Асистент (ка) CEO
Компанія: Prai.us
Про нас:
Prai.us — це компанія, що спеціалізується на PR та маркетингових послугах для компаній, пов’язаних із фондовими ринками. Наша місія — допомогти бізнесам зміцнити свою присутність на ринку, покращити репутацію та залучити нових інвесторів через інноваційні PR-стратегії та ефективні комунікації.
Опис вакансії:
Ми шукаємо організованого та проактивного Асистента (ку) CEO, який приєднається до нашої динамічної команди. Ідеальний кандидат буде підтримувати CEO в адміністративних, операційних завданнях, допомагати у веденні документації для грантових заявок, а також забезпечувати злагоджену координацію роботи всіх відділів компанії.
Обов’язки:
Координація роботи CEO:
- Планування та організація розкладу CEO, координація зустрічей, заходів та робочих проєктів.
- Відстеження виконання ключових завдань та дотримання термінів, комунікація з командами для забезпечення оперативного вирішення задач.
- Підготовка щоденних та щотижневих звітів для CEO щодо статусу проєктів. Підготовка та управління документацією:
- Створення, редагування та підтримка документації, звітів, презентацій та інших матеріалів.
- Написання та перевірка документації для грантів, підготовка та організація всіх необхідних матеріалів для подання заявок.
- Забезпечення точності, структури та збереження всіх документів в електронних базах даних. Організація зустрічей та участь у дзвінках:
- Організація та ведення зустрічей з клієнтами, партнерами та внутрішніми командами.
- Підготовка до зустрічей: складання порядку денного, збір необхідних матеріалів.
- Ведення нотаток, підготовка протоколів зустрічей та відстеження виконання дій після кожної зустрічі. Фінансове управління та бухгалтерія:
- Допомога в базових бухгалтерських завданнях: облік витрат, контроль бюджету, управління фінансовими транзакціями.
- Співпраця з фінансовою командою для підготовки щомісячних звітів.
- Ведення обліку рахунків, квитанцій, інвойсів та управління іншими бухгалтерськими процесами. Адміністративна підтримка:
- Ведення кореспонденції від імені CEO, відповідь на запити клієнтів та партнерів.
- Організація відряджень: бронювання квитків, житла, складання маршруту.
- Управління внутрішніми комунікаціями та координація корпоративних заходів. Проєктний менеджмент:
- Підтримка реалізації спеціальних проєктів, наданих CEO, включаючи дослідження, аналіз та складання звітів.
- Забезпечення виконання всіх аспектів проєкту у співпраці з різними відділами.
- Відстеження проєктних завдань, розподіл ресурсів та надання статус-апдейтів CEO. Підтримка роботи з клієнтами:
- Забезпечення високого рівня клієнтського сервісу через оперативні відповіді на запити та професійну комунікацію.
- Ведення бази даних клієнтів, оновлення контактної інформації та відстеження виконання договірних зобов’язань.
- Організація регулярних дзвінків із ключовими клієнтами для обговорення прогресу проєктів. Дослідження та аналітика:
- Проведення досліджень ринку, відстеження трендів та аналіз інформації, яка може бути корисною для розвитку компанії.
- Підготовка аналітичних звітів для підтримки стратегічних рішень CEO.
- Моніторинг конкурентів і складання порівняльних звітів Ведення архіву та управління даними:
- Створення, підтримка та організація електронних архівів для всіх важливих документів та звітів.
- Забезпечення конфіденційності та належного збереження інформації.
- Регулярне оновлення інформаційних ресурсів компанії.

Вимоги:
- Досвід роботи на посаді асистента керівника або в аналогічній адміністративній ролі.
- Відмінні організаційні та навички управління часом.
- Сильні навички письмової та усної комунікації.
- Володіння офісним програмним забезпеченням (наприклад, Microsoft Office Suite, Google Workspace).
- Базові знання бухгалтерського обліку та ведення фінансової документації.
- Досвід підготовки документації для грантових заявок буде великим плюсом.
- Здатність працювати в умовах багатозадачності та ефективно розставляти пріоритети.
- Високий рівень конфіденційності та тактовності.
- Проактивні навички розв’язання проблем.
- Здатність працювати як самостійно, так і в команді.
- Готовність працювати за робочим графіком Нью-Йорка (Eastern Time Zone).

Що ми пропонуємо:
- Конкурентоспроможну зарплату та пакет соціальних пільг.
- Можливість працювати в інноваційній сфері PR та маркетингу.
- Професійний ріст та розвиток у команді професіоналів.
- Підтримуючу та співпрацюючу корпоративну культуру.
- Гнучкий графік роботи з можливістю віддаленої роботи.

Контактна інформація →