Автоматизация управления торговыми предприятиями

РАЗВИТИЕ НОВЫХ ПОДХОДОВ К УПРАВЛЕНИЮ КОМПАНИЕЙ

Итак, начнем с некоторых тенденций, которые в последние годы можем наблюдать на украинском рынке программного обеспечения. Среди положительных явлений, в первую очередь, следует отметить существенное повышение спроса на автоматизированные информационные системы, что, как уже говорилось, связано с переходом отечественного менеджмента на более гибкие и эффективные механизмы и инструменты управления, успешность которых демонстрируется западным бизнесом. Если еще несколько лет назад развивающиеся украинские предприятия использовали преимущественно средства автоматизации бухгалтерского учета, то сегодня приходит четкое осознание того, что даже безупречно налаженный учет — это лишь констатация прошлых ошибок и неисправимых фактов, в то время как главная задача динамичного и успешного бизнеса — предвидеть и планировать. Такая перестановка приоритетов коренным образом меняет саму идеологию управления, в которой ведущее место теперь занимает комплексное решение, позволяющие автоматизировать как все бизнес-процессы, так и основные функции менеджмента.

С повышением спроса значительно возрастает и предложение. Если отечественный рынок программных продуктов начинался с западных разработок, развивался преимущественно путем активного внедрения российских решений по автоматизации, то теперешний этап можно охарактеризовать динамичным ростом как количества, так и популярности гибких, легко адаптируемых украинских систем. Преимущество последних состоит также в учете национальных особенностей ведения бизнеса и тонкостей отечественного законодательства. В то же время по своим возможностям и уровню проработки модулей системы украинское ПО пока значительно отстает от западных аналогов. Безусловно, этому есть объективная причина: количество человеко-лет, потраченных на разработку и усовершенствование своих продуктов европейскими и американскими программистами намного превосходит наши аналогичные вложения.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ РЫНКА

В целом, оценивая объем рынка программного обеспечения Украины, следует отметить, что программ на нем представлено довольно много. Однако, ознакомившись с рекламными материалами разработчиков и поставщиков различных систем, порой бывает крайне сложно найти в них существенные отличия, за исключением стоимости. По крайней мере, каждая компания, которая предлагает свой программный продукт, позиционирует его как отвечающий потребностям и требованиям любого предприятия, независимо от его размера и отрасли. Однако тяжело поверить, что одна и та же информационная система может одинаково успешно использоваться в мощной промышленной компании и небольшой торговой фирме. А если говорить непосредственно о сфере торговли, то здесь при выборе программного продукта нужен особый подход — данная отрасль обладает большим количеством специфических особенностей, которые необходимо учитывать при автоматизации бизнес-процессов.

Несмотря на сказанное, розничная торговля в течение долгого времени оставалась сферой национальной экономики, в которой внедрение комплексных автоматизированных систем управления было большой редкостью. Лишь последние годы, ознаменовавшиеся стремительным ростом торговых сетей, привели к осознанию объективной необходимости и реальной, подтвержденной практической деятельностью, выгоды от полной автоматизации бизнес-процессов ритейлора. Кроме того, управление деятельностью торговой компании в ручном режиме на основе лишь экспертных заключений о состоянии рынка и интуитивном прогнозировании объемов продаж становится практически невозможным в условиях жесткой конкуренции и непредсказуемых изменений потребительского спроса.

Спецификой современной торговой компании является широкая номенклатура товаров, которые поступают от разных поставщиков. При этом, учет каждого вида товаров имеет свои нюансы: нормы естественного убытка, контроль сроков годности, нормативный запас и т. д. В этих условиях нужны не только аккуратность и точность, но и высокая скорость работы с информационным потоком и быстрое принятие решений, что невозможно обеспечить только за счет человеческого ресурса.

Результатом управления товарным и информационным потоками в ручном режиме являются недостаточная оперативность, полнота и достоверность получения данных. Как следствие — принятие неверных или запоздавших управленческих решений, невозможность предвидеть и моделировать ситуации, низкая эффективность менеджмента в целом.

Выделим основные выгоды и преимущества от внедрения на торговом предприятии автоматизированной системы управления:

1. Ускорение оборота товарных запасов.
2. Уменьшение оборотного капитала.
3. Сокращение потребности в кредитных ресурсах.
4. Установление оптимального уровня товарных запасов, устранение затоваривания и дефицита товаров.
5. Повышение точности прогнозов, качественное улучшение процессов подготовки и принятия решений.
6. Уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных.
7. Снижение затрат на неликвидные товары, возрастание ежедневной выручки в долгосрочной перспективе.
8. Оценка рентабельности товаров, что разрешает компании лучше формировать ассортимент, повышать долю ходовых товаров, а в конечном итоге — эффективнее использовать оборотные средства, торговые и складские помещения.
9. Обеспечение прозрачности расчетных операций; невозможность продавать «в обход кассы».
10. Повышение оперативности работы.
11. Возможность консолидировать данные о продажах в едином центре.
12. Стандартизация и повышение эффективности бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия.
13. Отсутствие ошибок учета, сокращение затрат времени на подготовку отчетности, повышение эффективности работы персонала.
14. Переориентация персонала, освобожденного от рутинных задач обработки данных, на более интеллектуальные и творческие виды деятельности.

Как результат перечисленных положительных изменений в компании, происходит повышение управляемости и гибкости бизнеса, увеличение его рыночной стоимости и инвестиционной привлекательности, а также улучшение имиджа непосредственно менеджмента, как использующего наиболее прогрессивные инструменты управления. Если говорить об изменениях, поддающихся количественной оценке, то они наблюдаются преимущественно в составе сокращения расходных статей операционной деятельности и повышения показателей оборачиваемости и эффективности. Так, по обобщенным оценкам работы предприятий с успешно внедренными проектами автоматизации транспортные расходы могут сократиться на 60%, затраты на административно-управленческий персонал — на 30%, объем страховых запасов — на 40%, оборачиваемость товарных запасов возрастает на 50-65%.

ОСОЗНАНИЕ ЦЕЛЕЙ КОМПАНИИ

Не вызывает сомнений тот факт, что выбор руководителем стратегии роста сопряжен с борьбой за выживание в жесткой конкурентной среде, где на современном этапе главным оружием являются технологии. На первый план выходит управление информационными потоками, эффективность которого обеспечивается автоматизированными системами управления.

Как и любой процесс реформирования (переход предприятия на новые подходы, методы и инструменты функционирования), сопряженный с внедрением программного продукта, имеет свою логику и последовательность. Основные этапы реализации проекта автоматизации представлены на рисунке.

Здесь первой ступенью выступает формирование стратегии, которое (кроме непосредственно постановки целей) включает четкое видение того, какая концепция управления будет положена в основу будущей системы, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать в рамках данной концепции, какие ограничения (финансовые, временные, кадровые, технические) необходимо учесть при подготовке к реализации и в процессе реализации проекта. Что касается самих целей, то они должны быть, во-первых, измеримы в количественных и качественных показателях, во-вторых, включать конкретные критерии их достижения, включая срок. Каждая поставленная цель должна быть не просто пожеланием руководства, а обоснованным, количественно определенным результатом.

Таким образом, именно на этапе постановки целей и задач руководитель должен четко определить, какой путь автоматизации будет наиболее оптимальный для его бизнеса с учетом размеров компании, постановки менеджмента, перспектив развития, состояния конкурентной среды.

Авторы большинства статей подобной тематики в решении вопроса управления компанией отдают «пальму первенства» комплексной системе автоматизации (преимущественно класса ERP). Однако существует также достаточное количество аргументов в пользу простых систем товарно-складского учета или собственных разработок. Выделим основные преимущества и недостатки применяемых сегодня IT-решений (табл. 1).

Из таблицы видно, что каждый вариант автоматизации имеет как значительные преимущества, так и неоспоримые недостатки. В таком случае, руководителю компании необходимо отталкиваться от четко сформулированного комплекса целей и стратегии их реализации. Важно определить, куда предприятие хочет прийти как в самое ближайшее время, так и в более далекой перспективе. В соответствии с этим следует спрогнозировать размер компании, объем продаж, численность ее персонала, необходимое оборудование. Безусловно, очевидным является тот факт, что крупной торговой компании, а тем более динамично растущему сетевому оператору розницы необходимо рассматривать варианты внедрения интегрированной системы предприятия. На сегодняшний день ERP становится привычным не только в производстве, но и в торговле. В то же время, несмотря на невероятные темпы развития торговой отрасли в Украине, динамика развития рынка автоматизации торговых предприятий значительно отстает. Последнее сказывается как на уровне формирования розничными компаниями своих IT-бюджетов (которые обычно не превышают 1% от годового оборота — по сравнению с 3-5% в развитых странах), так и на качестве самих программных продуктов.

Как известно, первая ERP-система была создана немецкой компанией SAP AG (продукт R/3). Среди наиболее мощных и авторитетных представителей рынка выделяют Oracle, Baan и J.D. Edwards. Отечественные же разработчики также любят использовать в представлении своих продуктов термин ERP, прикрывая им недостаточную полноту и незавершенность решений. В результате — высокий процент неудачных внедрений и последующий поиск виноватых, коими обычно выступают консультанты и разработчики продукта. Однако, взглянув на эту проблему объективно, следует отметить, что в подобных ситуациях большая доля вины лежит на самих руководителях предприятий, которые недостаточно глубоко изучили рынок и выбранный ими программный продукт. Больше того, отдавая предпочтение отечественному внедренцу, следует осознавать тот факт, что пока ни одна украинская компания не может реализовать «под ключ» комплексный

ВЫБОР ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА

Несмотря на широкое внедрение автоматизированных систем управления в компаниях различных отраслей, в частности, торговой, одной из основных проблем автоматизации торговли сами ритейлоры называют недостаточную осведомленность о существующих решениях в данной сфере, отсутствие четких критериев выбора систем.

Как известно, средства в проект по автоматизации вкладываются немалые, однако достаточно часто внедрение системы не приносит желаемых выгод. Причиной этого во многих случаях выступает именно низкий уровень компетентности представителей компании-внедренца. К сожалению, продавец программного продукта злоупотребляет неосведомленностью клиента в некоторых аспектах функционирования системы, своевременно сконцентрировав внимание на которых дало бы возможность избежать дальнейших трудностей при работе на базе инсталлированного программного обеспечения. Попробуем выделить наиболее важные критерии выбора системы управления предприятием, что позволит уже на стадии исследования рынка четко определиться с предложениями, которые действительно максимально полно удовлетворяют потребности конкретной компании.

Итак, при сравнении систем, необходимо обратить внимание на такие аспекты:

• Факторы, относящиеся к разработчику/поставщику:
  • опыт работы на украинском рынке. История компании-разработчика, компании-поставщика программного обеспечения;
  • количество успешных внедрений поставщиком;
  • уровень компетентности специалистов поставщика в предметной области бизнеса, знание модели расчета стоимости проекта, возможностей проведения бизнес-тренингов, возможностей по сопровождению и поддержке ПО, организации и управлению проектом внедрения;
  • спектр дополнительных услуг, которые предоставляются компанией-поставщиком программного обеспечения;
  • деятельность разработчиков в отношении развития, модификации программного обеспечения. Гарантированность дальнейшей разработки и развития системы.

• Факторы, относящиеся к функциональным характеристикам системы:
  • завершенность разработки, функциональная полнота;
  • масштабируемость — возможности по наращиванию функционала добавлением дополнительных модулей, сохранение мощностных показателей при расширении массива данных, увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов;
  • комплексность решения задачи;
  • интегрированность — возможность обмена данными с другими программами, экспорта данных для их дальнейшего анализа;
  • открытость системы — система должна быть построена на открытых стандартах и включать средства разработки, что поможет настроить ее под нужды отдельного предприятия; поддержка иностранных валют и курсов их перерасчета;
  • соответствие требованиям национального законодательства, оперативность учета изменений законодательной и нормативной базы.

• Факторы, относящиеся к техническим характеристикам системы:
  • класс системы;
  • платформа, на базе которой разработан программный продукт (система управления базами данных);
  • высокая производительность, эффективная обработка больших и интенсивно возрастающих массивов данных;
  • быстродействие (затраты времени на решение задачи пользователя);
  • уровень требований к комплексу технических средств (занимаемый объем памяти, быстродействие процессора, свободное пространство на диске, др.);
  • степень и простота настройки;
  • количество пользователей;
  • возможность работы в сети.

• Факторы, относящиеся к составу системы:
  • имеющиеся модули системы;
  • набор отчетов, отображающих состояние сложных взаимосвязанных массивов данных;
  • сферы использования (главные параметры: область и размер предприятия, на которые в большей мере сориентирован данный программный продукт);
  • соответствие системы критериям достаточности и «неизбыточности»;
  • качество пользовательского интерфейса;
  • трудоемкость освоения пользователями.

• Факторы, относящиеся к характеристикам надежности системы:
  • наличие средств защиты от несанкционированного доступа;
  • контроль над правами доступа к системе и действиями пользователей;
  • надежность функционирования при беспрерывной круглосуточной работе;
  • возможность в реальном режиме времени отслеживать состояния элементов системы;
  • возможность оптимального и оперативного пополнения товарных запасов;
  • возможность быстро и гибко делегировать права доступа пользователям системы.

При выборе системы автоматизации торговой отрасли программному продукту следует предъявлять особые требования. Среди них выделим следующие:

• возможность ведения учета в организации с разными формами торговли (розничной, оптово-розничной, оптовой) и схемами учета;
• возможность учета по покупным ценам или ценам продажи для предприятий розничной или оптово-розничной торговли;
• ведения продаж и учета по дополнительным признакам товара: сорт, размер, вид;
• необходимость ведения полного учета взаиморасчетов с поставщиками, покупателями, комитентами и комиссионерами в разрезе договоров, которые заключаются с конкретной фирмой и обеспечивают правильное формирование проводок по каждому типу договора;
• возможности ведения учета договоров, в которых указываются даты начала и окончания договора, валюта, общая стоимость, возможность отнесения услуг на затраты обращения или на себестоимость, срок отсрочки платежа (если это необходимо) и дополнительная информация на усмотрение заказчика;
• обеспечение проведения полного складского учета (инвентаризации, списания, перемещения между складами, между складом и торговым залом, переоценки товаров);
• возможность выбора метода учета товарных запасов;
• учет остатков товаров в отделах по ценам продажи;
• учет товара, который возвращается покупателями;
• прогнозирование спроса на основе количественных расчетных методик;
• автоматическое пополнение запасов при помощи заложенной в программе системы решений о времени и количестве заказываемых товаров; этот блок задач должен включать планирование ассортимента по результатам анализа рентабельных и неходовых товаров, а также с учетом цен, условий и периодичности поставок, вариации спроса;
• комплекс показателей эффективности управления товарным потоком;
• работа по программам лояльности, маркетинговым мероприятиям, поддержка дисконтных и кредитных карточек.

Исходя из перечисленных критериев, менеджер получает возможность провести более глубокий анализ программного продукта, а также поставщика и разработчика системы автоматизации. Среди наиболее популярных систем, представленных на отечественном рынке программного обеспечения, можно выделить следующие решения для розничной торговли (табл. 2) — среди них продукты, разработанные исключительно для торговой отрасли и декларирующие свою универсальность — использование в различных отраслях. Таким образом, мы рассмотрели лишь один из аспектов автоматизации — процесс выбора средства, позволяющего решить поставленные компанией задачи. Однако именно на подготовительном этапе внедрения системы и реорганизации бизнес-процессов компании наиболее важна правильная расстановка акцентов, что позволит избежать ошибок в дальнейшем.

Об авторе:

Татьяна ТУЧИК, экономист-аналитик.