Трудоемкость процесса обработки авансовых отчетов растет с увеличением числа сотрудников, которые ездят в командировки, осуществляют любые расходы от имени компании. Нагрузку может повышать использование персоналом корпоративных карт, удаленные филиалы и пр. Повышенный объем расходов, требующих возмещения, увеличивает нагрузку на бухгалтерию, а значит, растет и число ошибок. Особенно, когда документация ведется в бумажном виде. Заказав обработку авансовых отчетов от аутсорсинговой компании, удастся ускорить процесс и исключить любые неточности при оформлении.
В результате получится снизить расходы на ведение бумажной документации, сократить логистические издержки, повысить скорость обработки, обеспечить своевременные выплаты подотчетным лицам, а также уменьшить дебиторскую задолженность.
Суть услуги и ее преимущества
Аутсорсинговая компания организовывает сбор документов с учетом пожеланий клиента. Это может быть:
- доставка по почте или курьерской службой;
- при помощи интернета.
Перед отправкой оригиналов вместе с отчетом все документы сканируются и переводятся в цифровой вид, после чего попадают в архив. Руководство самостоятельно определяет круг лиц, которые получат доступ к документообороту.
В перечень операций, которые выполняют на аутсорсе, входят:
- контроль корректности и полноты документооборота;
- ввод необходимой информации в учетную систему клиента;
- разработка персональных шаблонов, алгоритмизация;
- формирование приказов на командировки;
- проверка документов на соответствие законодательным актам и др.
Перевод услуги на аутсорс позволяет избежать задержек при получении сотрудником денежных средств по причине несвоевременно выданного приказа руководителя или загруженности бухгалтерии. Кроме того, предоставляет такие преимущества:
- автоматизация обработки авансовых отчетов;
- возможность удаленного одобрения и согласования руководителем расходов;
- своевременная сдача командировочных документов;
- непрерывность рабочего процесса, вне зависимости от загруженности бухгалтерии, возникновения форс-мажоров.
Компания, оказывающая услуги аутсорса, как правило, несет полную ответственность за качество обслуживания и соблюдение сроков.
Где заказать аутсорсинг обработки авансовых отчетов?
Такая задача требует профессионального и внимательного подхода. Отчеты должны формироваться быстро, а главное — оставаться наглядными. Когда с документооборотом порядок, руководителю проще принимать решения, планировать последующие действия. Кроме того, отсутствие задержек с выплатами формирует лояльность сотрудников, повышает привлекательность бизнеса.
Чтобы исключить ошибки и неточности, поручая обработку авансовых отчетов аутсорсинговой компании, нужно в первую очередь убедиться в ее надежности и опытности. Важно также перед началом сотрудничества заключить договор, где будут прописаны обязанности и ответственность сторон.
Обработка авансовых отчетов — это направление, в котором, среди прочих, сильны специалисты международной компании UCMS Group. Украинский офис работает с 2006 года. Специалисты UCMS Group Ukraine в работе применяют международные стандарты и актуальное программное обеспечение. Кроме того, учитываются индивидуальные требования клиента, специфика его бизнеса. Сотрудники компании всегда знают о любых изменениях в законодательстве Украины, поэтому не допускают ошибок, в том числе с налоговыми отчислениями.
Специалисты UCMS Group Ukraine осуществляют аутсорсинг обработки авансовых отчетов в комплексе или частично. В стандартный пакет услуг включено прямое общение с командой по любым вопросам, касающимся процессов обработки и внесения корректив при изменениях в политике компании. Клиенту обеспечивается строгая защита информации. Для исключения ошибок применяется система двухуровневого контроля качества рабочего процесса. Внедрены единые стандарты обслуживания для любого бизнеса — от небольших украинских компаний до глобальных корпораций.
