Автоматизация и моделирование бизнес-процессов в Excel

Под рабочим местом специалиста, в большинстве случаев, принято понимать рабочий стол, на котором в определенном порядке (или беспорядке) находится множество физических предметов (бумага, карандаши, документы и пр.) необходимых для выполнения работы.

На этом рабочем месте часто установлен и компьютер, как один из физических предметов, являющийся необходимым атрибутом современной жизни. В отличие от других предметов, компьютер может обладать встроенным интеллектом. Необходимым условием для этого является либо желание самого специалиста, либо требование работодателя, которое часто не удовлетворяется. Под интеллектом можно понимать максимальную помощь, заложенных в компьютер всевозможных прикладных программ, помогающую пользователю либо в принятии решений, либо в оптимизации использования рабочего времени. (Например, органайзер с базами данных или минипрограмма, указывающая на возможно прогнозируемый уровень какого-либо налога или издержек при проведении финансовой операции).

Часто бывает, что специалист использует в своей работе только один-два программных продукта. Например, только бухгалтерскую программу. Изредка возможно дополнительное применение других — текстового редактора или электронных таблиц. Или только двух последних. В большинстве случаев это не дает экономии рабочего времени, потому что отсутствует гармоническое использование всех возможностей, которые позволяют современные информационные технологии.

Например, предприятие занимается предоставлением стандартных услуг, и каждый день подписывает с клиентами множество стандартных договоров, в которых меняются только некоторые данные реквизиты, сумма договора и т.д. Заполнение элементов договора реквизитами часто осуществляется вручную, несмотря на то, что тут же на столе находится компьютер и принтер, или же договор редактируют непосредственно в текстовом редакторе с последующим выводом на принтер, что может повлечь за собой ошибки. И, кроме того, как правило, в компьютере отсутствует база данных заключенных договоров или данные в нее вносятся затем с клавиатуры, или же ручкой в журнал регистрации. Как видно двойная потеря времени и т.д.

Но это только элементы делопроизводства. А принятие решений на уровне реализации каких-либо проектов. Как происходит этот процесс? Как правило, тоже в режиме ручного расчета, при помощи карандаша и листа бумаги. Иногда возможно использование калькулятора. И это верно с позиции элементарных расчетов, но если в них присутствует более двух переменных, то возможность ввода ошибки гарантирована. И практика доказывает, что это действительно так.

Специалист

Это, прежде всего, человек, который обладает активным багажом специфических знаний, а также возможностью и умением их практического применения. Багаж — это хорошо. Но с оптимальным применением этих знаний получается не всегда и не у всех. Каждое предприятие стремится к тому, чтобы этот специалист был профессионалом. А профессионализм — это совокупность приобретенных знаний и жизненного опыта, применяемых с целью достижения определенной цели или решения практических задач с возможно минимальными издержками, как во времени, так и в физическом (или финансовом) измерении.

Независимо от того, находится ли этот человек в пределах своего кабинета или вне его, ему приходится принимать решения и действия, последствия которых он физически узнает лишь по истечении какого-то времени. Возможность принимать взвешенно эти решения или производить какие-то действия во многом зависят от того как этот специалист подходит к решению этих задач.

Минимизация временных издержек по практическому применению имеющихся знаний — вот та задача, к которой мы будем стремиться с чтением каждой страницы этой книги.

Специалист и его рабочее пространство

Абстрагируемся. Исходим из того, что "наш" специалист многолик и его профессиональная деятельность связана с принятием решений, имеющих отношение к финансовым расчетам, формированием и созданием различных документов и расчетов, и не только. Это может быть бухгалтер, экономист, финансист, маркетолог, юрист, руководитель. Кроме того, этот специалист имеет в своем распоряжении компьютер, которым он должен уметь пользоваться. Поэтому проведем следующее условное деление его рабочего места на две составляющие:

• физическое рабочее место специалиста
• электронное рабочее место специалиста

Если с физическим рабочим местом более или менее ясно, то с электронным, как правило, возникает неясность. Что это за место, как его ощутить? Ведь физическое — это то что можно ощутить физически, электронное же — призрачно.

Электронное место можно охарактеризовать как совокупность компьютерной техники и программного обеспечения, позволяющего производить какие-либо действия с целью получения наиболее достоверного результата за короткий промежуток времени.

Как правило, на столе находятся монитор, клавиатура и мышь. Монитор предназначен для визуального отображения информации, с которой производятся какие-либо манипуляции с помощью мыши и клавиатуры, а также результатов, полученных от этих манипуляций.

Электронное рабочее место

В данном случае его условно можно разделить на три категории:

• электронное рабочее место, которое, как правило, предоставляет предприятие посредством внедрения какого-либо корпоративного программного продукта (системы)
• прикладные офисные системы
• электронное место, которое генерирует каждый индивидуум, в зависимости от его квалификации и потребностей.

В данном случае предполагаем что предприятие имеет корпоративную информационную систему управления предприятием, и тогда место может быть:

• либо только рабочей станцией для просмотра и ввода только каких-либо данных. В таком случае на этой станции не установлено ничего лишнего из программного обеспечения и этот специалист выполняет только ту работу, которая предусмотрена его должностной инструкцией.
• во втором случае специалист может войти в корпоративную систему для поиска нужной информации или ввода данных, но его компьютер полноценный и специалист волен инсталлировать дополнительно то программное обеспечение, которое ему необходимо для работы.

В первом случае это может быть рабочая станция кассира по продаже авиабилетов, во втором случае рабочее место, например, аналитика или финансового директора.

Второй элемент электронного места — это офисные продукты. И третий элемент — это те дополнительные программы присутствующие на рынке, которые использует каждый специалист в зависимости от рода своей деятельности. Это могут быть, например, базы данных, содержащих справочные данные.

В эту же категорию можно отнести специальные офисные приложения, созданные как самим специалистом. Это всевозможные программки увеличивающие производительность труда специалиста, для решения каких-то стандартных и специфических задач, способствующих правильному принятию решений. Эти приложения и программки являются именно тем увеличивающимся во времени багажом, без которого специалист просто будет не в состоянии выполнять работу.

Гармоничное сочетание всех этих приложений направлений предоставляет возможность для продуктивной обработки информации и получения достоверного результата за короткий промежуток времени. Это могут быть расчеты или же подготовка каких-либо документов.

Но для этого специалист должен увидеть проблему и найти пути ее решения.

Главное увидеть проблему

Очень часто люди выполняют однообразную, рутинную работу не пытаясь предпринять попыток для автоматизации отдельных повторяющихся операций. Важно определить насколько возможна автоматизация этих процессов.

Известно что делопроизводство занимает довольно много рабочего времени, несмотря на ее однообразие. В качестве примера рассмотрим рабочее место и работу специалиста отдела кадров относительно большой организации, который оформляет командировочные удостоверения нескольким десяткам человек в день.

Рабочее место этого специалиста соответствует описанному выше рабочему столу, заваленным различными бумагами и компьютеру, к которому обращаются относительно редко. Даже если бы его не было, то это практически никак бы не повлияло на работу этого специалиста.

После поступления приказа на командировки (рис. 2.3.), работа сводилась к заполнению от руки командировочные удостоверения, в которое вносилось:

• фамилия имя отчество;
• должность и, возможно, наименование организации;
• место и предприятие командировки;
• срок командировки;
• цель командировки;
• дата и номер приказа;
• паспортные данные;
• номер и дата командировки;
• дата выбытия.

Здесь следует добавить, что в некоторых случаях специалист заполняет форму документа не от руки, а на компьютере, вводя данные непосредственно в саму форму документа. К сожалению, это встречается довольно часто и, несмотря на использование компьютера, такая работа требует еще больше времени, чем заполнение такого документа от руки.

Перед заполнением удостоверения производится поиск паспортных данных командируемого. После оформления удостоверений все эти данные нужно внести в бумажный журнал регистрации. То есть, проделать ту же самую работу по заполнению удостоверения еще раз, но уже заполняя журнал. Если даже кто-то ездит в командировки постоянно, то время заполнения его командировочного удостоверения в последующем не уменьшается, несмотря на то что известны и уже неоднократно записывались его:

• фамилия имя отчество;
• должность и, возможно, наименование организации;
• паспортные данные.

Естественно, выполняя эту работу в течение многих часов изо дня в день человек устает, работа ему не нравится. Его оплата труда ложится на себестоимость продукции. В последующем много времени тратится на формирование отчетов: кто, из какого подразделения и куда ездил и т.д. И на каждом этапе выполнения этой работы возможно внесение ошибки. По всей вероятности такая постановка вполне устраивает руководство и самого специалиста.

Повышение эффективности труда

В чем может заключаться повышение эффективности труда специалиста на этом рабочем месте? Именно в том, чтобы увидеть то, что несмотря на наличие компьютера специалист никоим образом его не использует, а выполняет рутинную и однообразную работу не пытаясь даже каким-то образом скрасить свой труд и придать ему элемент творчества. В этом то и заключается проблема (трудность), которую часто не видит ни сам специалист, ни его прямое начальство.

Следуя принципам:

• то что делается более двух раз, должно быть автоматизировано;
• документ должен быть "красивым"
• в Excel может быть создана маленькая программкаприложение, которая помогает выполнить работу по формированию командировочного удостоверения в 10 раз быстрее и, естественно, качественнее.

Прежде чем создавать приложение, необходимо изучить бизнес-процесс по формированию командировочного удостоверения, как документа. Прежде всего нужно определить, что первично — удостоверение или журнал регистрации. С позиции делопроизводства вторичен журнал, потому что он заполняется на основании выписанного командировочного удостоверения, которое заполняется на основании приказа. Но с другой стороны, если есть запись в журнале регистрации, значит должно быть и само удостоверение с идентичными данными. Поэтому можно считать, что это вещи неотделимые. Исходя из этого, те данные которые находятся в журнале, должны автоматически генерироваться (экспортироваться) и в удостоверение.

Журнал с позиции компьютера. Что это? Это прежде всего база данных (или список в Excel). Если человек ездит в командировки постоянно, то в этой базе данных хранится необходимая информация о нем. Если эта информация есть, то она может быть легко найдена, извлечена и введена повторно, но уже как новая запись при следующей командировке. Далее остается исправить:

• место и предприятие командировки;
• срок командировки;
• цель командировки;
• дата и номер приказа;
• номер и дата командировки;
• дата выбытия

Что здесь можно заметить? Что номер и дата приказа, если он один за этот рабочий день на все командировки, вводятся в журнал только один раз, если командированных даже сто человек.

Преимущества электронного журнала перед бумажным известны. Прежде всего это моментальный поиск информации в любом, удобном для Вас разрезе с помощью, например, функции фильтрации данных.

Исходя из описанного выше, предполагается следующий алгоритм оформления командировочных удостоверений. Первичен журнал, а уже из него данные должны экспортироваться в форму командировочного удостоверения.

Следовательно, по получению приказа определяется есть ли в базе данных (журнале регистрации командировочных удостоверений) данный сотрудник. Если есть (ездил в командировки ранее), то тогда строка с реквизитами этого сотрудника копируется и производится последующая вставка ее в конец списка. После этого вводятся необходимые исправления.

После заполнения строк со всеми сотрудниками, во все эти строки одной операцией вводится дата и номер приказа, и дата выбытия в командировку. После заполнения журнала все, уже автоматически заполненные, командировочные удостоверения выводятся на печать.

Выводы

А что же может получить предприятие в результате освобождения рабочего времени специалиста? Каков может быть экономический эффект? Считается легко. В результате автоматизации процесса нововведения освобождается приблизительно половина рабочего дня специалиста. А это 10 рабочих дней в месяц или экономия половины месячной зарплаты специалиста. Этому специалисту на освободившееся рабочее время можно поручить выполнение дополнительной работы. Если же минимизировать издержки рабочего времени еще одного специалиста в этом отделе, то освободится рабочее место. Не забудьте и стоимость содержание физического рабочего места. Итого несколько тысяч долларов в год! И только на одном примере, а их на предприятии можно найти великое множество.