В словаре важных слов любого продвинутого управленца непременно есть термин «управление бизнес-процессами» (он же BPM, он же Business Process Management). По-хорошему, он должен отражать его повседневную деятельность (что логично, ведь ничего само по себе не работает и требует управления). Однако с подачи консалтинговых компаний, словосочетание приобрело несколько другое значение и стало чем-то очень важным, эффективным, дорогим и, соответственно, сложным и непонятным.
Тема BPM мусолится уже не первый десяток лет и активное продвижение BPM-систем и целых программных комплексов для управления бизнес-процессами дало свои результаты. Многие компании — от мала до велика — внедряют загадочные Business Process Management, хотя их значение мало кому до конца понятно, а эффективность — неоднозначна.
Мы не будем говорить о внедрении таких систем на крупных предприятиях со сложной структурой, множеством подразделений (часто географически разбросанных) и запутанными многоуровневыми процессами. Обсудим экономическую целесообразность использования BPM-систем в том случае, если вы, скажем пока небольшой и не сильно раскрученный ecommerce-стартап.
Обязательная и тотальная автоматизация сделала бизнес без использования всяческих сервисов, программ и прочих полезностей невозможным. Бумажные процессы канули в Лету и это закономерно, ведь обрабатывать заказы, управлять товаром и его остатками на складе, вести бухгалтерию по старинке, записывая чернилами в журнал перестали еще в позапрошлом веке. А делать все это в таблицах Excel можно до тех пор, пока у вас 3-5 заказов в неделю, когда же речь идет о нескольких десятках в сутки — управлять заказами вручную уже не представляется возможным.
Благо, рынок IT полон интересных решений для управления разными аспектами деятельности компании: от организации задач и ведения учета товара на складе до автоматизации работы фронт-офиса. И, что особо актуально для стартапа, их стоимость вполне демократична. Можно использовать разные сервисы для решения разных задач, а можно объединить их в единой системе (например, CRM, BPM и им подобном ПО). Второй вариант неплох тем, что позволяет создать нечто вроде единого информационного пространства для управления всей компанией и обеспечить полезными для СЕО и сотрудников инструментами, которые облегчают жизнь и способствуют процветанию бизнеса. В общем, читайте, просвещайтесь и берите на вооружение.
1. Организация задач
Практических у всех проектных организаций есть одна глобальная общая проблема — управление задачами. Ежедневно они работают с огромным количеством пунктов, которые нужно систематизировать, анализировать и как-то контролировать. В доисторические времена все это делалось с помощью таблиц Excel, сегодня же существуют различные сервисы типа Planfix или Planiro, которые сэкономят нервы, время и рабочие часы ваших ІТ-специалистов.
Современные ВРМ-системы, например, bpm’online (кстати, система недавно была признана одним из лучших решений в мире для автоматизации бизнеса по версии Forrester. Детальней о ней можно узнать на сайте компании Terrasoft) предоставляют практически неограниченное место для хранения файлов разных форматов. Вы можете загружать в систему шаблоны документов, техзадания, макеты, презентации. Из преимуществ также прозрачность — можно посмотреть все рабочие изменения, детали, статус задачи и проекта в целом. А так как все данные хранятся в облаке, работать с ними можно из любой точки планеты.
2. Корпоративная соцсеть
В век цифровых технологий среда обитания человека плавно переместилась в виртуальную реальность. Сегодня все дела решаются в Интернете, в том числе – в социальных сетях. Можно, конечно, создать корпоративную закрытую группу, где будут собираться все сотрудники, узнавать о новостях и вести активные дискуссии и обсуждения. Но трудность заключается в том, что не у всех могут быть аккаунты в той или иной соцсети, не хватает нужных инструментов и так далее. Поэтому для объединения сотрудников и упрощения взаимосвязи между ними лучше создать корпоративную социальную сеть. В BPM-системах этот функционал уже предусмотрен. Здесь есть возможность общаться как в общих чатах, так и в direct.
3.Управление работой фронт-офиса
Представьте себе единую систему, которая будет хранить всю информацию о клиентах, входящих и исходящих звонках, историю заказов, счетов, оплат и доставок, вести базу контактов, товаров и учитывать остатки на складе. Такая система — универсальный инструмент управления не только фронт-офисом, но и всей компанией в целом.
Плюс в том, что сотрудники фронт-офиса смогут обрабатывать заказы и обращения клиентов, подбирать продукты, выставлять счета и консультировать в режиме единого окна, не переключаясь между разными интерфейсами разных сервисов и приложений.
Система подсказывает, кому звонить, куда и когда, что говорить и так далее. К тому же, хранит полную историю взаимодействия с клиентом, записи разговоров и историю переписки в чате.
4.Организация торгово-складского учета
Ведение учета розничных продаж и склада уже давно перестали вести в тетрадях чернильным пером. И даже таблицы Excel уже становятся достоянием истории. Автоматизация розничной торговли сделала процесс простым и понятным. Функционал BPM-системы позволяет организовать ведение торгово-складского учета как для огромной сети, так и для одной розничной точки. После запуска системы, вы в режиме реального времени будете видеть информацию о продажах, складских остатках и прочее. А работа со сканнером штрихкодов упростит работу с большим объемом номенклатуры.
5.Интеллектуальное обогащение данных о клиентах
Ведение собственного бизнеса — дело непростое и ответственное. Основным активом любого бизнеса, независимо от размера или занимаемой отраслевой ниши, является клиентская база данных. От ее актуальности, полноты и упорядоченности во многом зависит эффективность продаж. Современные BPM-системы наделены свойствами искусственного интеллекта. Например, предоставляют инструменты для интеллектуального обогащения имеющихся в системе данных о клиентах информацией из внешних открытых источников.
