди працюватимуть над ним на волонтерських засадах.
Майте на увазі, що різноманітна команда з більшою ймовірністю знайде творче рішення, ніж група людей з однаковим світоглядом.
Крок 3: Проясніть проблему
Перш ніж команда почне вирішувати проблему, потрібно чітко і лаконічно її визначити.
Робота над дуже великою проблемою або питанням може бути привабливим процесом, але через розмір і масштаб теми, позитивні результати може бути важко отримати відносно швидко. Набагато краще розбити великі проблеми на менші частини, щоб можна було досягти певних швидких результатів, які допоможуть підвищити мотивацію і застосувати їх на практиці.
Написання формулювання проблеми ефективно закріплює діяльність і задає певний напрямок — у вигляді формулювання мети.
Ключові питання, які слід поставити в цьому процесі:
- Кого стосується проблема?
- Що сталося?
- Де це відбувається?
- Коли це відбувається?
Крок 4: Розуміння проблеми
Після того, як формулювання проблеми завершено, члени команди збирають дані про неї, щоб зрозуміти її більш повно. Саме тут ви визначите основні кроки в процесі, зміна яких призведе до найбільшого покращення.
Подумайте, що ви знаєте про проблему. Чи намагався хтось раніше вирішити подібну проблему? Якщо так, то що з цього вийшло і чого ви можете навчитися? На цьому етапі важливо виявити будь-які вузькі місця або збої в процесі, які можуть спричинити проблеми.
У міру того, як розуміння зростає і розвивається, потенційні рішення можуть стати очевидними. Остерігайтеся поспішних «очевидних» висновків — вони можуть випустити з уваги важливі частини проблеми, що може призвести до створення цілого нового процесу, який її не вирішить.
Генеруйте якомога більше можливих рішень за допомогою звичайного структурованого мислення в поєднанні з правилом, що жодна ідея не повинна виходити за рамки. Що багатший набір потенційних рішень, то краще!
Крок 5: Виберіть рішення
Заключним етапом процесу є вибір рішення.
Використовуйте відповідні методи прийняття рішень для вибору найбільш життєздатного варіанту, переконавшись, що вони пов’язані з формулюванням проблеми на кроці 1.
Після того, як ви визначилися, ретельно проаналізуйте можливі наслідки, завжди пам’ятаючи, що одним із варіантів може бути залишити все, як є, і почекати на додаткову інформацію/роз’яснення з даного питання.
За матеріалами davidsummertonconsulting.co.uk
Менеджмент.Книги: телеграм-канал для управлінців