И никаких компьютеров!

Для автоматизации обязательно нужен компьютер. Очень распространенное заблуждение! Более того, нередко применение компьютера наносит вред. Альтернативные (бескомпьютерные) способы автоматизации управления и учета могут быть куда более эффективными. Автоматизация и компьютеризация не есть синонимы! Не буду теоретизировать — просто приведу пример успешного внедрения бескомпьютерной системы автоматизации управления.

Предприятие. Более тридцати розничных торговых точек, имеющих одного хозяина. Причем все эти небольшие магазинчики (киоски) расположены недалеко один от другого в “бойких местах” — центральной части города, клубах, дискотеках, парке. Фактически, это один большой магазин, но рассредоточенный на нескольких гектарах городской площади. Торгуют пивом, газировкой, шоколадом, орехами, конфетами, сигаретами и т. п. Всего более двух тысяч (!) наименований товара.

Складское хозяйство. Ни в одном из более трех десятков магазинчиков нет склада (мало места). Существующий один общий склад расположен в непосредственной близости от магазинов. Но он невелик в силу дефицита и дороговизны площадей в этой части города. Связь (телефон и т. п. ) между магазинами и складом отсутствует.

Персонал. В каждом магазине один продавец. Склад обслуживает группа людей (поставщики магазина), отвечающих за перемещение товара со склада в магазины. Схема проста — по заявке продавцов они доставляют нужный (заканчивающийся в магазине) товар. На складе также работают люди, отвечающие за пополнение товаром самого склада (поставщики склада). От них зависят своевременные поставки товара от нескольких оптовых торговцев. Руководит поставщиками склада менеджер, который планирует запасы (менеджер запасов.) Этот человек, собственно, и решает, чем торговать и какие объемы запасов конкретного товара необходимо иметь на складе.

Проблема. Лишние складские запасы недопустимы — дефицит площадей. Фактически речь идет об организации торговли “с колес”. Нужно вовремя доставить от оптовика требуемый товар и в необходимом количестве. Но на объемы реализации товара сильно влияют различные факторы: погода, день недели, проведение концертов, праздники. Следует исключить ситуации, когда в магазине не хватает товара, а на складе он отсутствует, или когда на склад поставляется товар, который в это время не нужен. При этом полностью решена проблема получения товаров от оптовых торговцев. Практически точно известно время поставки того или иного товара на склад. Дефицита нет, да и всегда есть возможность обратиться к другому поставщику.

Главная задача. Нужно добиться, чтобы объем складских запасов позволял вовремя доставить товар от оптового торговца. Но не более того!

Нередко можно встретить описания налаженной работы западных автомобильных заводов: комплектующие завозятся непосредственно перед использованием, никаких складских запасов и т.д. и т.п. В нашем случае задача точно такая же. Организация поставок для обеспечения режима работы с минимальными складскими запасами — работа “с колес”.

Главной трудностью в работе менеджера запасов является то, что он просто не знает, какой товар надо покупать. Типичными стали ситуации, когда поставщик магазина затребовал товар, а его нет на складе. Или поставщик склада закупил товар, который имеется в изобилии либо вообще не пользуется спросом... Объем склада растет, а нужного товара не хватает.

Хозяин предприятия решил автоматизировать управление запасами. Обратился к разработчикам и поставщикам соответствующих программ. Устроил нечто вроде тендера... Получил ряд предложений: от экстремистских (в каждом киоске компьютер, прокладка линии связи, модемы, дорогие программы...) до относительно умеренных (компьютеры только на складе, локальная сеть...). Общим в этих предложениях было то, что нужно заказывать разработку специальных программ (“конфигураций”), а также то, что и поставщики магазинов, и поставщики склада, и менеджер запасов должны работать с компьютером. Это требовало дорогостоящего обучения (а поставщики магазинов — фактически грузчики). Цены на все от участников тендера были чудовищные.

Результатом всего этого был недоумевающий вопрос: “Они что, действительно не понимают, сколь нелепо большие суммы требуют?..”

И тогда было решено применить старый как мир способ автоматизации. Придумали его японцы. Прием этот и сейчас используют довольно широко в разных отраслях промышленности, в том числе и на предельно автоматизированных автомобилестроительных производствах.

Суть в следующем. Размер товарных запасов на складе должен определяться возможным временем поставки товара. Это минимально необходимое количество товара для обеспечения бесперебойной торговли. Всегда можно выделить минимальную единицу товара, которая может быть передана в магазин. Это ящик пива или шоколада, блок сигарет и т.п. Принимается решение, что каждая такая минимальная единица товара, находящаяся на складе, должна быть снабжена маркером. Маркер — это кусок картона (пластика) с нанесенным на его лицевой стороне номером маркера и наименованием товара. Маркер снабжен крючком или прищепкой, которые обеспечивают крепление его к товару. Кладовщик не имеет права принять единицу товара от поставщика склада, если последний не снабдил его маркером. На складе установлен ящик, который называется “контейнером заказов”. Если поставщик магазина получает товар на складе, он обязан отделить маркер от получаемого товара и поместить его (маркер) в контейнер заказов. Поставщик склада имеет право приобретать товар у внешнего поставщика только с учетом маркеров (по количеству и ассортименту), находящихся в контейнере заказов. То есть маркер в контейнере заказов служит и разрешением на приобретение товара. После закупки товара маркер прикрепляется к нему и товар передается на склад.

Добавлять маркеры в контейнер заказов имеет право и менеджер запасов. Он это может сделать, когда решит, что нужно увеличить запас склада. Например, прочитав прогноз погоды или концертную афишу, он решает, что пива нужно иметь больший запас, чем обычно. В этом случае он просто добавляет соответствующие маркеры в контейнер запасов.

Менеджер запасов может и удалять маркеры из контейнера запасов. Например, наступила осень. Запасы газировки можно уменьшить...

Осуществляя эмиссию или ремиссию маркеров в контейнере запасов, менеджер запасов таким образом управляет количеством товара на складе.

Вот и вся система автоматизации поставок.

Как же она работает? Предположим, что по каким-то причинам определенный товар перестали покупать. Продавцы его не требуют. Значит поставщики магазинов не помещают маркеры в контейнер запасов. Это приводит к тому, что поставщики склада не покупают такой товар у внешнего поставщика. И никто никому никаких распоряжений не давал. Никто не получал и не анализировал никаких отчетов. Просто система сработала автоматически! В случае возобновления спроса маркеры появляются в контейнере запасов, товар опять начинает закупаться и продаваться... Опять никаких решений никто не принимал, опять все работает автоматически. А менеджер запасов имеет возможность влиять на величину запасов. И влиять без распоряжений, планерок, приказов... Просто манипулируя маркерами.

Но речь шла только о лицевой стороне маркера. На обратной его стороне можно разместить всевозможную служебную информацию, например, где лучше покупать этот товар (наименование внешнего поставщика).

Если регистрировать в специальном журнале дату и время помещения или удаления конкретного маркера (вот зачем нужен номер маркера), то путем несложной обработки можно вывести зависимости необходимых размеров запасов конкретных товаров от погоды, времени года, наличия праздников и т.п. (Вот здесь может понадобиться компьютер с электронными таблицами.) Это будет весьма полезная информация для менеджера запасов.

Такой способ организации управления запасами характеризуется следующими положительными моментами:

• крайне низкие затраты на “материальную часть” (прищепки, карточки, фломастеры, ящик);
• крайне низкие затраты на обучение персонала (четкой инструкции на стене помещения склада уже достаточно);
• комфортные условия работы персонала (нет лишней работы, понятны обязанности, понятна ответственность — кто умеет работать с персоналом, тот оценит насколько это важно);
• очень короткий срок внедрения.

И НИКАКИХ КОМПЬЮТЕРОВ!