 |
Во многих организациях CIO играет важную роль в автоматизации управления бизнес-процессами. Однако у «айтишников» есть как технологические, так и политические причины не участвовать в их автоматизации. Она дает значимый эффект только для зрелых и формализованных процессов, то есть прежде, чем что-то автоматизировать, необходимо заниматься бизнес-консалтингом, что несколько не соответствует роли ИТ в компании. С другой стороны, формальное развертывание ИТ-систем, без адаптации бизнес-процессов, приведет к тому, что CIO окажется виновным в тратах бюджета и недостигнутых KPI. Опять же для автоматизации нужны соответствующие технологические решения и обученный персонал. Безусловно, решений на рынке масса, вот только ROI от автоматизации нужно считать на как можно более длительных сроках, а главное, по возможности не вспоминать об этом показателе после завершения проекта. К сожалению, слишком часто соотношение расходов и доходов от автоматизации не радует.
Какие еще есть причины отказаться от автоматизации процессов:
- банальное сопротивление изменениям;
- неудачный опыт предыдущих проектов автоматизации;
- сложность проекта и необходимость привлечения большого количества персонала;
- трудности с количественной оценкой окупаемости автоматизации (с оценкой ROI);
- небезопасность (потенциальная уязвимость предлагаемых для автоматизации систем);
- стоимость;
- большие инвестиции в унаследованные ИТ-системы. В данном случае унаследованными системами могут стать и вполне актуальные продукты, внедрение которых завершилось всего 2-3 года назад, и те, что только-только начали более или менее эффективно работать в компании;
- недостаточная организационная готовность к автоматизации;
- сложный выбор решения для автоматизации (невозможность выбрать решение с максимальным ROI);
- невозможность интеграции с существующими ИТ-системами;
- несовершенство бизнес-процессов (для того чтобы автоматизировать некоторые процессы, потребуется перестроить весь бизнес компании).
Доводы в пользу автоматизации
Когда бизнесом овладевает идея автоматизации бизнес-процессов, то, к сожалению, тут не до выбора оптимального решения и соответствия «лучшим практикам». Задача должна быть решена быстро, с помощью известного бренда, и при этом решение должно моментально заткнуть какую-то дыру в компании. Объяснить, что в случае с бизнес-процессами быстро не получится, обычно сложно. В довершение всего консультанты разных вендоров единодушно обещают именно те результаты, которых хочет бизнес, и именно в те сроки, которые бизнес называет. Конечно, обычно даже оптимистично настроенные продавцы не обещают завершить все внедрение за 1-2 месяца, но все же какой-то результат в этой точке уже должен быть, да и лицензии на продукт уже будут оплачены. Если процесс нельзя предотвратить, то стоит его возглавить и направить деньги и энергию в нужное русло.
Предотвращение потери доходов благодаря повышению эффективности работы. Всё же ручной труд неэффективен и к тому же довольно часто не может быть распараллелен. Автоматизация части рутинных операций сотрудников и предотвращение потерь времени за счёт мгновенной доставки электронных документов и параллельного выполнения различных шагов бизнес-процесса позволяет иногда в десятки раз увеличить его скорость. Банальное согласование и утверждение электронного документа может занимать несколько минут — вместо нескольких дней, которые требовались для получения всех подписей на бумажном документе.
Предотвращение потери доходов, вызванных человеческими ошибками. Чем хороши правильно сделанные автоматизированные системы, так это встроенной защитой от ошибок. Вы не можете сделать опечатку в адресе, вы не заполните форму нечитаемым почерком, вы должны будете внести все необходимые данные — и система (в идеале) подскажет, если они не соответствуют ожидаемым параметрам. Конечно, человек всегда сможет найти такой способ ошибиться, которые встроенной защитой не будет выявлен. Однако количество ошибок все равно снижается на несколько порядков.
Оптимизировать эксплуатационные расходы за счет сокращения специализированного персонала (не из числа ИТ). Автоматизация ручного труда радикально сокращает потребности в персонале. Компания может уволить лишних сотрудников, может заняться расширением бизнеса и т. д. В любом случае CIO может исходное сокращение потребности в персонале записать на свой счёт и внести в ROI решения.
Ускорить достижение стратегических целей компании благодаря простоте и прагматизму ИТ-решений. Разговоры о стратегических целях бизнеса — это часто разговоры ни о чём. Никто особо не рвется их выполнять, так как у большинства руководителей бизнес-подразделений нет реальных средств, влияющих на достижение таких целей. Когда CIO руководит автоматизацией ключевых бизнес-процессов компании, у него появляются рычаги влияния на стратегию, и тем самым он может значительно расширить доступные ему возможности и ресурсы.
Преодоление изолированности бизнес-подразделений компании. В крупных компаниях, а тем более в холдинговых структурах различные бизнес-подразделения действуют практически независимо друг от друга. Бизнес-подразделение — это типичный «айтишный» черный ящик: на вход подаются одни данные, на выходе они преобразованы. Что происходит внутри, никто не знает. Согласовать входы и выходы различных подразделений — сложная и нетривиальная задача. Правильно внедрённая автоматизация бизнес-процессов позволяет преодолеть подобную изолированность. Участники процесса выполняют свои функции и согласуют свои действия в зависимости от их роли в процессе, а не в соответствии с их местом в организационной структуре компании.
Управление процессами — не только автоматизация
Банально, но когда речь заходит о бизнес-процессах, то даже «айтишники» вынуждены в первую очередь обсуждать людей и процессы, и только во вторую — технологии. Управление бизнес-процессами, помимо автоматизации, включает в себя оптимизацию процессов и приведение их к «лучшим практикам». Поэтому важно следующее.
Разработка и автоматизация бизнес-процессов должны идти рука об руку с разработкой архитектуры системы управления предприятием. Главной задачей управления бизнес-процессами должна быть оптимизация процессов, которая позволит компании достичь своих целей наиболее эффективным и действенным способом.
Управление изменениями должно осуществляться совместно с менеджером проекта по автоматизации на протяжении всего жизненного цикла. Управление изменениями требует сильного менеджмента со стороны CIO, а также осознания необходимости изменений и их принятия от руководства компании и бизнес-подразделений.
Автоматизация управления бизнес-процессами не должна быть самоцелью. Часто автоматизация осуществляется с чисто технической точки зрения, без правильного экономического обоснования. Необходимо определить, какую выгоду даст автоматизация, с учётом стоимости проекта, повышения производительности и новых возможностей для получения доходов.
Управление бизнес-процессами — это и наука, и искусство. Оно должно быть эффективным и использовать средства автоматизации и оптимизации. Только правильная методология и слаженность на всех уровнях позволят управлять процессами со стратегической точки зрения.
|
|
