Збалансована «дієта»… зібрань

З приходом нового року багато людей ставлять перед собою зобов’язання нарешті почати дотримуватися дієти. Втім, як стверджує один із дописувачів видання Management Issues Ден Бобінскі (Dan Bobinski) – дієти бувають різними. І подібно до того, як люди дотримуються дієти, щоб зберегти себе у ідеальній формі – компаніям також потрібно навчитися “сидіти на дієті”. Щоправда, замість їжі досягнути балансу вони намагатимуться у… зібраннях. Бо, як показує практика, більшість компаній страждають або від “ожиріння” або ж від “голоду” зібрань.

Компанії, які дуже часто проводять різноманітні робочі зустрічі, наради та зібрання – витрачають на цю активність велетенську кількість часу і зазвичай, проводять його не надто ефективно. З іншого боку трапляються компанії, які страждають від “голоду” зібрань. І це так само не дуже позитивно впливає на їх загальний “стан здоров’я”. То яким же чином досягнути балансу між “передозуванням” та “голодом”.

Чотири базові типи зібрань

Подібно до того, як існують різні типи їжі, зібрання також можна умовно поділити на чотири групи. Розібратися в їх тонкощах необхідно вже хоча б для того, щоб зрозуміти, чому деякі зустрічі приносять більше користі, а інші – виявляються цілковито безрезультатними; а також як поводитися у кожному випадку, щоб отримати максимальну віддачу.

1. Інформаційні зустрічі. Так звані статусні зібрання чи презентації. 5-10-хвилинні наради, які покликані, скажімо, донести до всіх членів команди, чим займається кожен з них і на якій стадії перебуває в даний момент. Оскільки в багатьох компаніях такі зібрання є регулярними – вони повинні бути максимально короткими і цікавими. Можливо – навіть веселими.

2. Зустрічі, на яких вирішуються проблеми. Такі зібрання відбуваються тоді, коли в компанії (або в її частині) виникла певна проблема, яку потрібно вирішити. Подібні наради можуть тривати годину-дві, хоча, якщо відповідь на проблемне запитання знайдеться раніше – немає жодного сенсу затягувати. Основна складність під час проблемної наради – не випустити з фокусу проблеми і не почати обговорювати дотичні, але неважливі, аспекти.

3. Планувальні сесії. Основна мета таких зустрічей – спільне прийняття рішень найвищого рівня. На подібних сесіях можуть застосовуватися дебати, аналіз, дослідження різноманітних варіантів тощо. Найкращий спосіб організувати планувальне зібрання – дати відповідь на запитання: “чим ми будемо займатися і чому ми повинні займатися цим?” Такі зустрічі повинні бути рідкими (можливо, раз на місяць або ще рідше) і звісно ж, вони вимагають багато часу. І якщо попередній тип зустрічей (тих, на яких вирішуються проблеми) шукає способи досягнення стратегічних цілей, то саме на планувальних зібраннях встановлюються ці цілі.

4. Тімбілдінг. Цей тип зібрань допомагає команді на деякий час відволіктися від роботи і змінити фокус. Найкраще місце для проведення таких зустрічей – за межами офісу – якомога далі від комп’ютерів та телефонів. Серед запитань, на які шукають відповідь під час подібних зібрань, можна навести такі: “Що спрацювало добре? Що не спрацювало? Чи всі люди в компанії знаходяться на своїх місцях? Чи дійсно персонал працює, як команда?” Якщо таку зустріч провести правильно – вона суттєво покращує рівень комунікації в компанії, підвищує мотивацію персоналу та встановлює для всіх єдиний напрямок, що робить компанію набагато результативнішою.

Отже, “збалансована дієта” зібрань має для компанії надзвичайно велике значення, і здатна суттєво покращити її “здоров’я”. А вам, як керівникові, потрібно уважно стежити, щоб у кожного зібрання була своя ціль і при цьому не було надлишку чи нестачі самих зібрань.