Как оценить нужды своего предприятия в автоматизации управления и выбрать соответствующую систему

Когда и почему встает вопрос о построении комплексной информационной системы управления промышленным предприятием? И почему этот вопрос стал столь актуален именно сейчас? Причин здесь несколько, и у каждого предприятия их набор — свой. К особенностям настоящего момента можно отнести следующие факторы:

• Меняются приоритеты в развитии отечественной экономики: как и следовало ожидать, вслед за бурным развитием оптовой и розничной торговли наступает очередь (по крайней мере, очень хочется надеяться на это) производственной сферы.
• Повышается общий уровень профессиональной подготовки топ-менеджеров крупных предприятий. Многие руководители осознают, что наступает век информационных технологий, и конкурентное преимущество очень сильно зависит от наличия качественной системы автоматизации управления Только с ее помощью можно оперативно реагировать на изменение ситуации на рынке. Примеры, подтверждающие эту истину, теперь имеются не только на Западе, но и в Украине.
• На многих предприятиях ощущаются пределы возможностей собственных отделов автоматизации, которые когда-то начали решать отдельные задачи с помощью разнообразных, часто не рассчитанных на большие объемы данных, средств (например, СУБД класса FoxPro, Paradox, MSAccess и т. д). В результате оказалось, что наработок много, но, чтобы объединить их в единую систему собственными силами, "с нуля", нужны десятилетия!
• Переход на новое аппаратное обеспечение, как правило, влечет за собой выбор нового ПО: хотя на некоторых предприятиях все еще используются "старинные" ЕС и СМ ЭВМ, их срок эксплуатации истек, и переход на современную технику неизбежен.

Оценка нужд компании в автоматизации управления

Прежде чем выбирать программное обеспечение, вам необходимо тщательно изучить все особенности вашего бизнеса. Это особенно важно, если вы собираетесь приобрести такую разнообразную по своим возможностям систему, как планирование ресурсов предприятия (ERP). Подобное изучение требует времени, сил и решимости не останавливаться на полпути, зато в результате вы получите систему, которая вас устраивает и которая вам по средствам.

Возникает вопрос: каким образом программное обеспечение может помочь предприятиям лучше использовать именно те конкурентные возможности и основные процессы, которые особенно важны для их бизнеса?

Несмотря на кажущуюся очевидность, идея о том, что система управления должна отражать реальную деятельность предприятия, часто отбрасывается в сторону, особенно в компаниях среднего размера, не привыкших требовать адаптации программного продукта к своим конкретным потребностям.

Первый шаг — решение вопроса о месте предприятия и его деятельности в отрасли в целом. Хотя ответы на подобные вопросы могут казаться простыми, они, тем не менее, очень важны при составлении списка критериев для отбора поставщиков. Чтобы успешно пройти через процесс самооценки необходимо проведение анализа каждого аспекта производственной деятельности: финансов, бухгалтерского учета, проектных работ, производства, закупок и логистики. Все эти составляющие являются также шестью основными фазами фронт-офисных и бэк-офисных процессов ERP.

Внутри каждой из таких категорий есть несколько ключевых компонентов, действующих согласованно друг с другом. И вам ни в коем случае нельзя упустить из виду ни один из них. Допустим, что для предприятия главное — это производство и с производственной фазой вам необходимо тесно увязать процесс закупок. Необходимо пометить данный процесс как особенно важный с точки зрения его учета в ERP-системе. Не стоит рассчитывать, что все будет прекрасно работать в новой системе только потому, что прекрасно работало в старой, которую вы использовали на протяжении 30 лет. Может случиться так, что без конкретной части, связанной с закупками, вся остальная система окажется для вас бесполезной. Важно учитывать не только ваши основные конкурентные возможности и сильные стороны. Также важно суметь проанализировать все остальные области деятельности предприятия, даже те, где его позиции не столь сильны.

После того как тщательно изучены все производственные и вспомогательные процессы, следует рассмотреть вопрос о том, какой тип системы предприятие может себе позволить. Необходимо учитывать, что затраты на внедрение, как правило, в четыре или пять раз превышают стоимость приобретенного пакета. Конечно, эта цифра относится к внедрению на крупном предприятии, однако значительные дополнительные расходы могут возникнуть и у предприятия среднего размера. При правильном планировании расходы на внедрение превышают стоимость приобретенной системы в среднем в два или три раза. Однако следует подготовиться к четырехкратному или пятикратному превышению, в зависимости от степени необходимой вам дополнительной настройки.

Можно условно выделить следующие классы систем:

Локальные системы (системы для малого бизнеса). Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.

По многим критериям они универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться "коробочным" вариантом, купив программу и самому установив ее на персональном компьютере.

Стоимость локальных систем в основном колеблется в диапазоне 5-50 тысяч долларов США.

Финансово-управленческие системы. Такие системы очень гибко и легко настраиваются на нужды конкретного предприятия, хорошо интегрируют деятельность предприятия и предназначены, в первую очередь, для учета и управления ресурсами непроизводственных компаний. Эти системы, как правило, универсальны, однако может появляться необходимость отражения специфики деятельности конкретной компании, поскольку их функциональные возможности шире, чем локальных. Многие из этих систем обладают базовыми возможностями управления производством. Некоторые отечественные поставщики пытаются найти решение проблемы в интеграции с производственными модулями западных систем.

Стоимость финансово-управленческих систем в основном находится в диапазоне от 50 до 200 с лишним тысяч долларов США.

Средние интегрированные системы. Эти системы предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей.

Цепочка оперативного планирования "сбыт — производство — закупки" является ядром систем (на основе процедур MRP-II). Подразделения инфраструктуры предприятия (финансы, бухгалтерия, маркетинг и пр.) строят свою деятельность, опираясь на данные этой цепочки.

Такие системы более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности подразделений и полностью интегрирует производственное предприятие, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия, поставщика программного обеспечения или консалтинговой компании, осуществляющей внедрение.

Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-управленческие. Производственное предприятие должно, в первую очередь, работать как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление запасами и производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период.

Стоимость внедрения средних интегрированных систем может совпадать со стоимостью внедрения финансово-управленческих, но, в зависимости от охвата проекта, может достигать 500 и более тысяч долларов США.

Крупные интегрированные системы. Эти системы отличаются от средних интегрированных систем набором вертикальных рынков и глубиной поддержки процессов управления больших многофункциональных групп предприятий (холдингов или ФПГ).

Такие системы отличает широта охвата, включая управление производством, управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование, бюджетирование и пр. Сходные функции присущи и многим финансово-управленческим (за исключением производства), и средним интегрированным системам, однако с более низкой степенью проработки.

Срок внедрения крупных интегрированных систем обычно больше года, а стоимость проекта может значительно превышать 500 тысяч долларов США.

Специализированные системы. Такие системы предназначены в основном для получения корпоративной консолидированной отчетности, для корпоративного планирования и бюджетирования, корпоративной консолидации, получения управленческой отчетности, анализа данных по технологии OLAP. Следует отметить, что для обеспечения этих систем своевременной и корректной информацией их следует связать с системами оперативного управления.

Вертикальные рынки. За многие годы разработок систем управления предприятием у поставщиков интегрированных систем на Западе выработалась специализация по вертикальным рынкам, которая связана, в первую очередь, со спецификой управления предприятиями в отдельных отраслях.

Основные различия возникают между непрерывным и дискретным/сборочным типами производства. Примером первого типа производства может служить химическая отрасль, в которой используются понятия рецептуры, смешивания, температурные режимы и пр., примером второй — автомобильная отрасль, в которой используется спецификация изделия, сборка, вариантность и пр.

Существуют также довольно сильные отличия между другими типами производства: массовое и крупносерийное; мелкосерийное — сборка на заказ, конфигурирование на заказ; единичное — разработка на заказ.

Такая специализация отражается как в наборе функций системы, так и в существовании бизнес-моделей данного типа производства. Наличие встроенных моделей для определенных типов производства отличает производственные системы одну от другой, у каждой из них есть глубоко проработанные направления и функции, разработка которых только начинается или вообще не ведется.

Ориентация на определенные вертикальные рынки обусловливается, в первую очередь, стратегией поставщика и историческими факторами развития компании. Средние интегрированные системы обычно охватывают 5-7 вертикальных рынков, в то время как у поставщиков крупных интегрированных систем их количество может быть значительно больше.

На что нужно обратить внимание при выборе системы:

• Репутация фирмы, репутация системы, стаж пребывания фирмы на рынке, число продаж. Но солидность фирмы — палка о двух концах. Многие аутсайдеры и новички предлагают интересные решения, основанные на новых технологиях, и, пытаясь прорваться на рынок, предлагают заниженные цены.
• Число работающих систем в Украине. Имеются в виду именно комплексные внедрения. Имеются ли внедрения на родственных предприятиях? Потребовалась ли помощь внешних консультантов? Если справились сами, значит система простая и постигаемая. Полезно съездить на один-два объекта и посмотркеть своими глазами. Можно посмотреть, как система представлена в бывших "братских" странах — Чехии, Польше, Венгрии. По организации производства, традициям управления, менталитету управленцев они ближе к нам, чем страны Запада, — все же 40 лет вместе. Если система работает там, то это хороший показатель.
• Терминология и качество русификации западной системы. Документация и справочная система должны быть полными, ясными и понятными. Дайте почитать своим производственникам — поймут ли они? Если не поймут — плохой признак. Терминология должна быть, по возможности, привычной.
• Качество локализации западной системы. Есть области производства, где у нас действуют стандарты — юридические и фактические — и сильные традиции. Самый очевидный пример — методы бухгалтерского учета, бухгалтерская и налоговая отчетность. На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а у нас — более привычна технологическая специализация. На Западе бесцеховая структура управления, а у нас — цеховая. И так далее. Все эти моменты должны быть отработаны при локализации. Также система должна отрабатывать такие реалии, как бартер, цепочки зачетов, предоплата, оплата в неденежной форме, неотфактурованные поставки и так далее.
• Какая команда стоит за западной системой. Кто ее локализировал, кто внедряет? Что это за люди? Знают ли они производство? Какое у них образование? Какой опыт? Какая за ними "история успехов"? Каков их подход к внедрению? Многие фирмы исповедуют радикальный подход — вы сначала реорганизуйте предприятие, поменяйте людей, измените бизнес-процессы, а потом будем начинать внедрение системы. Может, это и оптимально, но в Украине это сейчас не работает.
• Разумная цена. Покупая систему, учитывайте, что на весь цикл — покупка, внедрение, сопровождение, развитие — вам придется затратить в 3-10 раз больше денег, чем стоимость программных средств. Чем сложнее и дороже система, тем больше коэффициент.
• Функциональная полнота. Система должна покрывать ваши основные потребности в управлении. Практически все западные системы сильно избыточны в этом отношении, но на уровне базовых возможностей — а первое время придется заниматься именно базовыми функциями — они все весьма похожи.
• Модульность. Чтобы не тратить лишние деньги, вы должны иметь возможность покупать и внедрять систему по частям и только на нужное число пользователей. Не покупайте ненужные функции, не покупайте функции, которые вы реально внедрите лет через пять, — за пять лет многое может измениться, в том числе и ваше отношение к системе, лучше потом докупите. Покупать систему "всю сразу" — не лучший вариант.
• Гибкость. Один из самых важных факторов и обычно самое уязвимое место местных систем. Система будет внедряться полтора-три года и будет работать пять-десять лет. За это время ваше предприятие изменится. Изменится продукция, оргструктура, организация управления, бизнес-процессы, роли и полномочия управленцев. Система управления должна меняться вместе с производством. И менять ее придется вам. Значит, система должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять бизнес-процессы и алгоритмы путем параметрической настройки и так далее. Система должна также легко интегрироваться с другими модулями, например, с украинскими программами расчета зарплаты или управления персоналом или с вашими старыми разработками, которыми вы дорожите.
• Архитектура. Желательна трехзвенная — сервер базы данных — сервер приложений — клиент.
• Техническая платформа. За время жизни вашей системы сменится не одно поколение технических средств. Привязанность к определенной платформе опасна. Система должна уметь мигрировать с платформы на платформу.
• Операционная среда. Обязательно должны быть различные версии для разных операционных сред — это обеспечит свободу выбора
• СУБД. Не советуем увлекаться экзотическими для местного рынка СУБД.