Kanban vs Scrum: у чому полягають відмінності та як зрозуміти, що обрати для себе

Що таке Kanban?

Kanban — це концепція підтримки безперервного потоку завдань та їх ефективного виконання завдяки максимальній ефективності роботи команди. Водночас команді ніколи не дається більше роботи, ніж вона здатна виконати. Якщо просто: ви складаєте список завдань, а люди їх виконують.

Kanban має два основні принципи:

• візуалізації роботи;
• обмеження кількості завдань “у процесі”.

Як застосувати принципи Kanban

1. Візуалізуйте задачі

Визначте, які задачі необхідно виконати, задокументуйте їх на картках та розмістіть на Kanban-дошці. Картки можуть бути цифровими, наприклад, у програмі для управління проєктами, або реальними фізичними картками — наліпки на дошці в офісі.

Kanban-дошку розділіть на стовпці — різні фази роботи над проєктом: “Тексти”, “Дизайн”, “Маркетинг”, “Реклама”, “Верстка” тощо. Картки, над якими ще потрібно попрацювати, розміщують у відповідній групі, наприклад, у стовпці “Ідеї”. Поступово переміщуйте картки з однієї групи до іншої — відповідно до прогресу в проєкті. Завдяки цьому вся команда буде бачити, яка частина роботи виконана.

2. Обмежте “work-in-process”

Після організації дошки дозвольте команді спокійно працювати. Колеги будуть брати завдання в роботу, закінчувати їх, а потім переходити до наступного пункту в списку. Щоб роботи не стало стільки, скільки команда не зможе виконати, в кожному стовпці на дошці повинна бути обмежена кількість карток — тобто стільки завдань, скільки реально можна виконати за встановлений проміжок часу. Умовно кажучи, завдання для виконання — це як вода, яку ви наливаєте в стакан. Ви не можете налити більше, навіть якщо вам дуже хочеться або вкрай потрібно, тому що вона проллється через край.

Тому після досягнення цієї межі картки більше не додають, поки частина роботи не буде виконана. Такий підхід допомагає виявити вузькі місця. Якщо виникла ситуація, коли завдання ще є, але ресурсів для їх виконання вже немає, команда зосереджує зусилля саме на цьому сегменті.

Принципи Kanban прості, тому їх легко застосовувати та адаптувати для будь-якої компанії. Також у Kanban можна інтегрувати інші принципи управління проєктами, щоб керувати робочим процесом та постійно його розвивати, наприклад, зворотний зв’язок та щоденні зустрічі.

Це — гнучкий та ефективний підхід для проєктів із великою кількістю різноманітних завдань, які відрізняються за пріоритетом та розміром, наприклад, створення маркетингового плану для запуску продукту. Kanban добре підійде командам, які працюють в маркетингу, при розробці програмного забезпечення або створенні контенту.

Переваги Kanban

1. Підвищення ефективності роботи. Оскільки співробітники не чекають, поки їм дадуть роботу, а відразу по завершенню завдання беруть інше, немає простою.

2. Краща взаємодія в команді. Члени команди завжди в курсі того, хто чим займається та як рухається проєкт — все це є на дошці. Якщо ви проводите щоденні збори, вони також сприяють швидкому розв’язанню проблем, які виникають під час робочого процесу, і дозволяють команді спільно знаходити рішення.

3. Висока гнучкість. Kanban — це дуже гнучка методологія. Ви можете додавати та скасовувати завдання в будь-який момент. Цю методологію легко підлаштувати під чинні робочі процеси в компанії. Ніяких офіційних ролей не існує, тому її легко підлаштувати під структуру вашої компанії і можна перебудувати в будь-який момент під конкретні потреби.

4. Скорочення часу на обговорення та наради. Оскільки члени команди мають безперервний потік завдань, менше часу витрачається на планування.

Недоліки Kanban

1. Може миттєво загальмувати. Щоб усе чітко працювало, ви повинні мати добре налаштовані процеси, і кожен у команді має знати, що входить у його роботу. Якщо у вас цього немає, Kanban швидко розпадеться. Якщо співробітники не впевнені в тому, що відноситься до їхньої роботи та зони відповідальності, завдання можуть “провисати”, а це спричинить ефект доміно для інших членів команди.

2. Вимагає постійної наявності завдань, як на конвеєрі. Якщо в якийсь момент вони закінчаться, почнеться процес руйнування. Тож, якщо проєкт має періоди нерівномірної роботи, впровадити Kanban буде важко.

3. Немає часових обмежень. В Kanban немає строків, для виконання завдання дається стільки часу, скільки потрібно. Це може створити проблеми з дедлайнами проєкту. Для боротьби з цим команда може визначити час на роботу з кожною карткою.

4. Можна “втратити” задачі з високим пріоритетом. Оскільки співробітники самі беруть завдання в роботу, вони можуть обрати ті, які мають низький пріоритет для бізнесу. Отже, всі задачі на дошці мають бути ретельно перевірені та визначені пріоритетними.

Що таке Scrum?

Scrum — це методологія управління проєктами, дуже популярна серед програмістів. Вона виникла, коли стало зрозуміло, що традиційний метод Waterfall (каскадна модель) не підходить для середовища, наповненого невизначеністю, яка виникає під час розробки програмного забезпечення.

Потрібен був процес, який дозволив би швидше випустити програмне забезпечення, щоб його можна було тестувати та збирати дані про те, що потрібно змінити під час наступної ітерації.

Як працює Scrum

Ви розділяєте свій проєкт на часові інтервали, так звані спринти. Багато компаній використовують для спринтів двотижневий проміжок часу, хоча ви можете встановити інший: однотижневий або тритижневий. Але вони не мають бути надто короткими або довгими.

Ідея полягає в тому, щоб розбити велику задачу на якнайменші підзадачі, які можна виконати в цей часовий період. Для цього корисно підготувати структуру роботи.

Як і в Kanban, для кожного завдання ви використовуєте картки та створюєте загальну дошку, розділену на періоди. Різниця полягає в тому, що Scrum має більше елементів планування.

Протягом кожного спринту команда декілька разів зустрічається на спільне обговорення: для планування спринту, його огляду, на ретроспективну зустріч, а також на щоденні наради.

Для кожного спринту під час планування встановлюється мета. І всі задачі на спринт мають бути прив’язані до цієї мети. Потім, під час огляду спринту, результати роботи оцінюються і, якщо їх затверджено, випускаються в світ.

Якість спринту обговорюють на ретроспективних зустрічах — це зворотний зв’язок для поліпшення процесу.

Scrum також передбачає розподілення конкретних ролей у команді. Власник продукту, який представляє замовника, забезпечує роботу колективу. Scrum-майстер контролює процес та полегшує його для команди.

Решта команди — це ті, хто виконує роботу, зазвичай — команда розробників, оскільки найчастіше Scrum використовується в IT.

Щоб зрозуміти, як працює Scrum, уявіть собі автобус, який їде від зупинки до зупинки. Він рухається за графіком і коли від’їжджає від зупинки, більше ніхто не може сісти або вийти з автобуса. Тобто не можна додати або скасувати завдання. Також в автобусі є водій, кондуктор та пасажири — кожен на своєму місці.

Методологія Scrum добре працює для проєктів, в яких потрібно швидко рухатися по задачах. Але потрібно слідкувати, щоб процес відповідав потребам бізнесу.

Scrum відмінно підходить для розробки програмного забезпечення, але також може використовуватися в інших галузях, таких як реклама, будівництво та планування заходів.

Переваги Scrum

1. Передбачуваність. У Scrum більше планування, і це може бути як перевагою, так і недоліком. Наприклад, це зручно у разі, якщо потрібно добре контролювати випуск різних частин програмного забезпечення та їх відповідності конкретним бізнес-цілям на кожен квартал. Scrum також вимагає, щоб під час спринту задача була завершена, так що коли він скінчиться, у вас будуть конкретні результати. Планування в Scrum дозволяє краще підготувати до виходу продукту чи його частини інші команди, наприклад, продажу та маркетингу.

2. Швидке вдосконалення продукту. Scrum забезпечує швидкі ітерації та швидке поліпшення. Певна частина роботи вже завершена та випущена, її відразу можна тестувати і робити висновки. Тож, якщо потрібно щось змінити, правки можуть бути внесені вже в наступному спринті.

3. Краща взаємодія в колективі. Співробітники мають координувати роботу один з одним, регулярно спілкуватися та співпрацювати, щоб виконати завдання протягом обмеженого в часі спринту.

4. Самоорганізація. Scrum-команди самоорганізуються. Це означає, що вони самі керують своїм часом та роботою в межах спринту. Немає потреби в управлінському нагляді, що дозволяє швидше приймати рішення.

Але у Scrum теж є недоліки

1. Потрібно структурувати робочий процес. В Scrum більше зустрічей і конкретних процесів, ніж у Kanban, тому його не так легко підлаштовувати під різні бізнес-сценарії. Наявність конкретних ролей (Scrum-майстер, власник продукту тощо) та процесів (щоденні зустрічі, спринт-огляди) означає, що команді доведеться звикати та підлаштовуватись до цього. Крім того, оскільки спринти чітко визначені в часі, додавати або скасовувати роботу під час спринту неможливо.

2. Забагато нарад. Кожен спринт досить короткий, але потребує декількох сеансів обговорення. І якщо зустрічі будуть відбуватися занадто часто або довго, це вплине на результативність роботи команди, бо це фактичний час на виконання завдань. В ідеалі щоденні мітинги мають тривати не більше 15 хвилин, щоб дати команді можливість узгодити роботу на день.

3. Scrum вимагає часу на впровадження. Знадобиться кілька спринтів, щоб співробітники зрозуміли, як це працює.

4. Необхідно правильно планувати робоче навантаження. Якщо робота не буде належним чином розбита на невеликі компоненти або її буде забагато для одного спринту, виникнуть затримки в проєкті. Тож Scrum вимагає суворого планування спринту, щоб забезпечити баланс навантаження команди.

Kanban vs Scrum: у чому різниця?

Підсумовуємо.

Коли використовувати Kanban

Коли ви маєте справу з різноманітною або непередбачуваною роботою, коли пріоритети часто змінюються або є багато завдань різного об’єму. Kanban добре працює в таких випадках, тому що його легко підлаштувати під власні потреби.

Якщо ви маєте гнучкі зобов’язання щодо виконання проєкту або необмежений часом графік (чи досить довгі строки), у вас є можливість виконати роботу так, як вам зручно. Тоді Kanban — це ефективний засіб для досягнення цілей.

Також Kanban — це ідеальне рішення, щоб уникнути перевантаження співробітників. Оскільки вони самі беруть собі роботу, а не отримують завдання від керівництва, то це дозволяє уникнути накопичення незавершеної роботи або постановки більшої кількості задач, ніж можливо виконати.

Коли використовувати Scrum

Коли потрібен високий рівень контролю над результатами роботи, Scrum — хороший вибір. Коли вам потрібно знати, що саме буде готово через певний строк, щоб повідомити про це зацікавленим особам та клієнтам.

Також Scrum дозволяє швидко вдосконалювати продукт. Для роботи формуються невеликі команди, члени яких мають плідно співпрацювати, як згуртований підрозділ. А це можливо лише в тому випадку, якщо кожен має нагоду висловити власну думку. Тож оптимальний розмір Scrum-команди — від п’яти до дев’яти людей. Якщо потрібно, ви можете створити декілька таких команд і об’єднати їх.

Найкраще ПЗ для управління проєктами для Kanban та Scrum

Зазвичай програми для управління проєктами підходять як під Kanban, так і під Scrum. Тож обирайте програму залежно від бюджету та потреб вашої команди.

Ось кілька найкращих варіантів програмного забезпечення для управління проєктами, які можна використовувати з Kanban або Scrum.

1. Trello

Trello краще підійде для Kanban. Програма дозволяє налаштувати всі стадії робочого процесу, а в картках можна зберігати різну інформацію, включаючи зображення та інші файли.

Але для Scrum Trello також підійде. В картках на дошці можна описувати роботу для спринту і призначати дедлайни для кожної картки.

2. Monday.com

Monday.com — це досить гнучкий додаток, підходить під обидві методології. Платформа враховує всі принципи управління проєктами та має великий набір можливостей, таких як бюджетування проєктів, чого немає в інших програмах для управління проєктами.

Спеціально для Scrum monday.com дозволяє встановлювати дошки, які відповідають спринтам. Коли спринт завершено, ви можете прибрати цю дошку, щоб перейти до наступної. Для Kanban концепція схожа, за винятком того, що ви продовжуєте використовувати ту саму дошку.

Ви також можете використовувати набір шаблонів.

3. Jira

Jira — це хороший варіант для проєктів із розробки програмного забезпечення. Тому що Jira була створена спеціально для цього і широко використовується в багатьох ІТ-компаніях.

Створювати спринти та призначати картки окремим спринтам легко — просто перетягуючи їх.

Регулярні завдання можна автоматизувати, наприклад, щоб не вручну переміщувати картки на наступний етап робочого процесу, коли робота завершена. Цих функцій достатньо для Scrum, а оскільки Kanban є простішим, Jira підходить і для нього.

Незалежно від того, оберете ви Scrum чи Kanban, жоден метод не є остаточним та ідеальним рішенням. Якщо ви вибрали підхід, і він не працює, адаптуйте його до потреб вашого бізнесу. Або створіть із них гібрид.

Ідея в тому, щоб робити так, як краще для вашого бізнесу та клієнтів. Управління проєктами потрібне для досягнення цілей, а не щоб дотримуватись набору правил. Тому виберіть підхід та змініть його, щоб він працював на унікальні потреби вашого бізнесу.