На просторах Интернета можно найти много информации о том, с чего начинать организацию мероприятий, на что обращать внимание и каких правил придерживаться. Меньше данных можно найти о том, какие принципиальные ошибки могут разрушить ивент, а порой и репутацию организаторов.
Самые распространенные ошибки в подготовке к мероприятию
Отсутствие связи с клиентом
Не налаженная связь с заказчиком – это не только не профессионально, но и рискованно, ведь в таком случае шанс организовать ивент, который не понравится клиенту, увеличивается в геометрической прогрессии.
Поэтому начиная сотрудничество, оговорите с клиентом все мелочи события, будьте на связи 24 часа в сутки, чтобы иметь возможность внести коррективы в организацию, если того желает заказчик.
Ошибки в формировании бюджета
Составление бюджета – это один из первых этапов подготовки к событию, а значит, допущение ошибки в этом может повлечь за собой дальнейшие сложности и даже провал ивента.
В бюджет должны быть включены такие расходы:
- аренда помещения;
- организация кейтеринга в Киеве;
- развлекательная программа;
- техническое сопровождение;
- трансфер (при необходимости) и т.д.
Отсутствие в бюджете пункта о форс-мажорах
Конечно, организаторам хочется сделать все идеально, но порой в процессе работы над проектом могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, не зависящие от них. Например, ведущий заболел и в последний момент нужно найти нового (а он требует большего гонорара). Или, допустим, не хватает денег на покупку сувениров. Поэтому сразу заложите в бюджет хотя бы 10% от общей суммы события, которые могут быть потрачены при форс-мажорах.
Неправильный выбор локации
С этим пунктом все понятно. Зал для мероприятия должен быть функциональным, вместительным, технически оснащенным. Например, вам поручено организовать выставку. Соответственно, локация должна быть просторной, без лишней мебели, хорошо освещенной, и иметь дополнительные источники света там, где будут размещать картины или скульптуры. Больше о том, каким должен быть выставочный зал можно прочитать по ссылке www.ubi-hall.com.ua/halls/fusion.
Закрытие глаз на погоду
Если мероприятие проводится в помещении, все намного легче. Но что делать, если вашей задачей является событие на открытом воздухе? В процессе организации лучше внести пункт об ухудшении погоды в список расходов. Позаботьтесь о навесах для техники, шатрах и дождевиках. Намного выгоднее предусмотреть все это и быть готовым, в случае дождя и грозы, чем видеть, как посетители расходятся по домам из-за отсутствия вашей подготовки.
Непродуманная рекламная стратегия
Каким бы классным не планировалось быть мероприятие, на него вряд ли кто-то придет, если его не прорекламировать. На данный момент есть огромное количество способов, как это можно сделать: с помощью радио, ТВ, социальных сетей, баннеров, благодаря приобщению знаменитостей и т.д. При этом важно понять, где целевая аудитория скорее всего увидит вашу рекламу, и что для нее важно в рекламном объявлении.
Надеемся, информация была для вас полезной. А если вы хотите знать больше нюансов по организации различных форматов мероприятий, переходите на сайт компании UBI Конференц Холл — www.ubi-hall.com.ua.
