Определение стоимости ИТ-проекта по методу аналога

Иллюстрация: Shutterstock

Введение

В современном мире всем компаниям, даже не очень большим, приходится внедрять в свою работу различные информационные системы. И чем больше компания, тем более разнообразное программное обеспечение требуется для ее эффективного функционирования. Причем зачастую необходима не просто покупка и установка готового коробочного продукта, но создание уникальной системы, максимально отвечающей потребностям компании, или значительная адаптация уже существующих информационных систем, а спустя некоторое время еще и модернизация внедренного решения. Все это приводит к тому, что количество проектов по созданию и модернизации информационных систем занимает значительное место в ряду проектов, которые ведут крупные компании.

Отвечая потребностям рынка, в настоящее время в России сформировался многочисленный пул ИТ-компаний, предлагающих реализацию проектов по созданию информационных систем. Между тем, по мнению многих экспертов, доступных и удобных инструментов, позволяющих на этапе формирования заказа определить стоимость создания или модернизации ИТ-системы, на сегодняшний день не существует.

Самыми распространенными способами определения стоимости такого проекта пока что являются обращение к открытым источникам (Интернет, сведения, опубликованные или предоставленные ИТ-компаниями) или к экспертному мнению и метод аналога. В данной статье мы рассмотрим метод аналога как наиболее эффективный инструмент получения объективной оценки проекта, основанный на анализе имеющегося у компании опыта и исторической информации о стоимости выполненных проектов.

С помощью этой методики можно определить, во что обойдётся услуга по разработке с нуля или модернизация уже существующей информационной системы практически любого масштаба и сложности. Имея даже небольшой опыт реализации проектов по созданию / модернизации информационных систем, специалисты компании могут самостоятельно рассчитать данным методом стоимость работ, не обращаясь за коммерческими предложениями в ИТ-компании и не привлекая (или привлекая в минимальной степени) квалифицированных экспертов.

Еще одним преимуществом данной методики является возможность определить отклонение фактической стоимости проекта по контракту от изначального расчетного значения, что может быть необходимо для обоснования стоимости проекта в различных ситуациях.

Подход и работы-аналоги

В качестве основного подхода для расчета стоимости проекта в предлагаемом методе используется декомпозиция работ. В частности, создание или модернизация информационной системы рассматривается как проект, который декомпозируется на отдельные последовательные активности, имеющие уникальный характер (работы). Следующим этапом (рис. 1) является определение повторяющихся, типовых работ, из которых складывается создание информационной системы. Для этого имеет смысл проанализировать ранее реализованные в компании проекты по созданию или модернизации информационных систем, а также профессиональный опыт программистов компании. На основе этого анализа формируется список типовых работ. Например, такой:

1. Проведение обследования и подготовка отчета.
2. Разработка техзадания на разработку новой системы.
3. Проектирование доработок системы.
4. Разработка программных компонентов системы.
5. Формирование рабочей документации.
6. Опробование или опытная эксплуатация.
7. Обучение пользователей.
8. Осуществление поддержки
   и т.д.

Эти работы становятся работами-аналогами, и в каждом новом рассчитываемом проекте компании декомпозиция производится именно на них.

Определение исходных данных

На следующем этапе определяются параметры, оказывающие влияние на стоимость проекта. Все исходные данные, необходимые для расчета, можно разбить на две группы: параметры системы и параметры работ.

Опираясь на анализ уже реализованных проектов создания / модернизации информационных систем, необходимо выделить ряд параметров, присущих системе в целом (показатели сложности системы) и каждой работе-аналогу (показатели сложности работы). При этом каждой работе-аналогу может соответствовать два-три параметра, и набор этих параметров для каждой работы будет разным. Показателями сложности системы могут являться:

• количество пользователей;
• доступность (допустимое количествово часов простоя в год);
• отказоустойчивость;
• число экранных форм (учетных карточек);
• число выходных печатных форм документов;
• число статистических или аналитических отчетов;
• количество предыдущих контрактов на создание / развитие системы;
• количество бизнес-процессов, автоматизируемых системой
• и т.д.

Показателями сложности работы (параметрами работ-аналогов) могут выступать:

• число выездов для консультаций (в пределах го­рода);
• число удаленных консультаций по телефону / электронной почте;
• объем обучения методом очного семинара на площадке исполнителя;
• объем очного группового обучения на площадке заказчика;
• количество документов;
• число диаграмм / графиков;
• количество часов поддержки;
• количество методов обследования;
• необходимость проверки и корректировки сведений, вносимых пользователями;
• относительная глубина модернизации (в процентах от объёма модернизации всей системы);
• масштаб (в процентах относительно полной эксплуатации)
• и т.д.

Параметры работ-аналогов определяются на основе фактических параметров уже реализованных ранее проектов создания / модернизации информационных систем. Вместе с работами-аналогами, к которым они относятся, эти параметры составляют историческую базу данных, используемую для расчета стоимости планируемого проекта по созданию / модернизации информационных систем методом аналога.

В соответствии с методом для каждого нового расчета стоимости определяются параметры системы и работ. Специалисты компании, разбирающиеся в информационных системах и понимающие, какая доработка требуется, производят декомпозицию работ нового проекта на основе существующих работ-аналогов и определяют значения параметров. Единственным параметром, который не определяется на данном шаге, является стоимость искомых работ, так как она вычисляется и, собственно, и представляет результат расчета.

Каждому значению параметра соответствует коэффициент, влияющий на стоимость проекта. Они определяются автоматически по соответствующим шкалам «показатель — коэффициент», которые разрабатываются при внедрении методики.

Принципы расчета

После определения коэффициентов для работ следует этап определения их стоимости. Расчет основывается на пропорции между коэффициентами и стоимостью работы-аналога и коэффициентами и стоимостью работы в оцениваемом проекте.

Для некоторых работ стоимость определяется исходя из комбинации двух принципов — из пропорции и путём перемножения части параметров на единичные расценки. Таким образом повышается точность оценки.

Стоимость некоторых работ в большой мере зависит от показателей, которые не имеют зависимости ни от каких других аналогичных работ или проектов и определяются компанией для каждого проекта индивидуально. Применение только пропорции для определения стоимости таких работ необоснованно и заведомо неточно.

После определения стоимости искомых работ производится суммирование их стоимостей и определяется стоимость всего проекта.

База данных

Таким образом, определенные на первых этапах исходные данные составляют базу для расчета новых проектов по методу аналога.

Эту базу данных составляют пять компонентов:

• собственно работы-аналоги,
• стоимость этих работ,
• значения их параметров,
• шкалы для определения коэффициентов искомых работ по их показателям,
• расчеты предыдущих проектов, содержащие стоимости и все параметры работ и систем.

Разумеется, приведенные компоненты не являются определенными раз и навсегда. Методика предполагает их периодическую корректировку, например, по истечении года после утверждения базы данных работ-аналогов. Обновление компонентов необходимо также в случае, если:

• в двух и более проектах появляется работа, для которой нет работы-аналога;
• вследствие изменения рынка стоимости работ-аналогов перестают соответствовать действительности.

Корректировка параметров производится на основе анализа отклонений расчетной стоимости всего проекта или отдельных работ от стоимости по заключенному контракту.

Расчеты предыдущих проектов могут быть очень полезны при определении параметров новой системы, когда еще не сложилось четкое понимание значений ее параметров. Тогда можно взять среднее значение определяемого параметра для проектов, реализованных ранее.

Точность системы

Согласно данным из открытых источников на этапе инициации ИТ-проекты могут иметь точность от -30 до +50%. Однако пробные расчеты отклонений стоимости проектов с применением метода аналога показали, что методика дает значительно более точный результат.

Точность методики зависит от нескольких факторов:

• Во-первых, от стоимости работ-аналогов. Их значения тщательно проанализированы и представляют собой выверенную величину, рыночную стоимость.
• Во-вторых, от набора параметров. Многолетний опыт экспертов, участвовавших в создании методики, позволил выделить именно те параметры, которые, с одной стороны, отражают все значимые стоимостные факторы, а с другой — легко определяемы при наличии даже небольшого опыта руководства проектами по созданию информационных систем.
• В-третьих, точность расчета обуславливается шкалами, по которым определяются коэффициенты сложности системы и работ. По сути эти шкалы представляют собой оцифровку опыта и интуиции экспертов.

Результаты тестирования методики

Данная методика разрабатывалась на базе компании, имеющей богатый опыт реализации проектов создания / модернизации информационных систем различного масштаба — вплоть до охватывающих все субъекты РФ. После разработки производилось тестирование методики. Пользователь получал контракт, из которого извлекал исходные данные для расчета, подставлял их в таблицу-шаблон и получал расчетную стоимость проекта. Затем расчетная стоимость сравнивалась с контрактной. Вычислялось отклонение, и если оно попадало в интервал от –30 до +50%, тест считался удачным. Внимание уделялось не только точности, но и стабильности результата (попадания — непопадания расчетного значения в допустимый интервал).

Сначала тестирование проводили неподготовленные сотрудники, не имеющие знаний о структуре и составе информационных систем. Его результаты можно охарактеризовать как 50/50: половина расчетов умещалась в допустимый интервал -30...+50%, половина — нет. Несмотря на неудовлетворительный результат, данное тестирование показало важные «тонкие моменты» методики. Наибольшие трудности у пользователей вызывало не определение значений параметров, как предполагалось, а поиск пар «искомая работа — работа-аналог». Это объясняется как раз неподготовленностью тестирующих, тем, что они не знают специфику ИТ-проектов. Зачастую параметры и их значения, необходимые для расчета, не были указаны в контрактах в явном виде. Однако общие технические знания экспертов, логика и аналитика позволяли извлекать большинство нужной информации. То же, что требовало профессиональных знаний, — идентификация искомых работ, соответствующих работам-аналогам из базы данных, — вызывало наибольшую трудность и сильнее всего влияло на точность расчета.

Затем к тестированию методики приступили специалисты из данной сферы. Это были представители заказчика (руководители проектов по созданию / модернизации информационных систем, исполнители контрактов) и сторонние эксперты (представители компании — разработчика информационных систем). Результаты тестирования этой группой пользователей дали гораздо более точные, а главное, стабильные результаты. Все протестированные контракты не просто попали в допустимый интервал, но показали весьма хорошую точность — в интервале 0…+25%.

Следует отметить, что тестирование экспертами дало только положительные отклонения. Отклонение получается положительным, если расчетная стоимость выше фактической. Это соответствует логике рынка: на конкурс выставляется некая цена, которая в результате конкурентных торгов уменьшается, так что фактическая стоимость оказывается ниже расчетной. Отрицательное отклонение означало бы для заказчика, что оценочная стоимость проекта занижена, а это нежелательно для успешного проведения торгов. Ведь если заказчик выставит на конкурс заниженную по отношению к рынку цену, то велика вероятность, что никто из исполнителей не заинтересуется данным лотом и контракт не будет заключен.

Использование описанной методики несет ряд преимуществ для заказчиков информационных систем. Она позволяет определить стоимость будущего проекта силами экспертов компании, без привлечения сторонних лиц, быстро и довольно точно. Кроме того, особое внимание нужно обратить на выгоды от использования исторической базы значений стоимости и параметров работ-аналогов.

Единожды создав такую базу, ее можно поддерживать в актуальном состоянии, затрачивая на это минимум усилий. Уже достаточно не определять повторно стоимости работ-аналогов, а увеличивать их на определенные значения, следуя рыночным тенденциям, — т.е. используя в качестве основы имеющуюся в методике базу данных, формировать свою.

Возможность добавлять в базу данных новые работы-аналоги расширяет спектр применения методики. Однако при этом следует помнить, что вместе с новыми работами в базу могут прийти и новые параметры, а это уже приведет к переделке таблицы-шаблона и созданию новых шкал, которые своей неточностью и несовершенством могут снизить точность получаемых результатов.

Есть и еще один плюс: многократные расчеты стоимости проектов по созданию / модернизации информационных систем с использованием методики дают прекрасный статистический материал для последующих расчетов. Как уже говорилось выше, на стадии инициации иногда затруднительно определить некоторые параметры системы или работ. Тогда на помощь приходит историческая база данных: можно рассчитать среднее значение подобных параметров для подобных систем или работ и подставить его в расчет. Чем больше в базе данных расчетов, тем точнее будет определенный таким образом параметр.

Необходимо отметить и фактор повышения достоверности базы данных с ростом количества расчетов. Чем больше рассчитанных по этой методике и реализованных проектов будет попадать в базу данных, тем достовернее она будет становиться и, значит, тем больше будут набирать «исторический вес» стоимости работ-аналогов, а также шкалы. Большое количество проверок (а каждый реализованный проект с допустимым отклонением расчетной цены от фактической является положительным результатом этой проверки) также повышает достоверность базы данных, так что в итоге ей может быть придан статус эталона если не в масштабах региона или страны, то в рамках одной компании.

Еще одно полезное назначение методики в целом и базы данных в частности — прозрачность и обоснованность расчетов стоимости проектов по созданию / модернизации ИТ-систем. Обратный расчет может быть нужен для акционеров компании или для проверяющих органов. Рассчитав стоимость проекта «прямым ходом» и заключив контракт по стоимости несколько ниже расчетной, можно провести обратный расчет (так же, как проводилось тестирование), и полученное отклонение наверняка войдёт в интервал допустимых. Методика позволяет быстро и точно определять стоимость проектов по созданию / модернизации информационных систем, экономя время и деньги компании. Если необходимо определить стоимость такого проекта на стадии его инициации или сформировать и утвердить план финансирования, то данная методика послужит наиболее простым, доступным и достоверным инструментом.

Об авторе:

Андрей Майстренко, Project Management Engineer (PME), руководитель проектов компании PM Expert.