Официальный документ, выданный в нашем отечестве и который будет использован в иной стране, должен пройти процедуру легализации. Стоит отметить, что между странами СНГ действует Конвенция об оказании правовой помощи. В соответствии с одним из ее положений, документы, выданные в одной из договаривающихся стран, получают статус официальных без дополнительного удостоверения.
Документы, направляемые в другие страны, не участвовавшие в Минской конвенции, проходят длительный процесс легализации. Особой продолжительностью он отличается, если речь идет о консульской легализации. Она начинается с перевода документа на иностранный язык в бюро переводов, после чего он передается в нотариальную контору. Нотариус своей подписью и печатью заверяет достоверность копии ее правильный перевод на другой язык.
На следующем этапе легализуемый документ попадает в Федеральную регистрационную службу, где подтверждается печать и подпись нотариуса. Компетентные сотрудники МИДа, в свою очередь, удостоверяют, что подпись и печать, поставленная представителем Министерства Юстиции, является законной. После этого документ считается легализованным и передается на рассмотрение в консульство той страны, где планируется его использование. После завершения этого процесса документ получает статус официального и дает возможность его обладателю пользоваться определенными правами и полномочиями.
Для того чтобы консульская легализация прошла без проблем и закончилась благополучно, предоставленные документы должны соответствовать определенным требованиям. Их текст не должен допускать противоречий и быть ясным и понятным. Все численные данные в нем пишутся прописью, а все печати и подписи должны быть четкими и хорошо читаемыми.
Процедура консульской легализации сложна и продолжительна, поэтому в 1961г. состоялась Гаагская конференция, на которой был рассмотрен вопрос об ее упрощении. Страны-участники приняли решение об использовании апостиля. Он представляет собой специальный штамп, который ставится на документ и подтверждает его легализацию.
Упрощенный вариант легализации документов существует только между странами, подписавшими резолюцию Гаагской конференции. Наше государство присоединилось к решению, принятому в Гааге, только в 1993г. С тех пор оно получило возможность использования апостиля при легализации официальных документов.
