Про правила дорожного движения часто говорят, что они написаны кровью. Правила ивент-менеджера написаны потом, нервами и слезами. Само по себе каждое из них звучит просто, но их несоблюдение способно «убить» мероприятие напрочь. Итак, чтобы не повторять чужих ошибок, вам необходимо предусмотреть следующее.
Не стремитесь сделать все самостоятельно. Если вам необходимо организовать большое мероприятие – вам потребуются помощники и подрядчики. Но определить дедлайны, распределить задачи и контролировать их выполнение необходимо самостоятельно.- Планируемое мероприятие должно иметь четко поставленную цель и методику определения его результата. Необходимо понять целевую аудиторию, ее интересы и лишь потом начинать планировать. Недопустимо приспосабливать готовую идею к интересам тех, кому предназначается мероприятие. В результате получите потерю времени, авторитета и полное отсутствие намеченного результата. Цель мероприятия определяет выбор всех его составляющих – локации, формата, активностей.
- Отсутствие корпоративной политики не позволит провести эффективное мероприятие. Для определения его целей необходимо исходить из целей, которое ставит перед собой компания в целом.
- Нельзя халатно относиться к выбору места. Недостаточно определиться с выбором места проведения мероприятия по его описанию или отзывам. Необходимо лично посетить несколько отобранных мест и выбрать из них то, которое лучше всего соответствует духу и идее мероприятия. Проверьте помещение на все элементы будущего мероприятия: есть ли в помещении и работает ли звукоусиливающая аппаратура, достаточно ли в нем освещения и есть ли там туалет. Обнаружить такие «сюрпризы» прямо перед его началом – означает обречь его на фиаско.
- Внимательно относитесь к деталям. В работе инвентора не бывает мелочей. Если грузовик с оборудованием не может проехать в низкую арку у локации, то у вас должна быть наготове бригада грузчиков, которая перенесет технику в нужное место. Если вам требуется мощная звукоусиливающая аппаратура, а в помещении всего одна розетка, то вы должны понимать, что нагрузка на нее «вырубит» электричество в самый неподходящий момент. Вы можете не уметь сделать что-то самостоятельно, но знать то, что это необходимо сделать, вы должны.
- Проверяйте своих подрядчиков. В этом нет ничего обидного для них. Фирмы, гарантирующие качественное выполнение поставленных перед ними задач с удовольствием предоставят перечень заказчиков, которые подтвердят их квалификацию. Периодически контролируйте даже самых надежных, узнавайте, на каком этапе находятся их работы, успеют ли они к назначенному сроку. Так вы всегда будете иметь запас времени для ликвидации форс-мажорных ситуаций.
- Не полагайтесь на устные договоренности. Каждое обязательство партнера должно подтверждаться письменным договором. Только так можно быть уверенным в том, что мероприятие будет подготовлено в срок. Время, потраченное на разработку и заключение договоров, окупится вашим спокойствием. К тому же, однажды созданный типовой договор можно будет использовать в работе в дальнейшем.
- Определите зоны ответственности, назначьте ответственных и дайте им полномочия для принятия решений. Сосредоточьтесь на обще руководстве и контроле дедлайнов.
- Успешное мероприятие – не то, которое понравилось начальству, а то, которое понравилось его участникам.
- Изученное со стороны чужое мероприятие, несомненно, даст вам много полезного. Полезно попытаться посмотреть его с точки зрения организатора – как работает команда, догадаться, какие перед сотрудниками поставлены задачи, как сработали подрядчики, даже попытаться увидеть провалы и недочеты. Учиться все же лучше на чужих ошибках, чем на своих.
Провести свое первое мероприятие «без сучка и задоринки» трудно, почти невозможно. Что-то не получится, кто-то подведет. Важно не потерять голову в этот момент и не дать стрессу победить вас. Помните, ивент-менеджеры – обладатели пятой по стрессовости профессии в мире. А вам еще работать и работать – берегите себя.
Источник: Arena CS – профессиональный организатор конференций в Украине
