Yalta European Strategy (YES) and Victor Pinchuk Foundation is looking for Event Manager who will support the execution of numerous international events in winter 2025. This is a temporary three-month role requiring strong organizational skills and the ability to manage multiple tasks under tight deadlines.
We are looking for someone to take responsibility for:
- Producing detailed proposals for events (including timelines, venues, suppliers, legal obligations, staffing and budgets);
- Managing and coordinating suppliers and all event logistics (for example, venue, catering, travel);
- Handling budgeting and invoicing;
- Liaising and negotiating with vendors;
- Managing branding and communication;
- Developing, implementing and managing events;
- Supervising of set up, catering, security, sound and audiovisual rental needs, etc.;
- Supervising and coordinating the activities of the team, subcontractors and staff during the project

Requirements:
- 3+ years event management experience, including experience of planning & estimations, high level and detailed estimations, roadmaps, budgets (practical experience in high-level events with 500+ persons will be a plus);
- Willingness for foreign business trips;
- Risk management experience;
- Strong organizational, leadership, communication, and interpersonal skills;
- Ability to handle multiple tasks and meet deadlines;
- Proficiency in English; other languages are an asset;
- Flexibility to work extended hours as needed, especially near the event date.

Applications will close on Friday, 15 November, 2024.
Ялтинська Європейська Стратегія (YES) та Фонд Віктора Пінчука шукають Івент-менеджера/ку, який/а буде відповідати за проведення низки міжнародних заходів взимку 2025 року. Це тимчасова тримісячна посада, яка вимагає сильних організаційних навичок та здатності керувати декількома завданнями в умовах стиснутих термінів.
Ми шукаємо людину, яка візьме на себе відповідальність за:
- Підготовку детальних пропозицій для заходів (включаючи графіки, місця проведення, постачальників, юридичні зобов’язання, персонал і бюджети);
- Управління та координацію постачальників і всієї логістики заходу (наприклад, локація, кейтеринг, транспорт);
- Ведення бюджету і виставлення рахунків;
- Співпрацю і переговори з постачальниками;
- Управління брендингом і комунікацією;
- Розробку, впровадження та керування заходами;
- Контроль за монтажем, кейтерингом, безпекою, орендою технічного обладнання, тощо;
- Контроль і координацію діяльності команди, підрядників та персоналу під час проєкту.

Вимоги:
- 3+ роки досвіду в управлінні заходами, включаючи досвід планування та оцінки дорожніх карт та бюджетів (практичний досвід в організації заходів на 500+ осіб буде перевагою);
- Готовність до закордонних відряджень;
- Досвід управління ризиками;
- Сильні організаційні, лідерські, комунікаційні та міжособистісні навички;
- Здатність виконувати кілька завдань одночасно і дотримуватись дедлайнів;
- Вільне володіння англійською мовою; знання інших мов буде перевагою;
- Готовність працювати понаднормово, особливо напередодні заходу.

Дедлайн подачі заявок —п’ятниця, 15 листопада 2024 року.

Контактна інформація →