Особам, які виїжджають за кордон, треба знати, що під час оформлення документів на виїзд у деяких випадках може знадобитися проставлення на них апостилю. Дану послугу також пропонує бюро перекладів Дружба Народів .
Апостиль — це спеціальний знак, який повинен проставлятися на документах некомерційного характеру. Дані документи можуть йти від різних установ та організацій, розташованих у країнах, які є учасницями Гаазької конвенції. Апостиль підтверджує правильність та легітимність підпису та якості особи, яка підписала виданий документ. Сенс проставлення апостилю на документах у тому, що ці документи будуть вважатися легальними та юридично вірними у будь-якій країні-учасниці Гаазької конвенції, що у значній мірі спрощую процедуру оформлення документів для виїзду до різних країн.
Апостиль може проставлятися тільки в одному випадку — якщо у цій країні існують закони чи будь-які правові засади, які спрощують чи взагалі скасовують необхідність легалізації документа, що надається. До таких правових засад належить 11 стаття Гаазької конвенції, у якій вказується, що необхідність у проставленні апостилю відсутня у тому випадку, коли документ, який пред’являється на території однієї країни-учасниці Гаазької конвенції, був виданий іншою країною-учасницею Конвенції.
Які документи підлягають проставленю апостилю?
- Свідоцтва про громадянський стан фізичної особи, тобто свідоцтва про шлюб або розлучення.
- Документи про освіту будь-якого рівня.
- Довідки: медичні, про несудимість та ін.
- Нотаріально засвідчені доручення.
- Свідоцтва про знаходження громадянина в живих.
- Будь-які судові рішення, документи та матеріали судових справ.
- Установчі документи та статути, патентна документація та інша, яка виходить безпосередньо від органів влади та органів управління.
Для проставлення апостилю на статутах, а також на змінах або доповненнях до них в обов’язковому порядку повинні стояти печатка та відмітка податкового органу чи реєстраційної адміністрації.
На документах комерційного характеру чи тих, які належать до митницької діяльності та видані кольськими або дипломатичними агентами, апостиль не проставляється взагалі. Знак апостилю у документі проставляється на місці, вільному від тексту. Апостиль може стояти:
- на самому документі з лицевої сторони;
- на оборотній стороні документа;
- на окремому аркуші, який обов’язково підшивається до документа.
Загальна кількість прошити аркушів повинна бути засвілчена підписом та печаткою особи, яка проставляє апостиль. Апостиль проставляється на оригіналах наданих документів, але в окремих випадках він може бути проставлений на нотаріально засвідченій копії документа.
Проставлення апостилю на території України
У нашій країні існує всього лише три державні організації, які мають право проставляти апостиль.
- Міністерство закордонних справ. У його відомстві знаходяться будь-які документи, які підлягають проставленю апостилю, виданих Міністерством внутрішніх справ, Відділом віз та реєстрацій 9видає довідку про громадянство), Міністерство охорони здоров’я.
- Міністерство юстиції. У його відомстві знаходяться документи, на яких може бути проставлений апостиль, та виданих органами РАГС, нотаріальними конторами та судами будь-якого рівня.
- Міністерство освіти і науки. У його відомстві знаходяться будь-які документи про освіту.
Окремо слід сказати про медичні довідки, які потрібні для виїзду за кордон, — це довідки форм 079 та 082 (можуть бути також й інші форми довідок, які вимагаються за необхідністю). Лані довідки повинні видаватися тільки за місцем реєстрації особи, яка виїжджає за кордон. На самій довідці повинна стояти печатка поліклініки, на якій повинен бути вказаний ідентифікаційний код поліклініки. Далі довідка повинна бути підтверджена печатками Обласного та Міського управлінь хорони здоров’я, далі довідка підтверджується печаткою МОЗ після чого Міністерством закордонних справ проставляється апостиль.
Проставлення подвійного апостилю
Для виїзду до деяких країн потрібне проставлення подвійного апостилю на документах, які надаються до Посольства. Проведення процедури проставлення апостилю вимагають такі країни, як Португалія, Австрія, Швейцарія, Бельгія, Іспанія, Італія та Франція. Частіш за все документами, які повинні проходити процедуру проставлення подвійного апостилю, є документи про освіту.
Подвійний апостиль потрібен зазвичай у тих випадках, коли необхідно для отримання візи надати переклад документів, що подаються. У цьому випадку апостиль проставляється спершу на оригіналі документів, а потім на їх перекладі.
Процедура проставлення подвійного апостилю на усіх документах про освіту в Україні така:
- У Міністерстві освіти і науки на оригіналах документів про освіту проставляється печатка, яка підтверджує легальність та правильність даних документів.
- Виконується переклад документів про освіту офіційною мовою країни, виїзд куди передбачається. Переклад повинен бути виконаний дипломованим спеціалістом та засвідчений нотаріусом.
- В Міністерство юстиції подаються оригінал та нотаріально засвідчений переклад документів про освіту с метою проставлення апостилю.
Якщо документи оформлюються на отримання візи для виїзду до Італії чи Іспанії, тоді після проставлення першого апостилю документи повинні бути подані до Консульства країни, на території якої дані документи будуть використані.
