Відповідь з вашим резюме в один клік тут: INTERSOS Application
ІНТЕРСОС Україна — підрозділ міжнародної гуманітарної організації INTERSOS.
Ми надаємо допомогу постраждалим від надзвичайних ситуацій, збройних конфліктів та природних катастроф. Насамперед ми допомагаємо найбільш вразливим категоріям: дітям, жінкам, людям похилого віку, переміщеним особам, які вимушено покинули домівки та переїхали до більш безпечних місць, а також тим, хто не може покинути небезпечні регіони і залишається під постійною загрозою.
Команда екстреної допомоги ІНТЕРСОС знаходиться у Одесі, Дніпрі, Харкові та розширює свою діяльність в Миколаєві та Херсоні.
ІНТЕРСОС Україна надає економічну, гуманітарну та медичну допомогу, психологічну підтримку, проводить освітні заходи, постачає лікарські засоби та обладнання в медичні заклади, надає притулок та забезпечує базові потреби людей. За рік роботи в Україні наша команда надала допомогу більш ніж 100 тисячам людей. З них 75 тисяч людей було охоплено програмами захисту, профілактики та невідкладної допомоги. 3 тисячі медичних консультацій було проведено у віддалених регіонах, не охоплених офіційною системою охорони здоров’я. 49 медичних закладів отримали медикаменти, медичне обладнання та техніку.
Ми відкриваємо вакансію Менеджер з логістики та закупівель (Logistics & Supply Officer) у Харкові.
Зміст посади:
Здійснювати або контролювати всю діяльність з логістики, постачання та ІТ в офісі та на супутніх проектах, відповідно до стандартів та протоколів ІНТЕРСОС для оптимальної експлуатації матеріалів, інфрастуктури та транспортних засобів.
Планувати, контролювати та керувати діяльністю з логістики та постачання для безперебійної операційної діяльності.
Звітування:
(Ієрархічне): Керівнику з логістики (закупівель) (в разі його відстуності — Координатору з логістики та закупівель)
(Технічне): Керівнику з логістики (закупівель)
Завдання
Управління логістичними даними
- Внесення логістичних даних в ПЗ ІНТЕРСОС Логістика точно та вчасно. За потреби проводити навчання персоналу та підтримувати впровадження та використання ПЗ ІНТЕРСОС Логістика в міссії

Управління ланцюгами постачання та закупівель
- Планування, координація та контроль постачання офісу та визначення рівней пріорітетності. Впровадження відповідних інструментів та процедур
- Здійснення локальних закупівель (запит пропозицій та прямі закупівлі) товарів та послуг відповідно до вимог ІНТЕРСОС і донорів та інформування керівника про будь-які проблеми, пов’язані з якістю та наявністю товарів, які необхідно придбати
- Відслідковування платежів всіх постачальників і збір всіх необхідних підтверджуючих документів (як квитанції та накладні). Перед здійсненням оплати необхідно переконатися, що всі оригінали знаходяться в офісі координування
- Підтримка Менеджера з постачання в країні/Координатора з логістики в країні у проведенні закупівель вчасно на платформі ІНТЕРСОС, забезпечення завантаження та архівування документів належним чином у фінансовому відділі
- У співпраці з Координатором з логістики/Менеджером з постачання та менеджером проекту відповідати за ефективне використання IMS та запасів
- Дотримуватись визначеного плану закупівель і координувати закупівлі на місцях з персоналом проекту
- Надсилати запити на закупівлю менеджеру з постачання в країні для ITB та тендерів та/або будь-яких інших закупівель, які неможливо здійснити локально
- Сприяти переговорам з місцевими покупцями та підтримувати добрі відносини з постачальниками
- Проводити оцінку ринку та оновлення списків постачальників, які пройшли попередню кваліфікацію
- Оновлювати всі файлів постачальників в IPM
- Приймати участь в підготовці щомісячного логістичного звіту

Управління об'єктами та зв’язком
- Забезпечення та обслуговування офісних приміщень та гостьових будинків у належному житловому стані та відповідно до мінімальних стандартів та інструкцій ІНТЕРСОС. Забезпечити використання заходів безпеки та здійснювати інспекційні відвідування для оцінки потреб в ремонті/відновленні приміщень
- Забезпечення об'єктів відповідними ІТ та комунікаційною інфрастуктурами та обладнанням для підтримки програмних платформ ІНТЕРСОС та відповідно до політик та процедур, що забезпечить постійний зв’язок між столицею, проектами, офісами та штаб-квартирою та забезпечення належного управління офісами. Забезпечити проведення тренінгів для всього персоналу міссії щодо правильного використання наявного обладнання (наприклад, супутникові телефони, радіо HF/VHF, комп’ютери та ін.)

Управління активами (майном)
- Допомога в придбанні, використанні та обслуговуванні ІТ активів, офісного та проектного обладнання та комунікаційних засобів, забезпечуючи документування та реєстрацію всіх базових активів в IPM (з наданням унікальних номерів активів ІНТЕРСОС із занесенням в журнал)
- Допомога Менеджеру/Координатору з логістики у складенні списку активів в кінці проекту та контроль продовження активів відповідно до призначення разом з Програмою
- Регулярна щоквартальна перевірка основних засобів

Управління транспортом
- Забезпечення моделі керування автопарком ІНТЕРСОС, протоколами безпеки пересування та посібником із ідентификації бренду, регулярної перевірки автопарку та регулярного обслуговування, страхування транспортних засобів та сплати податків
- Контроль та моніторинг споживання палива, використання журналу обліку транспортних засобів, журналів технічного обслуговування, обліку масел та інших форматів і шаблонів для логістів. Контроль за оформленням належним чином документації логістичним персоналом
- Планування руху транспортних засобів, відстеження окремих поїздок, забезпечення виконання заходів безпеки

Управління персоналом
- Контроль діяльності консультантів та команди, яка підпорядкована

Безпека
- Моніторинг технічних аспектів політики задля зменшення ризиків для проекту, транспорту, зв’язку, захисту, визначення та підготовки технічних аспектів політики безпеки та керівних принципів, плану евакуації та плану дій у надзвичайних ситуаціях, щоденний моніторинг застосування правил безпеки за повідомлення керівника в разі виникнення будь-яких проблем. Для цього фахівець з логістики має створити відповідне середовище для обміну інформації щодо безпеки.

Вимоги до кандидата
- Вища освіта
- Бажано досвід роботи в НДО
- Знання української.
- Обов’язкове знання англійської мови — середній рівень
- Комп’ютерна грамотність (word, excel та internet) також радіо засобів
- Клієнто орієнтованість
- Гнучкіть
- Орієнтація на результат на якість
- Робота в команді та кооперація
- Управління стрессом
- Відданість принципам ІНТЕРСОС

Будь ласка, подайте заявку та надішліть своє резюме англійською мовою тут:INTERSOS Application

Контактна інформація →