 |
Деньги
1. Смешивание финансов бизнеса с личными деньгами
Часто бывает, что собственник снимает деньги с карточки клиентских оплат для личных потребностей или тратит наличные, полученные от клиентов напрямую. Деньги теряются, и кажется, что их и не было. Таким образом создается ощущение, что бизнес есть, а финансов нет. Не совсем понятно, куда они уходят.
Как устранить ошибку:
- Отделите личные денежные потоки от тех, которые касаются бизнеса. Можно назначить себе зарплату как управляющему (по рыночным ставкам) и забирать ее раз в месяц. Это снизит количество транзакций по выплатам, повысит надежность учета и сделает денежный поток более предсказуемым.
- Разделите карточные счета на собственные и карточки для бизнеса. Сейчас это не сложно.
- Дивиденды снимайте раз в месяц, после сведения финансового результата. Сначала проверьте, есть ли прибыль и денежный поток, чтобы сделать выплату.
- Проводите инкассации и переводите деньги в безналичную форму на расчетные счета компании. Собственник должен контролировать оплаты со счета.
2. Отсутствие времени на планирование денежного потока
И на этапе роста бизнеса, и на этапе взросления планирование денежных потоков — функция №1 для финансиста.
Как устранить ошибку:
- Планируйте поступления и расходы на 3–5 недель вперед, составляйте платежный календарь и работайте строго по нему. Цель — предугадать кассовый разрыв, когда нужно провести оплату, а денег нет. Зная о нем заранее, можно найти резервные или кредитные деньги.
- Есть четыре возможных источника финансов:
- собственник
- банк (овердрафт, кредитная линия)
- товарные кредиторы (оплатить позже)
- дебиторы (получить деньги раньше)
- Если платите поставщикам раньше срока, а покупателям выставляете счета с опозданием и не следите за просроченной дебиторской задолженностью, возникает хаос в платежах и в делах.
3. Отсутствие денежного резерва и низкая ликвидность
На рынке и с покупателями, и с банками постоянно возникают сложности, и это нужно учитывать. Если нет запаса денег, будет тяжело переждать трудные времена. Нормальная ликвидность позволяет прожить 2–3 месяца на плохом рынке, не убивая оборотный капитал.
Как устранить ошибку:?
- Отложите запас, необходимый на несколько месяцев.
- Если нет резервов, можно открыть банковский овердрафт. Деньги можно взять только на тот период, на который нужно. Недостаток — денежный оборот компании должен быть достаточно существенным. Деньги будут на счету в определенном банке. Открывать овердрафт нужно, пока у компании все хорошо.
Планы
4. Отсутствие реальных планов на каждый месяц/квартал/год
Скорость изменений и неопределенность на внешних рынках и в бизнесе растет, но планы нужны. В процессе планирования можно заглянуть на несколько периодов вперед и предвидеть, каким будет финансовый результат.
Как устранить ошибку:
- Если неопределенность высокая, можно заложить 3 сценария: оптимистичный, реалистичный и пессимистичный. В этом процессе нужно быть готовым ко всему и просчитать наиболее вероятный вариант развития событий.
- Как можно точнее определите плановый объем продаж и динамику цен на ключевые ресурсы. Цифры, полученные в результате планирования, ложатся в основу бюджета, по которому работает организация или отдельный департамент. Поэтому над бюджетом работает несколько департаментов: продажи, закупки, финансы.
- Синхронизируйте работу отделов закупок и продаж. Если они работают неслаженно, товар не нужен покупателю. Чтобы сбыть продукцию, приходится замораживать деньги в товаре или снижать цену, чтобы сделка была выгодной для следующего покупателя.
5. Отсутствие процесса сверки фактического результата с планами
Ключевая цель учета — получение обратной связи, получилось выполнить план или нет. Если нет, то почему? Эта сверка называется план-/факт-анализ. Без нее учет нужен только службе статистики и налоговой. Без сверки определить успешность управленческих решений будет тяж
Как устранить ошибку:
- В конце каждого месяца "подбивайте" факт, сравнивайте с планом, пересматривайте отчеты и анализируйте их.
- Делайте выводы: либо продолжаете работать и повышаете цели, либо исправляете ошибки, либо меняете цели.
- Калибровку целей проводите каждый месяц. Постепенно бизнес выходит на ощущение нормальной цели и нормальной работы финансов. Регулярный промежуточный контроль план/факт — привычка успешных компаний.
Учет и отчетность
6. Отсутствие системности в финансовых отчетах
Если нет одного из трех основных отчетов, система становится неполной и сложно найти ошибку в учете.
Как устранить ошибку:
- У компании должны на регулярной основе сводится три отчета:
- баланс
- P&L (отчет о прибылях и убытках)
- отчет о движении денежных средств (Сash-flow)
Обязательно — раз в квартал, желательно — раз в месяц. Они образуют систему, которую легко проверить по внутренним связям, и понять, насколько отчетность корректна.
- Для упрощения задачи установите систему финансового учета.
7. Отчеты с опозданием
Если есть существенная задержка в отчетности, данные устаревают и их ценность падает. К тому же, это говорит о плохо настроенной системе.
Как устранить ошибку:
- Отчеты должны быть готовы:
- за месяц на 5-й–7-й день нового месяца
- квартальные — на 10-й–15-й день
- годовые — на 20-й–25-й.
Риски
8. Отсутствие баланса постоянных и переменных расходов
Амортизация производственных мощностей и расходы по оплате труда — это расходы постоянные. Использование сырья в производстве — переменные. Соотношение между ними должно соответствовать рынку и этапу развития компании.
Как устранить ошибку:
- На растущем рынке повышайте постоянные расходы, на падающем — выходите в переменные. В кризисное время стоит выходить из избыточных мощностей или не заходить в них изначально.
- Начинайте деятельность на переменных расходах. Если стартап закрывается, существенными будут потери времени, но не денег. Только после выхода на зону стабильного спроса инвестируйте в постоянные расходы. Тогда можно снизить себестоимость и завоевать еще больший рынок. Проблемы могут возникнуть, когда компания захочет перепрыгнуть фазу органического роста и сразу инвестировать в новый рынок.
- Максимально оттягивайте момент роста фиксированных расходов, покупки оборудования и расширения офиса. Мощности — это ресурс, они должны быть максимально загружены. Для остального есть аутсорсинг, лизинг, коворкинг.
9. Неоправданные риски при выходе на новый рынок
Есть риски оправданные, а есть глупые. Первые имеют положительное математическое ожидание, вторые — отрицательное. Вероятность первых работает на нас, вероятность вторых — против. При запуске новых рынков и продуктов риск остается. Важно убедиться, что он оправдан.
Толковый финансист может просчитать идею нового бизнеса или продукта и сказать, в какое дело стоит вкладывать время и деньги.
Как устранить ошибку:
- Финансист должен отобрать оправданные риски, снизить по ним возможный негативный эффект и застраховать возможный ущерб.
- При выходе на незнакомый рынок сначала нужно провести разведку, а затем планировать инвестиции. Есть высокая вероятность, что инвестиции себя не оправдают. Первый этап разведки проводится внутри компании, второй — через рыночное исследование, опрос экспертов, тестирование гипотезы через запуск пилотного проекта.
- Разберитесь в механике рынка, узнайте, какие товары пользуются спросом, какая цена. После этого инвестируйте. Определите, хватает ли емкости рынка для достижения финансовых целей. Лидерство не поможет, если ниша бедная и не растет.
10. Неотслеживание концентрации активов или продаж
Человек, который контролирует большую часть продаж, закупок или производства, со временем переходит в статус партнера и начинает диктовать условия.
Как устранить ошибку:
- Избегайте ситуаций, в которых на одном сотруднике, покупателе или поставщике сконцентрирована большая часть операций.
- Разбивайте зоны ответственности внутри компании, разводите функции бизнеса по отдельным департаментам и поддерживайте здоровую конкуренцию среди покупателей и поставщиков.
11. Решение отдать налоги на откуп бухгалтеру
Бухгалтеры, даже толковые, не склонны брать на себя риск. Они вряд ли будут по своей инициативе заниматься оптимизацией налогов.
Как устранить ошибку:
- Определите, как оптимизировать налоги — платить минимальную сумму от той, что положена по законодательству. Чаще всего это касается планирования НДС (стыковать кредит и обязательства), структурирования юридической структуры.
- Налоговое планирование — это забота собственника, финансового директора или налогового консультанта. Структурируйте систему, по которой работает бухгалтер.
Персонал
12. Слабые специалисты
В финансах один сильный специалист может заменить трех-четырех средних. Найти хорошего специалиста непросто, но усилия будут оправданы.
Как устранить ошибку:
- С помощью IT-системы и макросов можно автоматизировать рутинные расчеты и процесс подготовки отчетности. Лучше брать качеством и технологиями, чем количеством.
- Сотрудники финансового департамента должны быстро и аккуратно думать, иметь практические навыки, быть хорошими исполнителями и работать на высокой скорости. Правильно построенные процедуры и автоматизация системы помогут повысить продуктивность труда. Люди же переведут продуктивность на новый уровень.
13. Недооценка потенциала сотрудников
Бывает, что собственник не использует потенциал сотрудников на полную мощность, потому что не знает о нем. Если вы ограничиваете бухгалтера сдачей статистических или налоговых отчетов, то он и не предложит сам подготовить управленческую отчетность.
Сотрудник не хочет делать лишнюю работу по собственной инициативе.
Как устранить ошибку:
- Советуйтесь с сотрудниками, возможно их нужно заинтересовать и проверить, как они справятся с новыми вызовами.
Иллюстрация: rekordeast.co.za
Читайте также: Топовые коворкинги в Киеве
|
|
