Автоматизація бізнесу – не просто зручне, а необхідне рішення в умовах сьогодення. Раніше бухгалтери, фінансові аналітики, керівники отримували доступ до важливої інформації по компанії та здійснювали операції тільки через стаціонарні комп’ютери в офісі. Тепер у цьому немає потреби, адже облік у хмарі дозволить зекономити час і уникнути помилок.
Бухгалтерська програма для ФОП онлайн передбачає автоматизацію більшості рутинних процесів і можливість отримувати доступ до даних у будь-якій точці світу. Увійти можна за допомогою логіна й пароля зі смартфона або домашнього комп’ютера навіть у іншій країні. Це дає можливість постійно контролювати роботу компанії та оперативно реагувати тоді, коли потрібно.
Чому хмарний облік – це зручно
Такі сервіси більш надійні та стабільні в порівнянні з автономними програмами, й потребують менше фінансування. Щоб розгорнути звичайну інформаційну систему навіть на невеликому підприємстві, знадобиться багато часу – доведеться купити сервер, обладнання, організувати постійний і стабільний інтернет, виділити окреме приміщення тощо.
Створення центрального вузла – дорогий і складний процес, статистика показує, що на етапі реалізації на все доведеться витратити понад 600 доларів. Крім того, для підключення, налаштування, обслуговування обладнання доведеться наймати окремого працівника, або й декількох. Проте якщо вибрати хмарний сервіс, не буде потреби створювати центральний сервер чи купувати велику кількість пристроїв для офісу.
Програми для ведення бухгалтерії онлайн чудово підходять для компаній із великою кількістю однотипних, рутинних операцій. За їх допомогою зручно не тільки автоматизувати безліч процесів, а й постійно отримувати інформацію про фінансові операції, витрати, доходи і в цілому стан компанії. Також сервіси варто використовувати підприємствам із кількома філіями, торговельними точками в різних місцях.
Для чого потрібен хмарний облік
Останнім часом автоматизація бізнесу стає все більш популярною та часто використовується в різних сферах діяльності. Використання спеціальних платформ дозволить отримувати кількісні дані для оцінки діяльності підприємства за довільний діапазон дат і проміжок часу (їх можна вибирати). Цілі створення хмарних програм такі:
- ведення кількісного обліку товарних залишків. Так, можна оперативно побачити й дізнатися, скільки продукції є в наявності на цей час на конкретній торговельній точці. Доступ до інформації можна надавати тільки конкретним особам, обмежуючи для інших;
- ведення обліку грошових операцій. Таким чином відповідальний працівник отримає швидку відповідь на питання, які суми знаходяться в касах по різних магазинах, кіосках, супермаркетах тощо;
- відстеження заборгованостей. Ця функція дозволить контролювати наявні борги клієнтів, а також самої компанії перед постачальниками товарів. Вона стає особливо актуальною після розширення діяльності, коли даних стає забагато, щоб записувати їх вручну в зошиті;
- нарахування виплат працівникам. Це може бути як основна зарплата, так і відсотки від продажу, податки тощо. В залежності від схеми отримання винагороди на конкретному підприємстві систему зручно підлаштувати.
За допомогою хмарних сервісів також можна проводити взаєморозрахунки з постачальниками, партнерами. Щоправда, для окремих налаштувань доведеться звертатися до програмістів, оскільки без спеціальних знань у процедурі важко розібратися.
Як почати працювати з хмарною платформою
Щоб успішно працювати за програмою, потрібно правильно й докладно підготувати дані по підприємству. Спочатку до програмного забезпечення вносять інформацію про клієнтів, співробітників, переліки товарів, потім проводять інвентаризацію залишків за коштами, заборгованостями, продукцією.
Перш ніж вибрати ПЗ, потрібно скласти таблицю з докладними даними про елементи, облік яких буде вестися. Наприклад, для товарів потрібно вказати наступну інформацію:
- порядковий код і назва;
- одиниці виміру – кількість у штуках, кілограми, літри тощо;
- відпускна вартість – знадобиться, щоб надалі встановлювати ціни у програмному забезпеченні;
- валюта;
- залишки на складі.
Заборгованість можна відобразити у вигляді колонки, де буде вказуватись номер, назва клієнта або постачальника, сума й валюта. Якщо хочеться автоматично завантажувати залишки, варто враховувати деяку специфіку роботи програм. Зокрема в Usap.online немає потреби об’єднувати декілька комірок у таблиці, щоб вона виглядала красивішою. По окремих місцях зберігання інформацію краще розділити.
Хмарний облік – зручне та просте рішення для підприємств, яке дозволить оптимізувати та спростити більшість процесів. Уже базовий функціонал програми включає багато корисних функцій, потреба у яких виникає щодня.
