|
Когда любой специалист в первый раз приходит на работу, то сразу же окунается в специфическую среду, которую имеет каждое конкретное предприятие. С позиции профессионализма или подхода сотрудников к выполнению к выполнению своих профессиональных обязанностей, эту среду можно разделить как на оказывающую положительное влияние и отрицательное.
Как одна из причин отрицательного воздействия заключается в низкой производительности труда, причем оценить — низка она или высока довольно непросто. Как непросто определить и количество выполняемой работы. В чем ее мерить? Затраченные на ее выполнение часы? Килограммы бумаги? Как правило, на таких предприятиях отсутствует веселая атмосфера. Все заняты, погружены в работу. Часто остаются по вечерам, иногда выходят подгребать "хвосты" в выходные дни. Могут существовать только две причины нехватки рабочего времени:
- либо работник действительно перегружен, потому что профессионал, и тогда руководитель должен принимать некоторые меры иначе этот специалист уйдет;
- вторая причина — работник не является профессионалом и путем довольно больших и не нужных усилий выполняет работу.
Вторая причина и служит основанием для создания такой отрицательной среды. Особенно плохое влияние она оказывает на молодых специалистов. Они привыкают к выполнению ненужной рутинной работы и воспринимают это как нормальную вещь.
В чем же заключается эта рутина? В постоянном перекладывании бумаги или электронных файлов с целью поиска какой-то второстепенной информации, ежедневном (ежемесячном) трудоемком выполнении одних и тех же расчетов или создании одних и тех же текстовых документов.
На таких предприятиях не задерживаются профессионалы, у которых можно чему-то научиться. Такая среда вредна для них. И через некоторое время этого молодого специалиста уже не перевоспитаешь.
В чем же может заключаться профессиональный подход к выполнению своей работы. Тут в качестве аналогии можно привести в пример водителя, который собирается в дальнюю дорогу на незнакомом автомобиле:
- проверка технического состояния автомобиля;
- удобное размещение в салоне автомобиля (багажнике) тех вещей, которыми он будет пользоваться (или могут пригодиться) в пути;
- подгонка под себя сиденья, руля, зеркал, рефлекторов подачи воздуха в салон и пр.
Не выполнив эти пункты, водитель может либо не доехать до конечной точки, либо ехать довольно долго и при этом неоправданно сильно устать.
Точно так же и новая работа для профессионала. Техническое состояние автомобиля — это возможность оценить предприятие, не только как перспективное и рентабельное, выпускающее престижную продукцию, но и с позиции присутствующей в нем атмосферы. С позиции реализации своих возможностей и перспектив. Иначе об это предприятие разобьются все амбиции.
По приходу на предприятие вступает в силу второй пункт — "удобное размещение ... ". Это оценка того, что может понадобиться в пути (выполнении работы)? С позиции этой книги, необходимое для выполнения работы программное обеспечение, и как один из элементов, приложения, позволяющие быстро и качественно выполнить свои функции, ну и соответственно технические средства. Это наиболее важная деталь. Непрофессиональное отношение к работе — это все равно что в жаркую погоду положить бутылку с водой не в удобное и доступное место в салоне автомобиля, а в багажник. Каждый раз, чтобы попить, придется остановиться и выйти из машины. А это не только потеря времени, но и дополнительный расход топлива и усталость.
Третий пункт — при эффективно организованной работе, вылезут наружу неправильно организованные бизнес-процессы, которые не позволяют выполнять работу эффективно не только вам, но и вашему отделу, а возможно и предприятию в целом.
Вот и вся взаимосвязь.
Остановимся на втором пункте. На протяжении всей книги последовательно описывались элементы автоматизации делопроизводства, расчетов на базе построения различных моделей. И вывод следующий:
- офисные средства разработки позволяют довольно быстро создавать самые различные приложения для бизнеса повышающую скорость и качество выполняемой работы. Важно только понять суть;
- эффективное использование этих приложений.
Эффективное использование приложений
Высокая производительность труда — это не только умение быстро произвести необходимые расчеты. Прежде всего, это структурированное расположение информации таким образом, чтобы не тратить значительное время на ее поиск. Вспомните, как долго иногда приходится искать чей-то номер телефона в бумажной записной книжке, нужный файл и пр. Часто на это уходит много времени и при отрицательном результате приходится пользоваться справочной телефонной системой или создавать таблицы с расчетами заново.
Все файлы с созданными в этой книге приложениями находятся в директории Самоучитель. Разместить эту директорию можно по усмотрению на диске D или С. Предполагаем, что будете довольно часто обращаться к этой директории.
Следующий этап — открытие находящихся в нем файлов. Например, можно воспользоваться тремя способами:
- через проводник;
- расположить на Рабочем столе ярлыки к этим файлам;
- поместить ссылки на папку в Главном меню.
Открытие файлов через проводник
Конечно, поиск и открытие файлов через проводник довольно удобно, но занимает относительно много времени.
Размещение на Рабочем столе ярлыков к рабочим файлам
Довольно удобно если расположить ярлыки к наиболее часто используемым файлам на Рабочем столе. Но часто встречается ситуация когда Рабочий стол прямо "завален" ярлыками без всякой системы и что-либо найти довольно непросто.
Размещение ссылок в Главном меню
Довольно удобный способ размещения ссылок в Главном меню, если его использовать квалифицировано. Опишем это на примере размещения ссылок примере содержимого директории Самоучитель, которая показана на рис. 27.1.
Рис. 27.1. Директория Самоучитель
Для того чтобы поместить ссылки на файлы и директории Главном меню выполните следующее:
- нажав на кнопку Пуск, выберите команду Настройка/Панель задач;
- в открывшемся диалоговом окне Свойства: Панель задач перейдите на вкладку Дополнительно (рис. 27.2.) и нажмите на кнопку Вручную, что откроет в окне Проводника папку Главное меню;
- любым удобным способом откройте дополнительно окно, в котором расположена директория Самоучитель;
- выделите директорию Самоучитель и, нажав клавиши Ctrl+Shift переместите папку Самоучитель в правое окно Имя окна Проводник. Это создаст ярлык ссылки на эту директорию;
- выделив этот ярлык, нажмите на клавишу F2, что позволит перейти в режим редактирования имени ярлыка, и удалите текст — Ярлык для;
- перейдите в правое окно проводника и выполните команду Файл/Создать/Папка. Созданной в правом окне Проводника папке присвойте Имя Самоучитель (рис. 27.3.);
- перейдите в левое окно Все папки окна Проводник и откройте папку Самоучитель;
- перейдите к окну открытого диска винчестера и откройте папку Самоучитель и, выделив все файлы, которые в ней находятся, переместите их в правое окно проводника, нажав клавиши Ctrl+Shift, что создаст проводники для них. В правой окне проводника создайте папки, которые имеются в папке Самоучитель (рис. 27.4.);
- в эти созданные папки поместите ярлыки на находящиеся в них файлы. При желании измените картинки этих ярлыков. Для этого, выделив ярлык, выполните команду Файл/Свойства и в открывшемся диалоговом окне свойства перейдите на вкладку Ярлык (рис. 27.6.), в котором нажмите кнопку Сменить значок;
- в появившемся окне Смена значка выберите понравившийся;
- нажимая на кнопки ОК, выйдите из режима настройки меню.
Рис. 27.2. Диалоговое окно Свойства: Панель задач
Рис. 27.3. Окно Проводника с созданным ярлыком и папкой Самоучитель
Рис. 27.4. Помещенные папки и ярлыки в окне Проводник
Рис. 27.5. Созданные папки и ярлыки к файлам
Рис. 27.6. Диалоговое окно Свойства
Рис. 27.7. Диалоговое окно Смена значка
Теперь, например, для открытия БюджетОтделИссл (рис. 27.8.) в Главном меню нужно выбрать путь Самоучитель/Бюджет/ОтделИсследований/БюджетОтделИссл.
Рис. 27.8. Использование главного меню для поиска и открытия файлов
Предположим в сферу деятельности специалиста входит все, о чем написано в этой книге. Этот специалист проявил себя и для него приобретают новый, более мощный компьютер. При этом, как правило, на новый компьютер переносят только рабочие файлы, а потом производят настройку главного меню, рабочего стола и избранного (ссылки в интернет). Этой процедуры можно избежать, если скопировать три папки, в которых содержатся вся эта информация (рис. 27.9.):
- Главное меню;
- Рабочий стол;
- Избранное, которые находятся по адресу С:\Windows. На новом компьютере эти три папки вставляются по тому же адресу.
Создание своего меню
В производственной деятельности довольно часто приходится великое множество файлов, которые в свою очередь можно разделить на основные, которые являются основой выполнения своих профессиональных функций и второстепенные, которые создаются по мере необходимости, и часто более не нужны.
Для открытия основных файлов можно использовать Excel. Например, для открытия файлов рассматриваемых в этой книге используется файл Excel — Пульт Управления Электронным Рабочим Местом, который состоит из двух листов Пульт (рис. 27.09.) и Дополнительно.
Рис. 27.09. Лист Пульт файла Пульт Управления Электронным Рабочим Местом
Лист Пульт предназначен для открытия компьютерных моделей и приложений, рассматриваемых в этой книге, а лист Дополнительно (рис. 27.10.) для примеров рассмотренных в различных главах. На обоих листах для открытия файлов используют элементы управления Кнопка.
Рис. 27.10. Лист Дополнительно файла Пульт Управления Электронным Рабочим Местом
Ярлык для открытия файла Пульт Управления Электронным Рабочим Местом и папки Самоучитель вынесите на рабочий стол (рис. 27.11.).
Рис. 27.11. Ярлыки на Рабочем столе для открытия рабочих файлов
|
