Брейнсторминг: как сделать его эффективным?

Инновации в бизнесе становятся управленческой дисциплиной

Согласно исследованию, опубликованному в еженедельнике Economist (6-12 сентября 2003 г.), предприятие, которому не удается менять структуру своих финансовых потоков таким образом, чтобы ежегодно 10% всей выручки приносили новые продукты или услуги, вероятнее всего выйдет из бизнеса в течение ближайших пяти лет. Другими словами, компании, не придающие должного значения развитию своего бизнеса и инновациям, не выдерживают конкуренции и погибают.

Исходные данные для этого исследования были получены от зарубежных компаний, но стоит ли успокаивать себя мыслью о том, что в нашей стране бизнес только начинает обретать цивилизованные формы и «их» проблемы придут к нам еще не скоро? Важнейшие современные тенденции развития бизнеса — глобализация, отраслевая конвергенция, развитие Интернет-технологий — сейчас работают и на российском рынке, делая его частью мировой экономики. Однако, как выяснили исследователи PricewaterhouseCoopers, 399 топ-менеджеров мультинациональных корпораций в качестве главного «стратегического вызова» (strategic challenge) указали прежде всего инновации, отодвинув на второй план глобализацию экономики, отраслевую конвергенцию и Интернет.

В дальновидных компаниях управление инновациями сейчас рассматривают как дисциплину, охватывающую все сферы жизни предприятия. Нечто подобное в 1980-х гг. произошло с управлением качеством: отдел по контролю качества, выглядевший на организационной схеме предприятия одним изолированным квадратиком, на многих успешных предприятиях был заменен системой, встроенной во все производственные и управленческие бизнес-процессы компании. Качество стало частью корпоративной культуры и зоной ответственности каждого сотрудника. И это неудивительно: традиционные модели бизнеса, ведение бизнеса «как обычно» все чаще не приносят желаемых результатов, тормозят развитие и рост компании, в то время как инициативу перехватывают более гибкие конкуренты.

Управление инновациями как дисциплина включает в себя три базовых процесса: 1) генерацию идей; 2) оценку идей и отбор наиболее ценных из них; 3) практическую реализацию выбранных идей. Еще более простая формула инноваций — генерация идей и их воплощение. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд.

Как правильно организовать брейнсторминговую сессию?

Очень часто брейнсторминги организуются руководителями отделов и топ-менеджерами спонтанно, с целью немедленно решить актуальную «горящую» проблему. От участников сессии, коими чаще всего становятся подчиненные организатора, ожидается конструктивный креатив в условиях прессинга и неминуемости положительного результата («Мы не разойдемся, пока не будет найдено решение»).

Эффективная брейнсторминговая сессия готовится заранее и подчиняется вполне определенному регламенту.

Нет необходимости заранее в письменном виде раздавать участникам «техническое задание», чтобы все пришли на сессию с «домашними заготовками». Напротив, смысл брейсторминговой сессии заключается в свободном течении идей, когда все участники одинаково неподготовлены и не скованы предварительными формулировками, которые могут ограничить свободное мышление и погасить энтузиазм.

Главное действующее лицо сессии — фасилитатор (facilitator), или организатор. Он управляет процессом и подводит итоги сессии. Классический регламент брейнсторминговой сессии составляется следующим образом:

1. Определите проблему, для которой необходимо найти решение (слово «проблема» не обязательно носит негативный оттенок: вы можете, например, искать ответ на вопрос «какой новый продукт нам выпустить к летнему сезону?» или «как нам эффективно распределить дополнительный бюджет отдела на этот год?»). Напишите на доске формулировку проблемы; убедитесь, что все участники правильно понимают ее содержание и согласны с тем, в какой форме она заявлена. На данном этапе нет необходимости накладывать на проблему много ограничений.

2. Установите продолжительность сессии. Рекомендуем ориентироваться на 25-35 мин. Однако имейте в виду, что, чем больше участников, тем боль ше времени необходимо, чтобы каждый мог сформулировать свои идеи. Со временем опыт подскажет вам, сколько времени требуется на проведение сессии.

3. Участники устно высказывают решения обсуждаемой проблемы, в то время как ведущий (фасилитатор) записывает их на доске или планшете с отрывными листами. Правило, которое неукоснительно должно выполняться, — высказанные решения и идеи не критикуются. Независимо от того, насколько наивной, невозможной или даже глупой кажется идея, она должна быть записана. Смех и шутки могут поощряться фасилитатором. Оценивание строго запрещено. Почему? Задача фасилитатора — обеспечить свободный поток идей, а если участники станут бояться критики со стороны коллег или фасилитатора, они перестанут высказываться и замкнутся. Кроме того, идеи, которые на первый взгляд кажутся глупыми, порой содержат в себе рациональное зерно и могут натолкнуть на новые удачные решения.

4. Когда запланированное вами время сессии подошло к концу, выберите пять идей, которые вам больше всего нравятся. Убедитесь в том, что все участники сессии разделяют ваше мнение.

5. Напишите примерно пять различных критериев, по которым вы будете выбирать лучшие решения обсуждаемой проблемы. Хорошая практика — всегда начинать со слов «Решение должно быть…». Например: 1) «решение должно быть в рамках законодательства», 2) «решение должно быть реализовано до 10 июня», 3) «решение должно быть эффективным по затратам» и т. д.

6. Оцените каждую из пяти выбранных идей по пятибалльной шкале, руководствуясь тем, насколько идея удовлетворяет заданным критериям. И окончании этой работы сложите баллы для каждой идеи из «Топ-5».

7. Идея, получившая наибольший интегрированный балл, наилучшим образом решает проблему. Однако вам следует сохранить оценки и по остальным идеям из «Топ-5» на случай, если признанная лучшей идея на практике окажется нереализуемой.

Почему брейнсторминг может провалиться?

Теперь рассмотрим основные ошибки при проведении брейнсторминговой сессии, которые могут привести к ее частичному или полному провалу:

1. Отсутствует четкая цель.
   Задача сессии — получить множество креативных идей для ответа на поставленную проблему. Лучше всего заявить проблему в виде детального вопроса. Например, формулировка «как нам улучшить нашу работу?» звучит неопределенно по сравнению с вопросом «как нам удвоить продажи в ближайшие 12 месяцев?» Однако не следует вводить слишком много ограничений, чтобы не блокировать нестандартные идеи и решения. Например, формулировка «как нам удвоить продажи, используя существующие каналы распределения и не меняя номенклатуру изделий?» больше похожа на хитрую математическую задачу со множеством условий.

2. Идеи и решения критикуются.
   Важнейшее правило брейнсторминга — запрет на критические суждения на этапе генерирования идей. Фасилитатор должен немедленно пресекать все попытки дать оценку высказанным идеям: для этого отводится вторая фаза сессии, когда всем будет предоставлена возможность выступить в роли экспертов.

3. Фасилитатор довольствуется несколькими идеями.
   Не останавливайте процесс генерирования идей, даже если уже появилось несколько хороших решений, которые, как вы интуитивно чувствуете, могут оказаться достаточными. Чем больше идей, тем лучше. Брейнсторминг относится к тем видам деятельности, которые наглядно демонстрируют переход количества в качество: чем больше различных идей высказано, тем больше шансов, что некоторые из них будут воплощены. Не останавливайте сессию раньше намеченного времени — дайте возможность появиться «сумасшедшим» и эксцентричным идеям. Пусть они сами по себе абсолютно нереализуемы, но их рождение может повлечь за собой цепочку оригинальных и более рациональных решений.

4. Брейнсторминговая сессия не приводит к практическим шагам.
   Не заканчивайте сессию неопределенными обещаниями продолжить дальнейшее рассмотрение лучших идей с целью их последующей реализации. Если участники сессии не увидят практических результатов, они будут разочарованы в процессе и потеряют веру. Все идеи, высказанные во время сессии, должны быть проанализированы. Один из вариантов — разделить все предложения на три категории: 1) перспективные, 2) интересные и 3) отвергнутые. Если среди «перспективных» идей найдется несколько исключительных, требующих немедленного воплощения, сразу организуйте эту работу, назначив сроки и ответственных. Закрывая сессию, поблагодарите каждого участника за вклад. Отметьте одну или две лучшие, а также самую изобретательную и самую смешную идеи. Найдите решение, которое можно реализовать, не откладывая, — даже если оно предполагает лишь мелкие усовершенствования. Людям нравятся короткие, с высокой энергетикой брейнсторминговые сессии, которые ведут к конкретным действиям.

Десять лиц фасилитатора

И все же главное, что влияет на успех или провал сессии, — это личность фасилитатора. Наихудший вариант брейнсторминговой сессии — руководитель департамента или отдела берет на себя функции фасилитатора, ведет группу своих подчиненных и выступает в роли секретаря и цензора одновременно.

Управление брейсторминговой сессией — многогранная задача, требующая различных психологических подходов. На практике, как утверждает Митчелл Диткофф, основатель и президент консалтинговой компании Idea Champions, квалифицированный фасилитатор соединяет в себе 10 различных персонажей, которые необходимы для успешного ведения сессии:

1. Дирижер. Необходимо вовлечь в процесс генерации идей каждого, пробудить самую несмелую инициативу в наименее подготовленном участнике и поощрять участие каждого в процессе, немедленно адресуясь к тому, кто начинает ощущать себя потерянным в хоре других голосов.

2. Алхимик. Этот образ требует от фасилитатора элементов «колдовства» — способности видеть, не пронзая взглядом, чувствовать без прикосновения и интуитивно угадывать в каждом брейнстормере гения, который ожидает подходящего времени, чтобы вырваться на свободу.

3. Танцор. Подготовленный фасилитатор способен на смелые шаги, управляя процессом обсуждения, когда это необходимо, замедляя или ускоряя темп ведения сессии и никогда не действуя по заранее подготовленному сценарию. «Дорогу осилит идущий» — девиз этого образа.

4. Безумный ученый. Как страстный экспериментатор, фасилитатор готов отказаться от логики и рационального мышления в надежде на гениальное озарение. Действительно, результатом «нелинейного» мышления может стать грандиозная идея, которую можно описать, используя аппарат логики, но которая не порождена логическими рассуждениями.

5. Огранщик алмазов. Опытный фасилитатор действует как искусный огранщик: сфокусированна идее, точно ее понимает, увлечен процессом. Способен добраться до сути дела, задав один точный вопрос, не разрушая структуру и целостность идеи.

6. Актер. Чаще всего аудитория «включается» в процесс брейнсторминга, если верит, что фасилитатор полностью погружен в свою роль и увлечен ею. Если люди не преодолели недоверие к искренности фасилитатора, сессия может оказаться бесполезной.

7. Специалист по защите окружающей среды. Фасилитатор неутомимо ищет ценность в любой идее; ни одно из решений не отвергается, а напротив — идеи, на первый взгляд совершенно не решающие проблему, рассматриваются для альтернативного использования в других контекстах. Девиз этого образа: «Нет плохих идей — есть идеи, полезность которых еще недостаточно исследована».

8. Служитель закона. Одна из важнейших обязанностей фасилитатора — обеспечивать ритуал проведения брейнсторминговой сессии, следить за соблюдением установленных правил и призывать к порядку нарушителей.

9. Слуга. Некоторые фасилитаторы, опьяненные энергией участников и разыгравшимся воображением, используют свое положение, чтобы навязать свои идеи или — что гораздо хуже — манипулировать аудиторией в угоду собственному мнению. Но брейнсторминговая сессия для фасилитатора — это «служение» аудитории, а не возможность утвердить персональную систему взглядов. Фасилитатор дает возможность участникам группы выработать оригинальные решения, как бы далеки они ни были от его суждений.

10. Эстрадный комик. Юмор — один из самых мощных инструментов фасилитатора. Юмор разрушает психологические барьеры, помогает участникам освободиться от натянутости и напряженности и воодушевляет настроиться на «нелинейное» мышление. Подготовленный фасилитатор всегда в ожидании ироничных и остроумных реплик от аудитории; он знает, что юмор и смех часто сопровождают самые интересные и перспективные идеи, а разговор участников сессии вполголоса и с улыбкой может свидетельствовать о богатом потенциале идей, готовых выплеснуться наружу.

Где найти фасилитатора?

В 2001 г., выполняя консалтинговый проект для британского регионального системного интегратора Objectivity Ltd (Ковентри), я был удивлен, насколько регулярными и будничными были брейнсторминговые сессии, проводимые лидерами различных технологических и функциональных команд компании. Однажды я спросил одного из лидеров команды разработчиков, неизменно выступающего в роли фасилитатора, как ему удается всякий раз динамично и результативно провести очередную сессию. Он ответил: "It's a procedure" («Это процедура»).

Когда брейнсторминговые сессии становятся в компании прописанной процедурой, можно говорить о том, что сделан первый шаг на пути превращения процесса управления инновациями в корпоративную дисциплину. А ведь это и шаг в направлении роста вашего бизнеса, не так ли?

Об авторе:

Дмитрий Хомутский,
директор по стратегическому развитию Интернет-холдинга Mail.Ru,
директор Оргкомитета проекта семинаров Mail.Ru,
член Ассоциации профессионального инновационного менеджмента ISPIM,
канд. техн. наук.

¹ Brainstorming (англ.) — мозговой штурм.