Компанія «Делойт» шукає кваліфікованих кандидатів на посаду Фахівця з адміністративних питань для підтримки Проекту USAID «Підтримка реформ охорони здоров’я» (далі — Проект).
Посада: Фахівець з адміністративних питань
Період зайнятості: 15/11/2024 р. — 31/03/2025?? р. (з можливістю продовження)
Інформація про Проєкт:
Мета діяльності Проєкту USAID «Підтримка реформи охорони здоров’я» (Проєкт) полягає у підтримці прозорої, підзвітної та ефективної системи охорони здоров’я, здатної задовольняти потреби населення України. Сприяння реформуванню сектору охорони здоров’я, підвищення прозорості та боротьба з корупцією зменшать власні витрати громадян на охорону здоров‘я та покращать доступ українців до високоякісних та заснованих на доказах медичних послуг. Ліквідація корупції є складовою кожного компоненту, який має бути виконаним у рамках Проєкту, а саме:
- Покращення управління у секторі охорони здоров’я.
- Сприяння трансформуванню моделі фінансування охорони здоров’я.
- Зміцнення кадрового потенціалу сектору охорони здоров’я.
- Підвищення прозорості, підзвітності системи охорони здоров’я та її чутливості до змін.
- Покращення системи надання послуг на всіх рівнях.

Обсяг послуг
Фахівець з адміністративних питань забезпечує організаційно-адміністративну підтримку Проєктному офісу з відновлення сектору охорони здоров’я (Проєктний офіс) при Міністерстві охорони здоров’я (МОЗ) України.
Опис послуг
Адміністративна підтримка діяльності Проєктного офісу:
- Організація та ведення документації Проєктного офісу, включаючи зберігання, структурування та архівування відповідних документів.
- Адміністративний супровід команд Проєктного офісу, включаючи координацію робочих процесів та планування внутрішніх ресурсів.
- Забезпечення належного обміну інформацією між командами, структурними підрозділами МОЗ України та зовнішніми партнерами, зокрема через електронні канали та системи документообігу.
- Організація та проведення навчальних сесій для команд Проєктного офісу з використання електронних інструментів та процесів управління завданнями.
- Підтримка процесів зворотного зв’язку для покращення командної роботи та вдосконалення управлінських підходів.
- Участь у підготовці звітів щодо роботи Проєктного офісу (щотижневих, щомісячних, щоквартальних).
- Координація внутрішніх та зовнішніх зустрічей з партнерами та стейкхолдерами, підготовка та оформлення протоколів зустрічей.
- Організація комунікацій з основними зацікавленими сторонами та підтримка оновлення інформаційних каналів Проєктного офісу (електронні розсилки тощо).

Забезпечення роботи електронних екосистем управління Проєктного офісу:
- Підтримка електронних систем управління завданнями та проєктами відповідно до вимог Проєктного офісу.
- Внесення інформації про проєкти, завдання та пріоритети в електронну екосистему та підтримка її актуальності для забезпечення прозорого доступу команди до ключової інформації.
- Розробка та впровадження шаблонів для документації та звітності, що полегшують процес управління інформацією в Проєктному офісі.
- Забезпечення єдиного стандарту ведення електронних записів та формування єдиної бази даних для усіх проєктів у межах Проєктного офісу.

Моніторинг виконання завдань та контроль дотримання термінів:
- Систематичний моніторинг виконання завдань у межах Проєктного офісу для забезпечення відповідності термінам, встановленим на етапі планування.
- Виконання регулярного аналізу прогресу реалізації завдань, забезпечення оперативного інформування керівництва Проєктного офісу про відхилення та затримки.
- Управління системою нагадувань та оповіщень щодо термінів виконання для ключових виконавців у межах Проєктного офісу.
- Проведення аудиту реалізації задач, оцінка продуктивності команд та внесення пропозицій щодо покращення управлінських процесів.

Аналітична підтримка та підготовка звітності для Проєктного офісу:
- Збір, обробка та аналіз даних з різних проєктних активностей Проєктного офісу з метою визначення прогресу, ресурсних потреб та можливих ризиків.
- Формування регулярних аналітичних звітів для керівництва Проєктного офісу, включно з ключовими показниками ефективності, зведеними даними про виконання завдань і основними рекомендаціями.
- Участь у підготовці презентацій для стратегічних сесій та звітів для керівництва з використанням інфографіки та візуальних аналітичних інструментів.
- Виявлення та документування успішних практик та підходів у реалізації завдань, створення бази знань для внутрішнього користування Проєктного офісу.

Місце роботи та відрядження
Фахівець з адміністративних питань працюватиме в м. Київ у Міністерстві охорони здоров’я України. Відрядження не передбачаються.
Вимоги
- Ступінь бакалавра (або вище)
- Відмінні навички письмового та усного спілкування, вживання дипломатичної та тактовної лексики навіть у стресових і термінових ситуаціях
- Вільне володіння українською мовою; професійний рівень володіння англійською мовою
- Досвід адміністративної роботи не менше 2 років; робота в державному секторі буде вважатися перевагою
- Відмінна особиста організованість та організаторські здібності для визначення пріоритетів та планування завдань
- Виняткова здатність дотримуватися термінів
- Відмінні навички проведення презентацій та організації зустрічей
- Здатність почуватися комфортно у мінливому середовищі
- Позитивний командний гравець із сильними навичками міжособистісного спілкування та налагодження стосунків
- Здатність проявляти ініціативу, діяти незалежно та орієнтуватися в неоднозначних ситуаціях
- Уважність до деталей
- Винахідливість і прагматичність під час розв‘язання проблем
- Уміння помічати неординарне та завершувати цикли
- Упевнений користувач Microsoft Word, Excel, PowerPoint та Outlook
- Досвід роботи з CRM системами та програмами проектного менеджменту буде вважатися перевагою
- Можливість працювати понаднормово, за потреби

Підпорядкування
Фахівець з адміністративних питань підпорядковуєтсья Менеджеру з питань відновлення та відбудови системи охорони здоров’я.
Кандидати, які відповідають вищезазначеним вимогам, повинні надіслати своє резюме, супровідний лист, та три контакти для перевірки рекомендацій на адресу [см. контактную информацию ниже] з темою листа Фахівець з адміністративних питань не пізніше 10 листопада 2024 року. На співбесіду будуть запрошені лише ті кандидати, які пройдуть попередній відбір.

Контактна інформація →