MAG Ukraine
Position Title: HR Assistant
Duty Station: Kyiv
Type of Appointment: Fixed-term contract until 13.12.2024 with the possibility of extension
Estimated Start Date: 01October 2024
Closing Date: 22 September 2024
Salary: 45 000 UAH per month gross
About MAG:
MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.
About MAG in Ukraine:
Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response. MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict.
ABOUT THE ROLE:
The HR Assistant will help coordinate an effective HR service, including coordinating an effective recruitment and selection process. Responsibilities will include:
- Conduct recruitment, such as preparing and posting advertisements, registering applications, arranging interviews, preparing job offers, doing preliminary checks and assisting with onboarding
- Prepare correspondence for employees as instructed, including resignation letters, new start documentation, contract amendments, etc. in both English and Ukrainian
- Issuing staff identification cards and maintaining personnel files. Maintaining absence, attendance and leave records and updating files/records as required
- Reconciliation of information required for payroll preparation
- Complete data entry for monthly payroll
- Coordinate training programmes, workshops and other events with internal/external stakeholders and participants
- Maintain all HR documentation and keep all HR records and systems up to date
- Handling general HR queries from employees and external stakeholders

ABOUT YOU:
We are seeking a candidate with:
- Higher specialised education (bachelor's or master’s degree)
- Work experience in HR from 1 year desirable
- Knowledge of the labour legislation of Ukraine
- Limited exposure to military conscription
- Ability to work with large amounts of information
- High level of document management
- Attention to details
- Strong Ukrainian and English language skills
- · Computer literacy

How to apply:
This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter in English andUkrainian by 01 October 2024but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.
Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful.
Please note that as part of MAG’s commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed.
MAG is committed to the principles of diversity, equality and inclusion. If you think you would be suited to one of our roles we would welcome your application regardless of your background. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.
MAG Україна
Назва посади: Провідний фахівець з персоналу відділу персоналу
Місцезнаходження: Київ
Вид працевлаштування: Строковий договір до 13.12.2024 з можливістю продовження
Орієнтована дата початку: 01 жовтня 2024
Закриття вакансії: 22 вересня 2024, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата
Заробітна плата: 45000 грн на місяць без відрахувань
Про MAG:
MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін. Наше бачення — безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.
Про MAG в Україні:
З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. MAG також знаходиться в процесі акредитації, щоб розпочати проведення робіт зі знешкодження вибухонебезпечних предметів та розмінування в Україні з метою рятування життя людей, які постраждали від конфлікту.
ОПИС ВАКАНСІЇ:
Провідний фахівець з персоналу відділу персоналу допомагатиме координувати ефективну роботу відділу по роботі з персоналом, включаючи процес підбору та відбору кандидатів, надання щоденних порад та інструкцій щодо політики відділу по роботі з персоналом.
Обов’язки включатимуть:
- Проведення підбору персоналу, підготовка та розміщення оголошень, реєстрація заявок, організація співбесід, підготовка пропозицій про роботу, проведення попередніх перевірок та допомога з адаптацією
- Підготовка кореспонденції для працівників згідно з інструкціями, включаючи заяви про звільнення, документацію про новий початок роботи, зміни до контракту тощо англійською та українською мовами.
- Видача кадрових карток та ведення особових справ. Ведення записів про відсутність, відвідування та відпустки та оновлення файлів/записів за потреби
- Звірка інформації, необхідної для складання заробітної плати
- Повне введення даних для місячної заробітної плати
- Координація навчальних програм, семінарів та інших заходів з внутрішніми/зовнішніми зацікавленими сторонами та учасниками
- Ведення кадрової документації та оновлення всіх кадрових записів та систем
- Обробка загальних кадрових запитів від співробітників і зовнішніх зацікавлених сторін

ПРО ВАС:
Ми шукаємо кандидата з:
- Вищою спеціальною освітою (бакалавр або магістр)
- Досвідом роботи в HR від 1 року
- Знанням трудового законодавства України
- Обмежений вплив на військову службу
- Вмінням працювати з великими обсягами інформації
- Високим рівнем володіння документообігом
- Увагою до деталей
- Високим рівнем володіння українською мовою
- · Достатнім рівнем володіння англійською мовою
- Комп’ютерна грамотність

Як подати заявку:
Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист УКРАЇНСЬКОЮ та АНГЛІЙСЬКОЮ мовами до 22 вересня 2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.
Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.
Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена.

Контактна інформація →