Как пережить внедрение ERP?

Что такое «все сразу»?

При внедрении ERP-системы внедряется достаточно большой набор модулей; как правило, это управление закупками, продажами, материалами, складами, производством, бухгалтерия, финансы, контроллинг (для системы SAP R/3 это модули MM, SD, PP, CO, FI).

Метод внедрения «все сразу» — это метод, при котором внедряются все модули, необходимые для потребностей системы. В дальнейшем система может быть расширена путем добавления других модулей, но большинство действующих систем прекратят свое существование в момент запуска системы. Так как при внедрении систем такого класса меняется или заново создается комплексная планово-экономическая модель предприятия, использование прежних систем теряет смысл. Это также связано с изменением учетной политики предприятия, и использование прежней системы отчетности становится неприемлемым. Система SAP R/3 ориентирована на метод внедрения «все сразу», и это наиболее эффективный способ внедрения данной системы.

Метод поэтапного внедрения — это метод, при котором внедряется один или несколько модулей из всего множества модулей, образующих ERP-систему, причем зачастую только в одном подразделении. Поэтапное внедрение — это последовательное внедрение, состоящее из проектирования, разработки, тестирования и установки различных модулей. В отличие от внедрения «сразу», поэтапное внедрение требует, чтобы было уделено значительное внимание традиционным системам и проводилось их обслуживание для обеспечения (на каждой стадии) их интеграции с новой ERP-системой. Система Oracle E-business Suite вполне допускает поэтапный метод внедрения, и значительное число внедрений осуществлено именно по этой схеме.

Каковы преимущества метода «все сразу»?

Нет необходимости создавать временные интерфейсы. При внедрении «сразу» существующие традиционные системы в основном оставляют без изменений до полной их замены. Так как заменяются несколько традиционных систем одновременно, метод «сразу» не требует создания временных интерфейсов. Если же метод «сразу» не используется, то внедрение с множеством связей с традиционными системами может потребовать значительных ресурсов. Это, пожалуй, самый сильный аргумент в пользу «все сразу». Однако, опыт изучения систем на Украине показывает, что используемые системы, как правило, слабо связаны, и полная или частичная замена одной из подсистем не требует больших затрат на построение временных интерфейсов.

Меньшая потребность в обслуживании и модификации традиционного ПО. Так как использование метода «сразу» влечет за собой немедленный переход от традиционных систем к новой ERP-системе, нет большой потребности во времени и ресурсах на обслуживание или изменение традиционных систем. Таким образом, при использовании метода «сразу» фактически все ресурсы на обслуживание и разработку, необходимые при использовании поэтапного метода, могут быть направлены на разработку и тестирование новой системы.

«Обратной дороги нет». При внедрении «все сразу» уже не существует традиционной системы, к которой можно вернуться. Таким образом, фирмы должны продвигаться вперед с новой системой, даже если есть определенные проблемы. Зная, что дороги назад нет, проще не оглядываться.

Стоимость. Какой из подходов является более дорогостоящим? Если все проходит хорошо, без неожиданностей, то подход «сразу», возможно, повлечет меньше расходов, поскольку он требует, как минимум, меньше работы с существующими системами и временными интерфейсами. Однако это преимущество может дать прямо противоположный эффект в случае сбоя хотя бы одного модуля системы «все сразу».

Каковы преимущества поэтапного внедрения?

Пиковые требования к ресурсам меньше, чем при внедрении «сразу». Некоторые фирмы выбирают поэтапный метод из-за ограниченности ресурсов. В то время, как метод «все сразу» требует единовременного использования ресурсов значительного объема, при поэтапном методе эти пиковые требования к ресурсам можно распределить по этапам. При таком внедрении ресурсы, требующиеся для любого конкретного этапа, могут быть ограничены, и это делает внедрение системы возможным даже для организаций с самыми ограниченными ресурсами. Приведу пример. На одном из металлургических комбинатов, где был применен метод «все сразу», численность проектной команды со стороны заказчика достигала сорока человек, т.к. внедрение проводилось в 15 цехах и в 12 административных отделах. Команда исполнителя не могла выделить адекватные ресурсы, и консультации для цеховых подразделений оказывались как общие для всех. Это привело к срыву сроков проекта, и понадобились значительные усилия, чтобы выровнять ситуацию. Фактически внедрение пришлось разделить на отдельные этапы, таким образом сократилось число цехов в каждом этапе. Это привело к увеличению ресурсов на каждом из объектов внедрения; хотя проектная группа уменьшилась, зато стала более управляемой. Замечу, что на крупных заводах число функциональных подразделений и цехов может переваливать за сотню.

Для какого-то конкретного решения могут быть выделены большие ресурсы. При необходимости фактически все ресурсы фирмы на проектирование, разработку и тестирование могут быть сосредоточены на одном конкретном этапе и модулях, внедряемых на этом этапе. В этом состоит отличие поэтапного внедрения от внедрения «сразу», при котором ресурсы должны быть одновременно распределены между многочисленными модулями. Этот вопрос может быть важным для фирм с ограниченными ресурсами или резервом времени. При отсутствии достаточных ресурсов проект имеет риск оказаться неудачным.

Уменьшение рисков внедрения. Подход «все сразу» — это подход «все или ничего». Один неисправно работающий модуль при подходе «сразу» может вызвать провал всего внедрения. Совершенно очевидно, что при использовании такого метода вероятность провала (из-за возможности сбоя) слишком велика, и клиенты могут чувствовать дискомфорт из-за необходимости сделать ставку на подход «все или ничего». Поэтапная стратегия обычно рассматривается как меньший риск.

Отступление с помощью традиционных систем. При внедрении «все сразу» традиционная система отключается. Это означает отсутствие альтернативы, если вся система не будет функционировать (скажем, из-за неисправности одной ее части). При использовании поэтапного метода ERP-система устанавливается по частям, и у организации есть большая возможность убедиться, что модуль работает, прежде чем альтернативная система будет отключена. Поэтапный метод, таким образом, более консервативен, так как он обеспечивает дублирование.

Персонал получает знания постепенно. При методе «все сразу» обучение должно охватить всех работающих в системе и за достаточно ограниченное время. Это может оказаться большой проблемой — как правило, у клиентов нет возможности обеспечить несколько учебных классов. Из-за того, что нет возможности охватить всех одновременно без остановки деятельности компании, обучение будет проводиться несколько раз. Поэтапное внедрение уменьшает эту проблему. Персонал клиента, работавший на одном этапе (в первую очередь специалисты ІТ), может использовать ранее полученные знания при внедрении на более поздних этапах. Таким образом, модули могут внедряться людьми, имеющими больший опыт, а проектная команда может оказывать возрастающее влияние на вопросы проектирования, разработки, тестирования и внедрения. Это преимущество менее значительно, если большая часть работы делается внешними консультантами. Хотя и они тоже могут использовать знания, полученные на предыдущих этапах (даже если эти знания специфичны для конкретной организации).

Менеджеры проектов могут демонстрировать результат, а клиент начинает получать отдачу раньше. При поэтапном внедрении, чтобы показать компании клиента, что система работает, может быть использовано успешное внедрение какого-либо модуля. Получение хороших результатов может быть необходимо в ситуациях, когда поначалу не существует полной поддержки проекта организацией или ее топ-менеджментом. Успех на одном этапе может быть использован для демонстрации менеджменту того, что система может и будет работать. Особенно эффективен такой подход в случае, когда проектная команда переносит фокус внедрения на наиболее важный и приоритетный функционал бизнеса клиента. Если ситуация позволяет, то внедрение следует начать именно с этой функциональности и добиться жизненно важных результатов для компании в первую очередь, отложив менее важные в настоящий момент элементы системы. На следующих этапах по возможности следует поступать так же.

В большинстве украинских компаний хорошо налажен операционный учет, а финансовое и стратегическое планирование находятся в зачаточном состоянии. Потребность же бизнеса — именно в плановых инструментах. Подход «все сразу» начнет внедрение с операционных сервисов, и топ-менеджмент может быть разочарован в своих ожиданиях от системы. Если это основная причина, по которой фирма использует поэтапный метод, то, скорее всего, в первую очередь будут внедрены самые простые и зачастую самые важные модули. Например, в первую очередь будут внедрены модули, требующие проведения лишь минимального реинжиниринга (управленческий учет, бюджетное планирование или система инструментов для топ-менеджмента).

Даже в случае успешного внедрения, для метода «сразу» период между разработкой системы и ее фактическим использованием в производстве может быть длительным. Беспокойство и сомнения клиента при столь длительном ожидании результата могут стать потенциальным риском для проекта. Как уже говорилось выше, проекты «все сразу» более подвержены затягиванию сроков (самый главный риск внедрения), что еще более усиливает беспокойство клиента. Нервозность клиента передается команде, а если у клиента сдадут нервы, то неприятности не заставят себя ждать. Связь между внедрением и началом эксплуатации при поэтапном внедрении обычно более тесная.

Масштабы внедрения, характеризуемые числом модулей и степенью их изменения организацией, территориальной протяженностью предприятия или корпорации, — также аргумент для правильного выбора метода внедрения.

Поскольку ERP-системы состоят из модулей, организации могут решить внедрить различные модули, которые отвечают их требованиям.

По мере увеличения числа модулей, их взаимодействие координировать все труднее. Кроме того, увеличиваются ресурсы, требующиеся из расчета каждого модуля, выбранного для внедрения. В результате, по мере увеличения числа модулей происходит сдвиг от внедрения «сразу» к поэтапному внедрению.

В некоторых случаях модули могут требовать ограниченной модификации, но иногда может потребоваться их значительная модификация. По мере увеличения масштабов изменения модулей предпочтение будет отдаваться поэтапному внедрению. Если используемые модули фактически остаются такими, как их задумал и разработал производитель, проблемы взаимодействия будут минимальными.

Если изменения в модулях минимальны, то тестирование по большей части ограничивается сценариями, протестированными производителем. Производитель гарантирует, что модули были установлены правильно, и что лучшие практики взаимодействуют друг с другом должным образом. Конечно, если установлено только небольшое число модулей, то столько взаимодействий тестировать будет не нужно. Это означает, что организация, решающая внедрить небольшое число модулей с минимальными изменениями, скорее всего, будет использовать метод «сразу».

Изменения стандартных процессов усложняют внедрение. В частности, эти изменения вызывают необходимость большего тестирования этих изменений — как конкретных модулей, так и тех модулей, с которыми они взаимодействуют. Необходимость внедрения большого числа модулей приводит к увеличению уровня сложности. Следовательно, если компания решила внедрять много модулей, и если некоторые из них потребуют значительных изменений, то я рекомендую использовать поэтапный метод. По сути, необходимость поэтапного внедрения может возникнуть при высокой сложности объекта внедрения.

Каковы недостатки методов?

Памятуя, что нет в мире совершенства, перечислим основные недостатки обоих методов. Сразу скажу, что недостатки являются взаимно противоположными для методов внедрения.

Подход «сразу»:

• могут потребоваться огромные пиковые ресурсы;
• для конкретного модуля будет доступно меньше ресурсов;
• риск полного отказа системы может быть выше;
• нельзя без труда вернуться к традиционной системе;
• у персонала меньше практической возможности приобрести знания;
• проект-менеджеры не могут показать, что система работает, до полной ее установки;
• период между разработкой и внедрением может быть более длительным.

Поэтапное внедрение:

• широкое использование временных интерфейсов;
• необходимость обслуживания и модификации традиционного ПО;
• более высокий риск, связанный с незадействованным персоналом и его нескоординированной работой;
• более высокий риск смены персонала в ходе реализации проекта;
• может быть внедрено недостаточно модулей для обеспечения необходимых функциональных возможностей;
• действующая традиционная система дает возможность отступления, что может помешать внедрению новой системы;
• более длительная суммарная установка (хотя и не всегда);
• более высокая общая стоимость (хотя и не всегда).

Резюме

В своей статье я попытался представить анализ преимуществ и недостатков поэтапного внедрения и внедрения «все сразу». Зачастую метод внедрения полноценной ERP-системы является частью самой системы, и выбор метода внедрения может влиять на выбор системы. Еще раз упомяну: система SAP R/3 предполагает метод «все сразу». Система Oracle E-Business Suite тяготеет к поэтапному внедрению, т.к. более адаптивна к интеграции с существующими системами.

Какой метод оптимален? Однозначного ответа не существует. Чтобы решить, какой метод выбрать, фирмам необходимо исследовать такие факторы, как: размер проекта, сложность, управление, наличие ресурсов для проекта, уровень знаний своего персонала, вопросы доверия команде консультантов.

Литература

1. Методика внедрения ASAP компании SAP AG
2. Методика внедрения AIM компании Oracle
3. Г.Н. Калянов. CASE-технологии
4. И. Рассел. Метод McKinsey
5. С.В. Питеркин, Н.А.Оладов, Д.В. Исаев. Точно вовремя для России
6. Д. Майстер. Управление фирмой, оказывающей профессиональные услуги

Об авторе:

Сергей Буренин, генеральный директор Софтлайн Бизнес Практика.