Даешь автоматизацию управленческого учета!

В статье "Автоматизация управленческого учета и бюджетирования" мы рассматривали вопросы выбора информационной системы предприятия. В этой мы рассмотрим требования к программному обеспечению для автоматизации управленческого учета.

Давайте представим типичное состояние информационных систем в российских компаниях. Наиболее отработанный и простой участок КИС отечественной фирмы — бухгалтерия, проблема автоматизации которой решена 2-4 года назад. Наиболее популярное программное обеспечение для этой задачи — "1С:Бухгалтерия". С автоматизацией задач оперативного контура управления дела обстоят хуже. Еще не все фирмы решили эту проблему (особенно промышленные предприятия, в части производственного учета), и используемые программы здесь более разнообразны. В дополнение к системе "1С" встречаются и специализированные решения (в страховании, инвестициях, дистрибуции т.п.), часто разработанные индивидуально под специфику операционной деятельности компании.

Управленческий учет на "простынях"

Для того чтобы эффективно управлять предприятием, необходимо в любой момент времени иметь доступ к информации о текущем состоянии компании. Бухгалтерский учет не может предоставить руководителю таких данных. Именно поэтому сейчас остро встает проблема автоматизации управленческого учета. Подавляющее большинство российских предприятий до сих пор решают задачи управленческого учета, составление сводной и аналитической отчетности, в MS Excel, при этом сталкиваясь с многократным вводом данных и естественными трудностями в консолидации информации по сложным управленческим правилам. Основной причиной этому является высокая изменчивость требований компаний к управленческой отчетности. Разработав (или купив) однажды программу для автоматизации управленческого учета, компания уже не может существенно изменять принципы учета, так как она привязана к программному обеспечению. Для произведения изменений в программе необходимо прибегать к дорогостоящим услугам разработчика или покупать новую программу. Вот и вынуждены экономисты и финансовые работники пользоваться "простынями" MS Excel , добавляя в нем все новые и новые сроки и столбцы в отчетах. Доходит до абсурда. Одна компания обратилась к нам за специализированной информационной системой по причине недостатка свободных столбцов в листах MS Excel.

Каждый руководитель имеет право на оперативную и достоверную информацию

Несомненно, ряд управленческих отчетов можно реализовать непосредственно в программе оперативного контура. Правда, с двумя оговорками:

Если речь идет о группе компаний с удаленными офисами, то в случае использования разнородного ПО проблема получения консолидированной управленческой отчетности останется;

В любом случае, не удастся получить полную систему управленческих отчетов, поскольку практически никогда в программу оперативного контура не вводится 100% всех хозяйственных операций компаний. Это означает, что всю систему бюджетов (имеется в виду классическая схема составления бюджетов, или мастер-бюджет), включая управленческий баланс, составить на данных оперативного контура не удастся. Как правило, данные по зарплате, налогам, банковским кредитам, основным средствам в оперативном контуре отсутствуют. А информацию о состоянии и движении товарных запасов, денежных средств, коммерческой задолженности, прямых доходов и расходов компании получить можно.

Так что из оперативного контура для управленческой отчетности можно извлечь только отчет о состоянии текущих активов и пассивов предприятия, иногда еще называемый коммерческим балансом фирмы. Затем эти данные переводятся в Exсel, дополняются недостающей информацией, и получается отчет на стол руководителю, который состоит из "смеси" экспертных оценок и фактов, часть данных в котором собрана из ПО оперативного контура, другая часть — из бухгалтерии, а третья — из вручную учтенных данных. Нетрудно догадаться, что срок подготовки подобного отчета может растянуться во времени и, к моменту получения отчета руководителем, информация может потерять актуальность, не говоря уже о том, что риск потерь от принятия управленческих решений, основанных на такой отчетности весьма велик.

Из сказанного видно, что ПО оперативного контура решает локальные задачи, но не является системой информационной поддержки управления, которая должна не только обеспечивать руководство актуальной и достоверной информацией обо всех бизнес-процессах предприятия в конкретный момент времени, но и реализовывать полный цикл от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия и последующей корректировки планов.

Как выглядит оптимальная система управленческого учета

Каким же требованиям должна отвечать система управленческого учета, для того чтобы быть эффективным инструментом для принятия управленческих решений?

Выделим основные принципы построения автоматизированных систем управленческого учета и бюджетирования:

• Принцип многовариантности стандартов ведения управленческого учета, планирования, анализа и контроля. В настоящее время на многих предприятиях независимо от формы собственности и масштабов деятельности проводится активная работа по упорядочиванию (стандартизации) бизнес-процессов в целом. Это касается и разработки стандарта управленческого учета: выделение центров финансовой ответственности, структуры бюджетов компании, регламентов бюджетирования, финансово-экономического анализа, учетной политики и др.
  После появления такого стандарта возникает потребность ведения управленческого учета в единой информационной базе. А если в уставной капитал вложили средства иностранные инвесторы, то возникает необходимость в предоставлении отчетности, например, в международных или национальных стандартах.

• Принципы соблюдения правил учета. Управленческий учет не должен зависеть от бухгалтерского учета, т.к. они выполняют разные функции на предприятии, тем более что бухгалтерский учет является одним из инструментов управленческого. И все же игнорировать основные положения и принципы бухгалтерского учета не имеет смысла. Напротив, их использование позволяет построить логичную, корректно работающую систему, проверенную временем.

• Принцип однократного ввода данных. Как отмечалось ранее, часть данных в управленческом учете извлекается из бухгалтерского контура. Поэтому для обеспечения достоверности информации, минимизации работы по вводу данных в систему очень важно, чтобы в автоматизированной системе был функционал для настройки правил автоматического переноса данных из первичных документов и бухгалтерских операций в управленческий контур.

• Принцип гибкости настройки системы. Основным результатом соблюдения данного принципа в построении системы является соответствие настроенной системы задачам предприятия, возможность "перенести" разработанный стандарт в информационную систему. Поэтому возникает потребность в универсальном и наглядном механизме настройки, например системы бюджетирования и показателей финансового анализа.

• Принцип безопасности или разделения доступа к управленческой информации. В построении любой автоматизированной системы должен быть соблюден принцип ее безопасности, тем более это важно для системы управленческого учета. Информация должна быть закрыта от внешних пользователей, т.к. в этом случае она является коммерческой тайной предприятия. Для внутренних пользователей система должна обеспечивать доступ только к необходимой информации в зависимости от занимаемой должности и выполняемых функций, т.е. дозироваться. Ее количество должно быть необходимым и достаточным.