Сегодняшний бизнес-ландшафт уже трудно представить без аутсорсинга — бизнес-практики, при которой организация передает определенный процесс, задачу или услугу внешней организации. Причины могут быть разнообразными — экономия средств, доступ к специализированным знаниям и технологиям, которыми компания не обладает внутри, или просто для того, чтобы освободить внутренние ресурсы для выполнения других задач.
Для многих компаний аутсорсинг бухгалтерских услуг оказался особенно востребован, поскольку позволяет получить доступ к специализированным навыкам и опыту без необходимости нанимать штатных сотрудников.
Существует множество бухгалтерских задач, которые вы можете поручить своему аутсорсинговому поставщику услуг:
- бухгалтерский учет;
- управление дебиторской и кредиторской задолженностью;
- разработка эффективных стратегий налогового планирования;
- разработка политики управления рисками;
- подача налоговых деклараций;
- обработка платежных ведомостей;
- подготовка финансовых отчетов;
- сверка выписок с банковских счетов;
- оформление документов;
- бухгалтерские консультации.
Как подготовить свою внутреннюю команду к аутсорсингу?
Многие бухгалтерские фирмы боятся идеи аутсорсинга из-за опасений, что это может повлиять на работу их сотрудников. Но при правильном планировании и коммуникации компании могут успешно использовать этот подход без угрозы для карьеры сотрудников.
Прежде чем приступать к аутсорсинговым процессам, важно выполнить следующие шаги.
1. Помогите сотрудникам, работающим на периферии, ознакомиться с видением вашего бизнеса
Важно, чтобы ваши сотрудники чувствовали поддержку, поэтому обязательно включайте их во все процессы планировании и общении, связанном с аутсорсинговым процессом. Убедитесь, что они понимают, как изменятся их роли, и дайте им возможность вносить свои идеи.
2. Попросите их определить задачи, которые можно делегировать
Ваша внутренняя команда может стать ценным ресурсом для определения, какие задачи можно и нужно передать на аутсорсинг. Спросите их, какие области бизнеса отнимают больше всего времени или требуют специальных знаний, которые может предоставить внешняя команда.
3. Обеспечьте четкую коммуникацию
Убедитесь, что ваши внутренние сотрудники точно знают, какая работа будет делегирована внешней команде и как это повлияет на их рабочую нагрузку. Общение — это ключ к тому, чтобы ожидания были удовлетворены обеими сторонами партнерства.
4. Убедите их в том, что их рабочие места не пострадают
Убедите своих сотрудников в том, что их рабочие места будут в безопасности и никто не будет уволен из-за аутсорсинга. Пусть они знают, что этот шаг делается для повышения эффективности бизнеса, а не для замены их ролей.
5. Поощряйте сотрудничество
Поощряйте сотрудничество вашей локальной команды с внешним партнером, чтобы обеспечить плавный переход. Это поможет укрепить позитивные отношения между двумя сторонами, внешней команде лучше понять ваши бизнес-процессы и культуру.
Как выбрать лучшего поставщика аутсорсинговых услуг?
При поиске поставщика услуг аутсорсинга следует:
- Во-первых, составить список потенциальных поставщиков, специализирующихся на необходимых вам бухгалтерских услугах. Учитывайте стоимость, опыт, клиентский сервис и полученные сертификаты. Например, бухгалтерские услуги от elera.biz — это компетентность, профессионализм и опыт бухучета с разнообразной специализацией.
- Изучить каждого потенциального поставщика, прочитав отзывы клиентов и интервью с ними. Задайте им вопросы, чтобы лучше понять, как они работают, какие именно услуги они предоставляют и каким образом.
- Устроить бесплатную пробную встречу с одним или несколькими поставщиками. Это лучший способ определить, соответствуют ли их услуги вашим потребностям. Обратите внимание на опыт обслуживания клиентов и то, как они работают с пробным периодом.
- Составить подробный бюджет. Учтите все расходы связанные с поставщиком бухгалтерских услуг, включая их стоимость и любые дополнительные сборы или скрытые расходы.
- Сравнить стоимость услуг разных поставщиков и выбрать того, кто предлагает наилучшее соотношение цены и качества.
- Наконец, подписать договор с выбранным вами поставщиком. Обязательно прочитайте и поймите все условия прежде чем его подписывать, чтобы быть в курсе всех возможных обязательств или ответственности.
