Методы управления и управление методами

Иллюстрация: Shutterstock

После прочтения документов из первой группы возникают вопросы «ну, сделаем, и что?», «как это связано с результатом?». Порой подобные бумаги не обещают вообще никакого результата, например, «План работы на второе полугодие». Узнаете?

Вторая группа объявляет ожидаемый результат и указывает ясный путь к нему. Исполнители понимают, что требуется и зачем. Хочется сказать: «Это все очевидно, просто нужно взять и сделать!».

Каждый из документов второй группы основан на соответствующем методе управления. Метод управления — это инструмент формулировки цели, описания пути к ней и сообщения исполнителям их участия в ее достижении. Упрощенно — это метод постановки цели и задач.

Выбор метода управления зависит от характера цели, масштаба управляемой системы и степени изменчивости условий, в которых она достигается.

Интерактивное управление

Данный метод появился, как только один человек научился принуждать другого к исполнению своей воли: беспрекословно, точно, немедленно.

Интерактивное управление — это управление посредством команд, исполняемых незамедлительно по мере поступления под непрерывным текущим контролем.

Характер цели: выполнение разовых заданий.

Масштаб управления: один объект управления — рабочий или механизм.

Изменчивость условий: неважна, поскольку решения принимаются ситуативно и исполняются незамедлительно.

Все команды ситуативные, поэтому специальные документы не предусмотрены. От исполнителя требуется только прямое действие. Команды осмысливать не нужно, даже вредно. Их следует просто выполнять.

Особенности контроля

Этот метод позволяет использовать неквалифицированную рабочую силу, но его нельзя считать дешевым. Управляющему необходимо непрерывно контролировать ситуацию, чтобы вовремя среагировать и отдать нужную команду. Поэтому даже простая работа выполняется вдвоем.

Директивное управление

Чтобы освободить время и внимание для больших и важных дел и управлять несколькими исполнителями, управляющему приходится отказаться от непрерывного контроля за процессом исполнения своих приказов. Исполнитель выполняет полученный приказ самостоятельно.

Директивное управление — это управление посредством прямого указания действий, исполняемых объектом управления самостоятельно (без текущего контроля со стороны управляющего).

Характер цели: выполнение повторяющихся работ.

Масштаб управления: много исполнителей.

Изменчивость условий: стабильные, практически неизменные.

Способ описания пути к цели: полный список всех действий.

Форма указаний для исполнителя: приказом задаются действия, их последовательность и время выполнения. Если в приказе задается результат или сложное действие, то либо подразумевается единственный вариант реализации, либо способ исполнения указывается напрямую. В любом случае выбора у исполнителя нет и быть не должно.

Название документа: приказы, указывающие на то, что делать, называются директивой, а описание отдельного действия — инструкцией. Как любой приказ, директива не обсуждается и должна быть выполнена беспрекословно, точно и в срок.

Рекомендации: предварительный контроль, а именно подтверждение способности исполнителя выполнить все задаваемые инструкции, то есть наличие необходимых навыков; проверка полноты и точности понимания инструкций исполнителем.

Сценарное управление

Этот метод позволяет использовать директивное управление при предсказуемых изменениях условий. При наступлении определенного события исполнитель должен перейти к выполнению заранее заданного альтернативного варианта действий, называемого сценарием. Простейший пример сценарного управления: «Сходи в магазин, купи белый хлеб. Если белого не будет, возьми половинку серого».

Планирование

Для дастижения больших и сложных целей требуется значительное количество исполнителей. Разработка директив для каждого из них требует немалых затрат управленческого ресурса либо просто невозможна в разумные сроки. А непредсказуемые изменения условий не позволяют рассчитывать на успешное использование сценариев. Отказ от прямого управления действиями исполнителя снимает это ограничение.

Планирование — это метод управления множественными объектами для достижения единой цели посредством описания последовательности заданий, называемого планом.

Характер цели: статичность, четко определенный момент завершения процессов и проектов. Например, создание чего-либо — предмета, события, системы: проект модернизации IT-системы компании или бизнес-процесс доставки товара.

Масштаб управления: внутренняя среда организации, ее положение во внешней среде.

Изменчивость условий: допустимы изменения условий, влияющие на выполнение отдельных заданий.

Способ описания пути к цели: на основе технологии, методики или типового плана создается перечень последовательных заданий, назначаемых исполнителям. В качестве исполнителей заданий (объектов управления) может выступать как отдельный человек, так и группа либо целая организация. Например, задание может выполнять внешний подрядчик на основании договора.

Форма указаний для исполнителя: задание указывает требуемый результат. Способ выполнения исполнитель выбирает самостоятельно.

Результат задания определяется через прямые и ссылочные способы описания. Прямые способы: фотография, чертеж, эталонный образец, текстовое описание результата и т. п. Ссылочные: «в соответствии со стандартом...», «как указано в приложении к договору…» и проч.

Название документа: чтобы схематично изобразить взаимодействие множества исполнителей, требуется как минимум двумерная поверхность, плоскость. От понятия «плоскость» и произошло название документа — «план».

Рекомендации по контролю: промежуточный и предварительный контроль. Результаты предшествующих заданий влияют на исполнение последующих. Поэтому при передаче активности исполнитель самостоятельно осуществляет промежуточный контроль, принимая и проверяя результат предшествующего задания.

Предварительный контроль включает в себя оценку способности исполнителя выполнить задание, то есть наличие требуемых компетенций и ресурсов (на этапе подбора исполнителей), а также проверку выполнимости задания через утверждение или согласование способа действий, разработанного исполнителем.

Управление по целям

Существует группа целей, которые недостаточно достичь. Их еще нужно удержать, поскольку на результат оказывается давление противоборствующих сил. Эти цели, как и условия их достижения, называются динамическими.

Подразумеваемый планированием подход «сделал и забыл» в таких условиях не работает, он даже вреден. В этих ситуациях используется управление по целям. Управление по целям — метод управления для достижения динамических целей посредством декомпозиции целей на отдельные задания, представляющие собой состояния, результат которых необходим и достаточен для достижения главной цели.

Характер цели: динамичность, когда, кроме прогресса и отсутствия изменений, возможен регресс под влиянием противодействующих сил, в первую очередь конкурентных (но не только!). Поэтому, формулировка в большинстве случаев содержит фразу «достижение и удержание». Например, достижение и удержание рыночной доли, рейтинга политика, производительности труда, процента брака, уровня складских запасов и т. п.

Масштаб управления: внутренняя среда организации, ее положение во внешней среде.

Изменчивость условий: динамичная среда, высокий уровень изменений, влияющий на ситуацию в целом.

Способ описания пути к цели: разработка заданий производится в обратном направлении — «от цели». Цель делится на составляющие подцели, а те в свою очередь тоже разделяются. Подцели формируются таким образом, чтобы их выполнение обеспечивало достижение «родительской» цели. Декомпозиция цели и подцелей производится до тех пор, пока каждой подцели будет возможно назначить ответственного исполнителя. Этот процесс называется декомпозицией. Достижение всех подцелей способствует достижению «родительской» цели.

Форма указаний для исполнителя: поскольку динамическая цель всегда является состоянием, то и подцели, включая задания, цели нижнего уровня, также являются состоянием. Например, необходим товар, находящийся на складе. Если задание плана формулируется как законченное действие: «Исполнителю такому-то обеспечить наличие такое-то количество единиц товара на складе к такому-то сроку», то цель нижнего уровня как длящееся состояние: «На складе имеется товар в таком-то количестве единиц. Исполнитель: такой-то».

Ответственность понимается не как неотвратимость наказания в случае неудачи, а как то, что причиной достижения указанной цели является только конкретный исполнитель.

Название документа: если задания директивы схематично можно изобразить на линии плана — на плоскости, то причинно-следственные связи заданий и целей лучше всего изображаются в виде трехмерной фигуры, напоминающей ветвящееся дерево. Документ, описывающий дерево целей, называется целевой программой.

Рекомендации по контролю: текущий контроль. При организации контроля следует учесть тот факт, что главная цель есть совокупность всех подцелей. Состояние подцелей не просто отражается на состоянии «родительской» цели, а формирует ее. Поэтому управление по целям отдает приоритет текущему контролю как наиболее информативному.

Контролируются, как правило, те параметры цели и подцелей, о которых можно получить информацию. Поскольку измерение или другая оценка не всегда возможна, зачастую в качестве контрольных показателей используются связанные значения — индикаторы, имеющие прямую или косвенную связь с интересующими параметрами.

Стратегическое управление

Когда масштаб управления вырастает настолько, что в управляемой системе:

• одновременно присутствуют несколько целей, потенциально конфликтующих одна с другой и имеющих различных «хозяев», например, два бренд-менеджера в одной компании развивают различные марки товаров из одной товарной категории;

• объекты управления изначально имеют высокую степень автономии или суверенитета, делегируя полномочия субъекту управления. Они даже могут одновременно выступать в качестве участников субъекта управления, например, еврокомиссия является субъектом управления, влияя на страны, входящие в ЕС. Эти страны в то же время участвуют в работе органов управления Евросоюза, включая еврокомиссию.

В подобных случаях управление по целям сталкивается с проблемой конкуренции целей или принципиально отвергается как ущемляющее полномочия/суверенитет. Управление в таких системах требует отказа от заданий как таковых и признание права самостоятельно принимать решения о выборе текущих целей.

Стратегическое управление — это метод управления посредством задания критериев принятия решений подчиненными объектами управления.

Характер цели: динамичность, когда их реализация может сопровождаться конфликтами целей различных участников.

Масштаб управления: организация в целом и управление внешними объектами на основе делегированных полномочий.

Изменчивость условий: принципиально непредсказуемые условия, турбулентные изменения.

Способ описания пути к цели и форма указаний для исполнителя совпадают, являясь единым документом для всех участников системы. Критерии принятия решений задаются в виде согласованных целей и политик их достижения (включая ограничения как частный случай политик), называемых стратегическими установками. Стратегические установки могут быть обязательствами или приоритетами. Обязательства (не обязанности!), особенно ограничения, используются в управлении системой с участием автономных или суверенных объектов. Объявление приоритетов в большей степени характерно для систем с единым центром полномочий.

Название документа: совокупность стратегических установок, как и документ, их описывающий, называются стратегией.

Рекомендации по контролю: предварительный контроль и мониторинг.

Предварительный контроль предполагает утверждение целевых программ, направленных на достижение согласованных целей.

Мониторинг — контроль, имеющий одновременно признаки и итогового, и предварительного. Предметом мониторинга является соответствие принятых управленческих решений действующим стратегическим установкам (контроль по итогам принятия решений). В то же время, если позволяют полномочия, реализация уже принятых решений может быть заблокирована (предварительный контроль).

Идеологическое управление

Максимально возможный масштаб управления социальными системами достигается при управлении внешней средой. Он характеризуется выходом за рамки любых организационных форм и соответственно за рамки каких бы то ни было формальных полномочий. Нельзя ничего приказать, дать задание. Нельзя даже договориться, поскольку и это в силу масштаба нереально.

Идеологическое управление, или лидерство — метод управления, основанный на вовлечении в процесс достижения цели множества равноправных и свободных участников посредством актуализации ценностей, соответствующих заданной цели.

Характер цели: глобальная, затрагивающая общество.

Масштаб системы: максимально возможный, внешняя среда, общество в целом.

Изменчивость условий: принципиальная неопределенность.

Способ описания пути/форма указаний для исполнителя: достижение цели осуществляется в три этапа.

Первый этап: существующая ценность выводится на передний план в коммуникациях и в сознании общества, то есть актуализируется. Актуализированная цель выполняет функцию вовлечения участников и их мотивации и называется идеей управления.

Второй этап: объявляется собственно цель, в которой заинтересован субъект управления. Цель формулируется как способ разрешения противоречия между существующим состоянием системы управления и нормами, отвечающими актуальной ценности. Цель должна быть простой и понятной. Доказательства, обоснованность, соответствие логике и здравому смыслу зачастую не нужны. Значительно важнее доминирование в информационном пространстве.

Цель может быть созидательной, например: «Хочешь доказать, что японские товары могут быть лучшего в мире качества, — помоги Toyota сделать самый качественный автомобиль для продажи в США».

Ценность — патриотизм. Норма — свои (японские) товары признаются лучшими. Противоречие норме — сейчас (1950-e) японские товары считаются дешевыми и некачественными. Способ разрешения — сделать самый лучший по качеству автомобиль, Toyota уже это делает, присоединяйся!

Цель может быть разрушительной, например: «Хочешь демократии — смени свое правительство!». Ценность — демократия, свобода. Норма — правительство должно быть демократическим. Противоречие — сейчас правительство недемократическое. Разрешение противоречия — правительство нужно менять.

Третий этап: поддержка актуальности цели и обеспечение текущего влияния на ее реализацию. Основное влияние на ее реализацию оказывается в виде публично объявленной программы достижения цели.

Для сохранения влияния и предотвращения перехвата управления субъект управления объявляет себя лидером, если цель созидательная. Если же она разрушительная, то он, как правило, занимает позицию консультанта.

Поддержка позиции лидера/консультанта обеспечивается тремя основными способами:

• формирование организационных структур: ассоциации, комитеты по стандартизации, НКО и др.;
• финансовая и материальная поддержка: спонсорство, инвестиции, непрямая помощь;
• организация коммуникаций, по возможности доминирование в информационном поле.

Рекомендации по контролю: текущий контроль. Отслеживает актуальность идеи управления и количество вовлеченных в достижение цели объектов управления.

Способы оценки могут быть прямыми (например, количество участников ассоциации или присоединившихся к стандарту организаций) или непрямыми (к примеру, количество публикаций в СМИ на заданную тему).

Социологические исследования, регистрирующие процент людей, разделяющих те или иные ценности, дают важную информацию, если объектом управления являются физические лица. Обычно для крупных проектов субъект управления заранее создает собственную или аффилированную инфраструктуру социальных исследований.

Выводы

Перечисленные методы управления охватывают весь возможный диапазон характера цели, масштаба управления и изменчивости условий. Сохранение управляемости при росте масштабов управления и изменчивости внешней среды связано с ограничением использования властного ресурса или полным отказом от него.

Методы управления не конкурируют друг с другом. Не существует более важных или менее нужных методов. Они взаимодействуют между собой, обеспечивая достижение единой цели.

Идеологическое управление, например, вовлекая в достижение цели независимые объекты, управляет процессом с помощью дерева целей. Реализация заданий нижнего уровня осуществляется в том числе с использованием планирования.

Инициирование цели, реализуемой идеологическим управлением, было произведено вследствие прямого приказа, отданного в рамках реализации стратегических установок, принятых неким коллегиальным органом.

Задача управляющего — сделать осознанный выбор метода управления применительно к целям и условиям. Пространство для выбора — шесть методов управления, приведенных в статье.