Оформлення й подання аудиторської, бухгалтерської, податкової та іншої звітності в електронному вигляді — сучасні реалії. Серед тих, хто вже повністю відмовився від паперів, такі гіганти, як «Укрпошта», «Укрзалізниця», Delivery Group та інші. Але перехід на новий лад далеко не завжди буває простим.
Воля керівної ланки
Замінити купу паперової документації та постійні ходіння «на килим» на електронні файли має спочатку захотіти керівник. А для цього йому бажано оцінити переваги такого підходу:
- заощадження часу й зусиль співробітників (не секретар бігає та збирає підписи, а керівники візують в електронному вигляді);
- заощадження на папері;
- дбайливе ставлення до навколишнього середовища;
- заощадження на накладних і транспортних витратах під час надсилання звітів до фіскальних установ (не потрібно нікуди їздити, достатньо електронної пошти);
- легкий і швидкий пошук документів за заданими параметрами (не вручну в папці, а на комп’ютері).
Водночас електронні документи мають таку ж фінансову та юридичну силу, як і паперові, є можливість налаштування та обмеження доступу для різних ланок компанії.
Низи — не хочуть?
Електронний обіг ефективний лише тоді, коли впроваджений повсюдно. Проблемою може стати колектив, який не хоче сприймати нові умови роботи. Як правило, таким консерватизмом характеризуються «заслужені» кадри. Упровадження електронного документообігу в такому разі має бути поступовим, але обов’язковим. Тому ще раз варто наголосити на важливості волі керівника в цьому питанні.
Переваги такого підходу і керівна ланка, і підлеглі оцінять дуже швидко.
З чого почати
Усвідомивши необхідність упровадження електронного документообігу, зверніться за консультацією до професіоналів. На сайті компанії «Укрзвіт» ви знайдете всю необхідну інформацію:
- поновлення в законодавстві;
- нові бланки документів;
- корисні бухгалтерські програми;
- докладні інструкції з установлення та використання програм.
Крім того, є можливість викликати на підприємство фахівця компанії «Укрзвіт», який на місці проконсультує та допоможе виробити кроки для впровадження електронного документообігу.
Уся інформація на сайті регулярно оновлюється і відповідає чинним законодавчим положенням.
