Ефективність роботи людських ресурсів є одним із найскладніших для вимірювання аспектів діяльності організації. Кадровий аудит (або HR-аудит) може надати цінну допомогу в цьому напрямку, оскільки він є потужним інструментом вимірювання ефективності практики управління персоналом.
Будучи систематичним формальним процесом, як і будь-який інший аудит, кадровий аудит підприємства в ZKG призначений для об’єктивного аналізу та оцінки стратегій, політики, процесів і процедур, структури, систем і документів з управління людськими ресурсами (HRM) організації з метою підвищення ефективності діяльності організації. Це досягається шляхом:
- забезпечення дотримання правових норм та вимог до управління;
- виявлення, оцінки та управління ризиками у сфері HRM;
- підтвердження того, що досягнуті бізнес-цілі та цілі управління талантами;
- гарантування того, що людські ресурси організації створюють додану вартість.
Якщо ви хочете провести комплексний кадровий аудит, варто дотримуватися наступних кроків.
1. Визначте, хто проводить аудит
Першим кроком в HR-аудиті є визначення того, хто буде його проводити. Якщо ви працюєте HR-менеджером у невеликій компанії, то можете провести аудит самостійно. Якщо ж у вас організація з великою кількістю персоналу та процесів у HR-сфері, то варто найняти професійного консультанта з управління персоналом. Це може допомогти вам делегувати завдання при розробці аудиту та сформувати очікування щодо вашої оцінки.
2. Визначте тип аудиту
Тип аудиту, який ви обираєте, може залежати від нагальних кадрових потреб вашого роботодавця. Наприклад, якщо ви помітили значні законодавчі зміни у вашій галузі, можливо, ви захочете провести комплаєнс-аудит, щоб переконатися, що відділ кадрів компанії та його практики відповідають новим змінам. Якщо у вас є занепокоєння щодо певної сфери управління персоналом, ви можете віддати перевагу проведенню аудиту політики або конкретної функції.
3. Розробіть опитувальник
Визначившись із типом аудиту, ви можете приступити до створення аудиторського опитування або анкети. Це комплексний документ, в якому запитується інформація про конкретну сферу діяльності відділу кадрів або його загальну практику. Наприклад, при проведенні аудиту ефективності ви можете включити питання про стандарти, які менеджери використовують для оцінки ефективності роботи, і про те, як вони здійснюють зворотний зв’язок.
4. Зберіть дані
Проаналізуйте відповідні сфери діяльності відділу кадрів, щоб розпочати збір даних про його практику. Ви можете використовувати створене вами опитування для проведення оцінки. Ви можете, наприклад, скористатися даними з особових справ співробітників компанії під час аудиту процесу оцінювання їхньої діяльності. Але не забудьте переконатися, що у вас є дозвіл на використання зібраних даних.
5. Проаналізуйте результати
Оцініть результати аудиту та порівняйте їх з контрольними показниками компанії у HR-сфері. Ви можете використовувати комбінацію внутрішніх даних, даних інших фірм або національних стандартів для встановлення цих критеріїв, якщо вони вам ще не відомі. Контрольні показники можуть допомогти отримати уявлення про те, як результати компанії порівнюються з результатами інших організацій та галузей. Наприклад, ви можете порівняти витрати компанії на одного нового працівника, співвідношення загальної чисельності персоналу до чисельності персоналу HR-відділу, загальні та адміністративні витрати або співвідношення коштів, витрачених на функції управління персоналом, до загального обсягу продажу.
6. Надайте зворотний зв’язок
Підсумуйте свої висновки, щоб надати зворотний зв’язок та рекомендації працівникам відділу кадрів або управлінським командам. Ви можете скласти письмовий звіт зі списком рекомендацій у порядку їх важливості. Оцініть рівень ризику для кожної рекомендації та визначте їхню пріоритетність. Також корисно обговорити результати аудиту з працівниками відділу кадрів, щоб поінформувати їх про будь-які необхідні зміни. Ви можете, наприклад, порекомендувати компанії частіше замовляти засоби індивідуального захисту для запобігання травматизму в майбутньому, що потребуватиме коригування бюджету.
7. Створіть план вдосконалення на основі результатів аудиту
Визначте пріоритети у сферах із найвищим рівнем ризику. Наприклад, ваш план може бути спрямований на вирішення будь-яких питань комплаєнсу, перш ніж звертатися до інших процесів або політик, які потребують вдосконалення. Цей план може бути корисним для створення графіку, який персонал відділу кадрів може використовувати для вирішення важливих питань.
Після проведення аудиту здійснюйте моніторинг кадрової політики, процедур і практик та, за необхідності, впроваджуйте вдосконалення. Це допоможе вам гарантувати, що компанія зможе зберегти конкурентну перевагу. Це також може допомогти вам бути впевненими в тому, що важливі HR-системи залишаються актуальними.
