20 запитань, які ставлять працівники про управління змінами, і як на них відповідати

10 запитань, на які має відповісти виконавчий спонсор

Ось 10 запитань з управління змінами, з якими може зіткнутися виконавчий спонсор проєкту щодо стратегії та обґрунтування змін.

1. Чому зміни відбуваються саме зараз?

Працівникам може здаватися, що зміни відбуваються раптово. Насправді більшість із них починаються за місяці або навіть роки до того, як відбуваються внутрішні зміни.

Більшість великих змін у бізнесі є реакцією на події, що відбуваються на зовнішньому ринку. Вони можуть призвести до наступних наслідків:

• Втрата частки ринку, через що ваша компанія втрачає гроші.
• Нові пропозиції або можливості від конкурентів, якщо вони створюють новий бізнес швидше, ніж ваша компанія.
• Нижчі ціни від конкурентів, що призводить до кращих пропозицій для їхніх клієнтів.
• Нова бізнес-можливість для зростання.

Зовнішні бізнес-драйвери потребують певного часу, щоб почати діяти. Якщо вони вже вплинули на фінансові результати вашої організації, зміни потрібні негайно. У деяких випадках вже занадто пізно — внутрішні зміни слід було розпочати набагато раніше.

Як відповідати: Пояснення причин змін є життєво важливим для ефективного управління ними. Це допомагає працівникам зрозуміти, чому впровадження змін є необхідним саме зараз і які довгострокові переваги принесе адаптація до змін. Як наслідок, вони краще розумітимуть, чому зміни є необхідними, а це може підвищити рівень їхньої підтримки.

2. Чим загрожує відмова від змін?

Коли ідея змін стає поширеною, працівники, природно, задаються питанням про ризики, пов’язані з тим, що вони не зможуть адаптуватися.

Для співробітників ризик не змінюватися може означати:

• Безпека роботи. Без змін компанія може стати менш конкурентоспроможною, що призведе до скорочення штату або закриття, безпосередньо загрожуючи втратою роботи працівниками.
• Застарілість навичок. Оскільки галузь розвивається, відсутність змін може призвести до того, що навички працівників застаріють, що знизить їхню конкурентоспроможність на ринку та можливості кар’єрного зростання.
• Зниження морального духу. Стагнація може сприяти створенню демотивуючого робочого середовища, оскільки працівники бачать відсутність інвестицій у прогрес або поліпшення умов праці.
• Обмежений кар’єрний ріст. Без змін у працівників буде менше можливостей взяти на себе нові ролі чи обов’язки, що перешкоджатиме їхньому професійному розвитку.
• Низька задоволеність роботою. Продовження неефективних процесів або використання застарілих інструментів може спричинити розчарування та незадоволення щоденними завданнями.

Для організації ризик відсутності змін може означати:

• Втрату конкурентної переваги. Нездатність адаптуватися до ринкових змін може обернутися відставанням від конкурентів, втратою частки ринку та доходів.
• Інноваційний застій. Без змін компанія ризикує проґавити нові технології чи методології, які могли б стати запорукою майбутнього успіху.
• Фінансовий занепад. Відсутність змін може стати причиною неефективності та збільшення витрат, що негативно вплине на фінансовий результат і здатність інвестувати в нові можливості.
• Відтік талантів. Відсутність змін може призвести до того, що високопродуктивні співробітники підуть до більш динамічних і прогресивних конкурентів.
• Погіршення репутації. Сприйняття компанії як застарілої або такої, що чинить опір змінам, може зашкодити бренду компанії та її привабливості для клієнтів і потенційних працівників.

Як відповідати: Відповідаючи на це питання, поясніть переваги впровадження змін порівняно з ризиками їх відсутності, щоб усі стейкхолдери зрозуміли нагальність і необхідність цієї ініціативи.

3. До чого цей поспіх?

Організації не завжди діляться фінансовою інформацією або обговорюють низьку результативність зі співробітниками. Зазвичай вони дізнаються про те, що відбувається, постфактум, а це означає, що вони не мають уявлення про часові рамки змін або причини, чому зміни потрібні так швидко.

Як відповідати: Дайте співробітникам уявлення про загальну картину, щоб допомогти їм зрозуміти графік змін. Якщо ви змушуєте працівників змінюватися, не пояснюючи причин, це може нагадувати штовхання гігантського куба желатину — ви можете досягти певного ефекту, але реальних зрушень в цілому не відбудеться. Коли ви прибираєте силу, все повертається на круги своя.

4. Якщо я почекаю достатньо довго, чи відбудуться зміни?

У більшості випадків організація впроваджує зміни, навіть якщо персонал чинить опір, особливо якщо на кону стоїть фінансовий успіх. Іншими словами, якщо фінансовий успіх організації залежить від змін, працівники повинні очікувати, що вони відбудуться з ними чи без них. Очікування зазвичай не змінює результату.

Це не означає, що зміни — це погано для людей. Зрештою, багато змін призводять до позитивних результатів для працівників, включаючи кращі інструменти, вдосконалені робочі процеси, більш безпечні робочі місця та нові можливості для кар’єрного розвитку.

Як відповідати: Поясніть, що зміни на 100% відбудуться, і ще раз підкресліть, яку користь вони принесуть вашим людям. Сидіти склавши руки і чекати, поки вони минуть, — це час, який можна було б краще витратити на підготовку і розуміння змін.

5. Які переваги підтримки змін?

Співробітники хочуть знати, як зміни покращать їхнє повсякденне життя. Покращення залежать від типу змін, але ось деякі загальні переваги:

• Професійне зростання. Прийняття цих змін відкриває можливості для розвитку навичок і кар’єрного зростання, оскільки організація впроваджує нові технології та процеси.
• Підвищення задоволеності роботою. Участь у процесі змін дає людям право голосу у формуванні майбутнього, розвиває почуття причетності та задоволення від роботи, яку вони виконують.
• Підвищення ефективності. Зміни в процесах і технологіях можуть впорядкувати робочі процеси, що зменшує розчарування від застарілих практик і допомагає працівникам зосередитися на більш корисних аспектах своєї роботи.
• Культурна еволюція. Прийняття культури інновацій і стійкості робить робочі місця більш динамічними і здатними реагувати на майбутні виклики.

Як відповідати: Окресліть переваги для кожної посади, щоб переконатися, що всі повністю розуміють необхідність змін. Вони варіюються від людини до людини, залежно від її ролі в компанії.

6. Що робити, якщо я не згоден зі змінами?

Співробітники не повинні боятися висловлювати заперечення чи занепокоєння. Якщо у них є питання щодо управління змінами, вони мають поставити їх відкрито, щоб усі були на одній хвилі. Якщо їхні заперечення є обґрунтованими, проблеми будуть висвітлені — і ви матимете шанс вирішити їх, перш ніж рухатися далі в успішному процесі управління змінами.

Як відповідати: Вислухайте та вирішіть їхні проблеми. Співробітники, які відчувають, що їх вислухали, з набагато більшою ймовірністю будуть сприйнятливими до вашої відповіді.

7. Що робити, якщо в минулому зміни зазнали невдачі?

Історія вашої компанії може включати кілька попередніх проєктів змін, які зазнали невдачі. Якщо працівники звикли до того, що зміни не відбуваються, їм може бути важко забути минуле. Для того, аби організація була успішною, кожен має бути готовим прийняти минуле як історію, винести з нього уроки та зосередитися на тому, що чекає на нас попереду.

Як відповідати: Зверніться до попередніх спроб і покажіть людям, як ви винесли уроки з цих невдач і включили ці знання в новий план змін.

8. Як ми пом’якшимо вплив на клієнтів?

Немає нічого незвичайного, що ваші співробітники занепокоєні тим, як зміни впливають на клієнтський досвід. Вони дбають про свою роботу та компанію і хочуть переконатися, що зміни не відбуваються за рахунок клієнтського досвіду.

Як відповідати: Поясніть, як ви будете підтримувати клієнтів під час змін, щоб їхній досвід не зазнав негативного впливу. Поділіться планами комунікації, графіками та процесами, які ви запровадите, щоб мінімізувати будь-які потенційні проблеми, з якими клієнти можуть зіткнутися під час переходу.

9. Навіщо взагалі потрібні зміни?

Співробітники, які ставлять це питання, можуть не розуміти причини, що стоять за змінами. Вони, швидше за все, бачать у них перешкоду, оскільки вони інвестували в старий підхід або, можливо, навіть допомагали його створювати. Також люди можуть побоюватися, що новий підхід змінить їхній статус серед колег.

Як відповідати: Покажіть працівникам, чому зміни необхідні, і поясніть, як вони покращать бізнес. Ви також можете підкреслити, як ви плануєте зробити зміни максимально безболісними — наприклад, запропонувати навчання, ресурси та іншу підтримку, щоб підвищити рівень залученості.

10. Як ці зміни узгоджуються з нашими довгостроковими цілями?

Щоб співробітники відчували, що це того варте, вони можуть захотіти краще зрозуміти, як зміни сприятимуть зростанню бізнесу в довгостроковій перспективі. Якщо вони бачитимуть загальну картину і те, як це вплине на розвиток бізнесу, вони з більшою ймовірністю їх підтримають.

Як відповідати: Конкретизуйте, як зміни узгоджуються з вашими довгостроковими стратегічними цілями та сприяють їх досягненню.

Відповівши на ці ключові питання управління змінами, лідери зможуть провести успішні зміни в своїй організації, узгодити їх з довгостроковими цілями, а також підвищити рівень підтримки та адаптивності співробітників.

10 запитань, на які має відповісти менеджер із персоналу

Вашій увазі 10 запитань, з якими менеджери можуть зіткнутися на початку процесу управління змінами.

11. Що ці зміни означатимуть для мене?

Зміни по-різному впливають на людей. Невеликі зміни можуть взагалі не мати ніякого впливу. При великих змінах працівники можуть виконувати нову роботу, використовувати нові інструменти або звітувати перед новим керівником. При радикальних змінах у бізнесі деяким співробітникам може знадобитися робота в інших відділах або навіть перехід в іншу організацію.

Те, як працівники реагують на зміни, також має вплив на них самих.

Якщо вони чинять опір, їхнє повсякденне життя стає складнішим. Якщо ж вони підтримують зміни, то, швидше за все, будуть більш здатні адаптуватися до нових процесів і систем.

Зміни впливають на бізнес, а отже, і на персонал. Зміни можуть включати:

• нові способи виконання роботи;
• нові системи або інструменти;
• нові структури звітності;
• нові робочі ролі;
• нові продукти або послуги;
• нові ринки або географічні локації.

Як відповідати: Поясніть вплив змін на роль та обов’язки працівника. Що більше ясності ви зможете надати, то краще співробітники на неї відреагують, що полегшить весь процес управління змінами.

12. Який у мене є вибір?

Вибір працівника щодо того, як реагувати на зміни, змінюється в міру того, як організація просувається через процес перетворень. Подумайте про зміни в ці періоди часу:

• Коли про зміну вперше оголошено — але до того, як її буде впроваджено.
• Під час процесу змін — коли розгортається нове рішення.
• Після того, як зміни впроваджено — після впровадження.

Вибір і наслідки залежать від етапу. Деякі рішення підуть вам на користь і підвищать вашу здатність процвітати в організації, що змінюється. Інші рішення можуть мати негативні наслідки, що ускладнить успішне впровадження змін.

Як відповідати: Поясніть свій вибір і наслідки кожного рішення. Наприклад, вони можуть підтримати зміни, поставити під сумнів їхню ефективність або взагалі не підтримати їх. Ви не можете контролювати вибір людей, але ви можете надати їм інформацію, необхідну для прийняття розумних, обґрунтованих рішень.

13. Чи змусять мене робити більше за ту саму зарплату?

Коли ваша організація змінюється, з’являються нові процеси, системи чи навички. Ваша роль у зміненому середовищі може включати вивчення цих нових процесів або набуття нових навичок.

Якщо ви не вирішите ці проблеми, ви ризикуєте втратити співробітників, які перейдуть на інші посади. Найпоширенішою причиною звільнення 37% працівників у 2022 році була низька заробітна плата.

Як відповідати: Поясніть, що компенсація за старі методи роботи може зменшуватися, оскільки організація все менше таку працю цінує. Однак компенсація за нову роботу може зростати, оскільки цінність нових послуг і продуктів збільшується. Це частина змін.

14. Чи отримаємо ми бонус, якщо не досягнемо нових KPI?

Під час організаційних змін співробітники можуть запитувати про свої бонуси, зокрема, як зміняться KPI і чи будуть передбачені надбавки за досягнення цих цілей. Ви маєте запевнити їх, як саме зміняться KPI і як це може вплинути на їхню здатність отримати бонус.

Як відповідати: Поясніть, як зміни вплинуть на KPI і що станеться, якщо вони не будуть виконані. Ви можете дозволити деяку свободу дій, щоб підвищити моральний дух і мотивацію співробітників. Пам’ятайте, що для успішного впровадження змін вам потрібна їхня підтримка.

15. Хто брав участь у створенні нового процесу?

Співробітники можуть захотіти переконатися, що все вище керівництво разом з іншими ключовими стейкхолдерами зацікавлене у впровадженні змін. Це зміцнює думку про те, що зміни є необхідними і корисними для бізнесу.

Як відповідати: Скажіть своїм співробітникам, що з усіма стейкхолдерами були проведені консультації, і вони згодні зі змінами. Окресліть причини, чому зміни необхідні, зосередьтеся на їхніх перевагах і дозвольте їм ставити запитання, щоб прояснити потребу в перетвореннях.

16. Що робити, якщо у мене немає часу на ці зміни?

Зміни лякають, особливо якщо співробітники вже мають велику завантаженість. Цілком природно, що вони будуть стурбовані тим, скільки часу та ресурсів знадобиться для успішного впровадження змін.

Як відповідати: Запевніть їх, що ви проаналізували їхнє робоче навантаження та окресліть, що ви вилучите, щоб звільнити можливості для змін. Дайте їм зрозуміти, що ви готові підтримати їх протягом усього процесу і що вони завжди можуть звернутися до вас, якщо їм здасться, що навантаження занадто велике.

17. Чи з’являться нові можливості для навчання?

Зміни іноді вимагають від працівників розвитку нових навичок або використання нових систем. Як наслідок, можуть з’явитися нові можливості для професійного розвитку, що може зацікавити деяких співробітників.

Як відповідати: Окресліть, який саме професійний розвиток і навчання є необхідним, щоб дати їм уявлення про те, чого очікувати і як це може вплинути на їхні професійні цілі та розвиток.

18. Як виглядатиме моя повсякденна робота?

Люди хочуть знати, як зміни вплинуть на їхні повсякденні обов’язки. Чи з’являться у них нові завдання? Нові процеси, яких потрібно дотримуватися? Нові системи для використання? Саме ви маєте відповісти на ці питання і надати персоналу якомога більше ясності.

Як відповідати: Окресліть, як саме зміни вплинуть на повсякденне життя кожної посадової особи в компанії, зокрема, як вони вплинуть на їхні обов’язки, робоче навантаження тощо.

19. Моральний дух працівників низький; чи є зміни хорошою ідеєю?

У період змін менеджери нерідко стикаються із занепокоєнням щодо морального стану персоналу. У такі моменти для лідерів дуже важливо підходити до розмови з емпатією, визнаючи почуття команди, а також доносячи до них необхідність змін. Зміни, хоч і складні, але дають можливість для зростання та вдосконалення, що відповідає стратегічним цілям організації.

Як відповідати: Менеджери мають підкреслити потенціал позитивних результатів, таких як вдосконалення процесів і підвищення задоволеності роботою, а також наголосити на важливості відкритої і чесної комунікації. Такий підхід не лише вирішує нагальні проблеми, а й створює передумови для формування більш стійкої та адаптивної командної культури.

20. Як забезпечити плавний перехід?

Коли щось змінюється, люди можуть хвилюватися щодо своєї здатності виконувати свою роботу належним чином.

Відповідаючи на це питання, будьте чесними. Неможливо сказати, що зміни не вплинуть на повсякденну роботу, але ви можете запевнити працівників, що ваша робота полягає в тому, щоб мінімізувати їхній вплив і забезпечити максимально плавний перехід.

Ви також можете надати певну свободу дій щодо робочих навантажень під час переходу до змін, щоб зняти певний тиск і підтримати моральний дух.

Як відповідати: Опишіть ваш процес управління змінами, включно з кроками для пом’якшення наслідків перебоїв у повсякденній роботі. Поясніть, що певні збої можуть бути, але ваша мета — звести їх до мінімуму, наскільки це можливо.

Менеджери можуть полегшити процес змін, чітко відповідаючи на ключові питання та допомагаючи співробітникам зрозуміти їхні ролі та можливості. Такий підхід призводить до більш плавного переходу, підвищує моральний дух і готує проєктну команду до майбутніх змін.

За матеріалами Prosci

Ілюстрація: gettyimages.com