ИТ-бюджет: приятного аппетита!

Начало конца?

Идея без денег не стоит почти ничего. Бизнес, финансово успешный сегодня, но не опирающийся на идеи, эффективные методы развития и управления, обречен на прозябание в ближайшем будущем. На радость более умным и дальновидным конкурентам. Плотная конкуренция в уже освоенных экономических нишах заставляет искать новую порцию адреналина в новых, уникальных технологиях и подходах к организации бизнесов. Чтобы растормошить и заставить двигаться быстрее неповоротливые махины корпораций и массу инертных в своей основе людей. Чтобы при ограниченных финансовых, технических и людских ресурсах получить большую производительность, чем у конкурента.

Но... Внедрение новинок базируется еще и на желании, и на умении активной части бизнесменов, которых не так много даже в развитых и динамичных странах. Стремительный рывок, совершенный за последние полтора десятка лет информационными технологиями, перешедшими из разряда приборов для исследовательских институтов в категорию незаменимых помощников практически в любой сфере бизнеса, породил целый ряд вопросов и проблем, не в последнюю очередь вызванных поспешным и неразумным внедрением технологических новинок.

Факт первый

Информационные технологии не являются панацеей от всех бед, вызванных неверным управлением, бездарным финансированием, обычной человеческой ленью и боязнью рискнуть. Несмотря на 67%-ный рост расходов на компьютерные технологии, доходы и прибыль американских фирм росли медленнее, чем расходные части бюджета. Имеет место "парадокс использования компьютера", когда нет доказуемых и очевидных связей между увеличением расходов на компьютерные технологии и увеличением общей прибыли. (По данным Пола Страссмана. Все ссылки на этого автора в статье даются по источникам: "Information Productivity Indicators of U.S. Corporations", "Revenues and Profits of Global Information Technology Suppliers", "Assessment of Productivity, Technology and Knowledge Capital", "Information Productivity Assessing the Information Management Costs of U.S. Industrial Corporations").

Так и должно было случиться. Информационные технологии напрямую связаны с ростом прибыли только у поставщиков этих технологий. И то далеко не всегда. Увеличение расходов на ИТ не в состоянии исправить ошибки и недочеты в организации бизнеса. Более того, ИТ вольно или невольно служат своеобразной лакмусовой бумажкой для бизнеса. В порядке бизнес — внедрение ИТ даст свой результат. Нет — улучшений ждать не стоит.

Факт второй

На банальной типовой автоматизации бизнеса и использовании электронной почты на пару с сайтом уже далеко не уедешь. Для 55% американских фирм бюджет на компьютерные технологии превышает полученную прибыль (Пол Страссман). Данные Страссмана относятся к компаниям так называемого реального сектора, использующим ИТ только как инструмент для бизнеса.

Факт третий

В 1995 году во всем мире общий расход корпораций на компьютерные технологии составил приблизительно один триллион долларов. Это превышает совокупную прибыль 13400 самых больших фирм в мире. В 2000 году общий расход корпораций на компьютерные технологии превысил 1,5 трлн. долл. (Пол Страссман).

Факт четвертый

42 процента американских компаний имеет отрицательный показатель доходности на вложения (Пол Страссман).

Факт пятый

У 90% американских компаний совокупная стоимость владения имеющихся информационных технологий превышает чистую номинальную стоимость активов (Пол Страссман).

Что же делать? Отказываться от информационных технологий, резко срезать бюджет, разогнать компьютерщиков? Ни в коем случае. Понятно, что линейно увеличивать бюджет на информационные технологии, а также число компьютеризированных сотрудников можно до определенных пределов. И, похоже, предел уже достигнут благодаря изначально неверной и непоследовательной политике большинства предприятий при определении масштабов вложений в ИТ. Проблема не в технологиях, а в бестолковости бюрократических структур, заменивших арифмометры и калькуляторы на компьютеры. Мертвого даже лошадиная доза тестостерона к жизни не вернет.

Даже в Америке, где вопросам эффективности вложений в ИТ уделялось внимания куда больше, чем в остальных странах, проблему начали всерьез воспринимать только в последние несколько лет. Тем более что коэффициент полезного действия технологий оставлял желать лучшего. 30% бюджета на ИТ, выброшенные на ветер, или, если быть до конца точным, на оплату непродуктивных действий корпоративного пользователя, — вот печальный итог неверного выбора и управления технологиями, изначально ошибочной попытки найти взаимосвязь между масштабом вложений в ИТ и уровнем прибыльности предприятия.

Информационная продуктивность: управлять неуправляемым

Основная ошибка, допускаемая руководителями компаний, — привязка бюджета на ИТ к следующим двум величинам: валовому доходу компании и уровню прибыльности. Плюс ориентация на средние данные по отрасли. Два предприятия, работающие в одной отрасли и имеющие близкие показатели прибыльности, могут иметь совершенно разную структуру издержек и показатели доходности. Поэтому ресурсы, которые будут израсходованы на оснащение технологиями службы продаж, производство, управленческий персонал, должны быть различны и опираться на специфические особенности предприятия. Например, предприятие, имеющее более высокий показатель производственных издержек в общей структуре затрат, использует или должно использовать ресурсы для снижения уровня издержек. Исследования, проведенные Страссманом, показали, что в первую очередь информационными технологиями оснащаются управленческие структуры, которые непосредственно не заняты в получении прибыли. Причем уровень их оснащенности технологиями существенно превышает средний. Как на предприятии, так и в общем по конкретной отрасли. Естественно, выше всех уровень непродуктивных затрат и стоимость простоя управленческих структур. Поэтому при определении бюджета на ИТ и общего уровня продуктивности технологий на предприятии надо исходить не только из явно заложенных статей на покупку оборудования, обучение, но и из косвенных издержек. (Примечание. Более подробно косвенные издержки будут рассмотрены в статье "Тайное и явное".)

Исследования, проведенные Страссманом среди нескольких тысяч компаний во всем мире, показали, что у большинства предприятий, чей уровень общих расходов на службы продаж, маркетинга и управления превышает 10 млн. долл. в год, тратят до 10% этой суммы на информационные технологии. Причем уровень затрат на ИТ у большинства компаний находится между 20 и 100 млн. долл. Уровень же прямых затрат на среднего компьютеризированного работника составляет от 4 до 12 тыс. долл. в год. А основную часть составляют расходы на управление, анализ данных, обучение и расходы на оплату труда ИТ-специалистов. Чтобы оценить, насколько экономически эффективно используются информационные технологии в бизнесе, Страссман разработал технологию анализа информационной продуктивности, позволяющую не только с большой вероятностью правильно прогнозировать размер ИТ-бюджета, им управлять, получая реальную отдачу, но и выявлять ошибки в управлении информационными ресурсами. Проанализированы показатели информационной продуктивности бизнеса в различных странах. Положительный коэффициент означает высокий уровень информационной продуктивности предприятия. Отрицательный — надо срочно менять методы управления и организации ИТ-инфраструктуры. Кстати, наихудший и наилучший результаты — у американских компаний. Наихудший — минус 27,57, наилучший — 2,01, но большинство имеют коэффициенты от 1,8 до 0,3.

Что же такое коэффициент информационной продуктивности? Это показатель, определяющий отношение добавленной стоимости, созданной предприятием, к совокупной стоимости владения информационных технологий на предприятии. Чем выше положительное значение, тем эффективнее используются информационные технологии на предприятии. Наилучшие, вернее, положительные, показатели имеются всего у шести стран. Вызвано это не только высокой квалификацией персонала и эффективностью управления, но и грамотным использованием мер по снижению непродуктивных затрат. По данным Страссмана, большинство предприятий из стран-лидеров, в особенности США, предпринимает следующие меры по увеличению информационной продуктивности своих предприятий:

• снижение затрат на ИТ при осуществлении поставок товаров и услуг клиентам;

увеличение компенсаций и уровня оплаты при соответствующем уменьшении затрат на ИТ этими сотрудниками;

• увеличение затрат на ИТ там, где достигается наибольший прирост доходов;


• снижение затрат на ИТ по отношению к доходам от операций;


• снижение затрат на ИТ по отношению к чистой номинальной стоимости активов;


• регулярное использование тестов и оценок совокупной стоимости владения.

С другой стороны, такое чиновничье государство, как Швейцария, имеет наихудшие показатели при весьма высоком уровне оснащенности швейцарских предприятий информационными технологиями. К сожалению, столь обширных данных по России нет, но можно предположить, что, несмотря на относительно невысокую совокупную стоимость владения по сравнению с теми же США, уровень информационной продуктивности российских предприятий может сильно варьироваться. Да и не так много в России предприятий, чей ИТ-бюджет, если он известен, превышает 10 млн. долл. в год.

Бюджет на ИТ: уже не секрет

Понятно, что показатель информационной продуктивности хорош для оценки уже используемых на предприятии ИТ. Для того чтобы определить, каким должен быть ИТ-бюджет на следующий год, необходимо использовать следующую формулу:

Бюджет на ИТ = Константа + Коэффициент1 x (Служба Продаж + Производители Продукции) + Коэффициент2 x Административные Службы — Коэффициент3 x Руководители высшего уровня + Коэффициент4 x Прибыль после отчисления налогов + Коэффициент5 x Рабочие места низкой квалификации + Коэффициент6 x Рабочие места высокой квалификации,

где:

Константа — некое константное значение, зависящее от размера предприятия, его местоположения, отрасли, типа, предыдущего уровня оснащенности ИТ. Высчитывается при помощи специального обследования ИТ-инфраструктуры предприятия, уровней ее информационной продуктивности и управляемости информационной инфраструктурой;

Коэффициент1...6 — значения, различные для конкретных составляющих. Данные для различных подразделений компании существенно различаются. Для руководителей высшего уровня коэффициент отрицателен. Напрямую связан с коэффициентом участия конкретной службы в получении прибыли для предприятия;

Рабочие места низкой квалификации — количество рабочих мест, не требующих высокого уровня знаний компьютера (работники, осуществляющие механический ввод информации в систему посредством форм. Число рабочих функций ограничено одной-двумя);

Рабочие места высокой квалификации — (работники, которые выполняют критические и уникальные для предприятия задачи, работая с жизненно важными данными. Кроме менеджеров высшего уровня, финансовых служб, например, сюда входит и административный ИТ-персонал, а также мобильные работники, часто находящиеся в поездках, обычно работающие с очень хрупкой и дорогой техникой).

Бюджет на ИТ, полученный в результате использования приведенной формулы, можно назвать пассивным. Дело в том, что он показывает, сколько денег надо вложить в ИТ-инфраструктуру. И лишь через год можно корректировать будущий бюджет с учетом тех технических, финансовых, управленческих изменений, которые произойдут на предприятии за это время.

Информационные технологии — не самоцель, не автомобиль представительского класса, не желание пустить пыль в глаза, удивив всех, показав свою финансовую мощь. ИТ — всего лишь инструмент бизнеса, и его задача в том, чтобы предприятие могло увеличивать производительность бизнеса, что, в свою очередь, позволит инвестировать дополнительные средства в развитие эффективной ИТ-инфраструктуры, которая должна быть производительной, иметь грамотный информационный менеджмент и оптимальную стоимость. Причем под стоимостью следует понимать не только все прямые издержки, но и совокупную стоимость владения, о которой пойдет речь в одной из следующих статей.