Якщо не використали відпустку — можете замінити її грошима за певних умов. Розберемо, коли виплачувати компенсацію за невикористану відпустку та як її розрахувати.
Порядок розрахунку компенсації за відпустку
Бухгалтер часто постає перед питанням, як нарахувати відпускні без помилок. Щоб обчислити компенсацію невикористаної відпустки, дійте за таким же алгоритмом, як і тоді, коли обчислюєте відпускні (постанова КМУ від 08.02.1995 № 100).
Формула розрахунку:
компенсація відпустки = кількість невикористаних днів відпустки × середньоденна зарплата
Спершу визначаємо розрахунковий період, який у стандартній ситуації становить 12 календарних місяців перед місяцем, у якому надається компенсація, або перед місяцем звільнення. Якщо працівник підприємства працює менше року за трудовим договором, то розрахунковий період — це кількість повних місяців, до яких не включається місяць, у якому:
- трудовий договір було укладено після 1-го робочого дня місяця (виняток — якщо договір укладений 1-го робочого дня місяця, тоді такий місяць включається, абз. 3 п. 2 Порядку № 100);
- працівника звільнили та/або надали компенсацію за невикористану відпустку.
Далі обчислюємо середньоденну заробітну плату:
середньоденна зарплата = виплати розрахункового періоду ÷ тривалість розрахункового періоду в календарних днях (без святкових і неробочих днів)
У розрахунковому періоді не враховуємо святкові і неробочі дні, вихідний за власний рахунок, відпустку для догляду за дитиною віком до 3 та 6 років, простій не з вини робітника, а також період, за який взагалі відсутня інформація про нараховану зарплату працівника з причини проведення бойових дій під час воєнного стану (абз. 7 п. 2 Порядку № 100).
До виплат за невикористану відпустку також входять виплати за час, коли за працівником підприємства зберігається середній заробіток
Не входять виплати, які перераховані у пункті 4 Порядку № 100, як-от матеріальна допомога разового характеру: на лікування, вирішення особистих питань.
Отже, розрахунок середньої зарплати для компенсації невикористаної відпустки не відрізняється від розрахунку відпускних.
Проте діє певне обмеження при розрахунку компенсації днів відпустки, які зароблені до 2024 року (абз. 2 п. 2 Порядку № 100). Середню зарплату слід обчислювати виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.
Законодавчі основи виплат компенсацій
Законодавство передбачає порядок надання та оплати відпусток такими законодавчими документами:
- Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки),
- Кодекс законів про працю (далі — КЗпП).
Неможливо повністю компенсувати дні невикористаної відпустки без звільнення працівника, що добре описує стаття 2 Закону про відпустки, проте це можливо лише частково для певних категорій працівників.
Облік компенсації у фінансовій звітності
Звітність та облік. Пам’ятайте, що компенсацію за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку потрібно відображати тими ж проводками, що і відпускні.
Виплати при звільненні працівників
Бухгалтер проводить виплату компенсації за невикористану відпустку:
- якщо працівник не звільняється, то виплата може бути здійснена в будь-який момент, який обов’язково зазначається в наказі про надання відпустки;
- якщо працівник звільняється, то компенсацію виплачують в день звільнення.
Штрафні санкції можуть бути накладені у випадку, якщо компенсацію за невикористані дні відпустки сплачують з порушенням термінів виплати (ст. 265 КЗпП).
Часткова компенсація: особливості нарахування
Законодавство передбачає, що працівник за власним бажанням може отримати компенсацію частини щорічної відпустки у вигляді фінансової допомоги. Кількість днів щорічної та додаткової відпустки має бути меншою за 24 дні (лист Мінсоцполітики «Щодо грошової компенсації працівникам за невикористані дні щорічної та додаткової відпусток» від 24.06.2011 № 208/13/116-11).
Якщо працівника було переведено на інше підприємство, то грошову компенсацію за невикористану відпустку він не отримає.
