Есть много способов разбить бюджет организуемого мероприятия на составляющие элементы. По сути то, как вы анализируете свой бюджет, зависит от ваших личных предпочтений и стратегии, его определяющей. Это относится и к организации корпоративного мероприятия. Независимо от того, будет ли ваш корпоратив проходить в каком-либо физическом месте, виртуально или же в гибридном формате, существуют общие расходы, понесенные при его проведении.
Итак, что же входит в стоимость организации корпоратива, каковы основные статьи расходов?
1. Расходы на персонал
В первую очередь имеется ввиду команда, которая поможет с регистрацией, направит посетителей в соответствующие помещения, встретит их по прибытии и сделает еще много не всегда заметных мелочей. Эти люди — также неотъемлемая часть вашего мероприятия.
Необходимо учитывать расходы на питание, планы поездок и проживание (если, к примеру, корпоратив рассчитан на несколько дней).
Важно отметить, что даже в случае виртуального события вы также понесете расходы на персонал. За кулисами виртуальных мероприятий скрывается множество элементов, для выполнения которых требуется талантливая команда. Это, например, организация прямой трансляции, создание дизайна сайта события, продажа билетов либо распространение пригласительных.
2. Развлекательная программа
Приглашение спикеров, артистов, комиков, музыкальных групп — всех тех, кто будет ключевыми элементами развлекательной программы — существенная часть бюджета корпоратива. У тут важно не прогадать, поскольку вкусы сотрудников компании (особенно большой), как правило, очень разнятся. Следует учесть возрастные параметры.
Возможно понадобятся и услуги аниматоров для детей ваших сотрудников — если предполагается, что на корпоративное мероприятие можно приходить со своими семьями.
3. Концепция ивента
Чтобы получить незабываемые впечатления от корпоратива, следует воплотить в жизнь его концепцию и визуальный образ. Обсудите и разработайте стратегию того, как это может выглядеть, и убедитесь, что выделено достаточно средств для покупки достаточного количества визуальных элементов, которые создадут захватывающий опыт.
Это может быть, например, концепция карнавала или же своего рода спектакля, где сотрудникам отводится роль актеров, непосредственно принимающих участие в действе. Помочь выбрать концепцию может специализированное агентство. К примеру, организовать event в Киеве можно просто зайдя на сайт Lioncom.pro.
4. Уникальные впечатления
С каждым годом интерактивные технологии становятся все более совершенными, поэтому их применение сделает ваш корпоратив еще более запоминающимся. Новые фишки на основе виртуальной и дополненной реальности могут расширять воображение, погружая в технологическую «сказку». Конечно же, это довольно затратная статья бюджета, но в то же время — это уникальная возможность выделиться среди других компаний.
5. Подарки
Подарки часто являются весьма ожидаемой частью корпоратива. Сотрудники всегда рады получить признание своих заслуг в компании не только в виде денежного поощрения. Обязательно выделите для этого часть бюджета и продумайте принцип, который будет лежать в основе подарков.
6. Чрезвычайный фонд
Это фонд, который вы захотите выделить на раннем этапе процесса планирования. Организация корпоратива — это не всегда предсказуемое «путешествие», и наверняка возникнут ситуации, в которых вам придется использовать свой чрезвычайный фонд.
Рекомендуется сделать дополнительный 20% запас денежных средств на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы была возможность покрыть расходы в последнюю минуту.
