Менеджмент: методологія та практика

Management.com.ua

ФОРУМИ >> Загальний форум >> Для Константина - предложения

url: //www.management.com.ua/forum_common/read.php?f=2&i=3918&t=3910&v=f
 НОВА ТЕМА  |  Список тем  |  Перейти до теми  |  Пошук  |  Вхід   <<  |  >> 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

Прореживая домашний архив, натолкнулся на давнюю публикацию Г.Архангельского по контекстному планированию в MS Outlook - http://improvement.ru/bibliot/outlook-context/ . И поймал себя на мысли, что за все эти годы кроме этой схемы я ничего конкретного в смысле настроек MS Outlook, собственно, и не встречал. Помню, были интересные предложения по структуризации почтового архива за счет цветов, дополнительных полей, но это, конечно, не совсем то, о чем идет речь. Я имею в виду комплексную, целостную настойку, которая, по идее, должна быть "заточена" на уникальные условия данного рабочего места. В исходной, от Глеба, это настройка, я бы сказал, на динамичного продвинутого молодого менеджера высокого звена. И если говорить о другом характере рабочего места (и, конечно, работника), то, вполне возможно, схема понадобится другая. Я сегодня делаю "взнос" по знакомым мне FMCG, мелкому строительству (металлопластиковые окна), автопродажам - а если коллеги поддержат идею и подбросят кое-что из своего опыта, то мы получим "Сюиту для MS Outlook с набором рабочих мест".
Начнем с общих для обеих схем характеристик:
1. "День недельного планирования". Обычно это понедельник, но иногда есть важные события, типа прихода "фуры" или приезда важного руководителя - тогда неделя смещается. На этот день обычно выставляется срок для отложенных на неделю-другую задач.
2. "Час планирования". В статье не упоминается, но наверняка установлено определенное время ежедневного планирования. Тоже, конечно, сдвигаемое, но обычно утреннее.
3. Использование в начале названия категорий цифр, определяющих приоритет с одной стороны, а с другой - порядок появления на экране в сортированных представлениях.
Отличия:
1. Категории, заданные по умолчанию Биллом, рекомендуется удалить. А за основу взять названия разделов должностной инструкции или годовой программы.
2. В названии категории использовать инициалы автора. При передаче задачи руководителю или подчиненному она "не теряет корней".
3. Структурирование текста в комментариях удобнее производить не цифрами, а маркерами и отступами - этот механизм поддержан соответствующими кнопками панели форматирования, которую, естественно, нужно держать во включенном состоянии.
4. Значком "выполнено" пользоваться не рекомендуется, и, соответственно, эту колонку нужно убрать из всех представлений в папках для задач и встреч.
5. В режиме "Календарь" полностью выполненные маловажные встречи (или копии повторяющихся) просто удаляются - это 80% всей текучки. Невыполненные до конца переносятся на соответствующий срок. Ну, а те, по которым возможны в будущем вопросы или планируется проведение анализ использования времени - такие переносятся во встроенную в основной "Календарь" папку с названием "Отчет" или "Архив". Но день должен быть очищен до конца - это модификация "правила чистого стола".
6. Выполненные крупные проекты переносятся в папку "Архив" отдельно хранящегося рабочего набора MS Outlook. Автоархивация не используется.
7. Поле "Важность" используется как первичное для сортировки категорированных в группы задач. Вторым полем сортирвки идет срок. Важными считаются задачи, подлежащие обсуждению с руководителем на ближайшей регламентной встрече (находящиеся на контроле). Обычные задачи - это текущая работа, а низкая важность - "долгий ящик". После некоторого вылеживания в этом месте - удаление.
8. На основе стандартного представления "По категориям" сформировано новое: "План-контроль". Отличие очевидное: отбор "красных" задач. На этой основе и проводятся регламентные встречи менеджеров с подчиненными. Рабочий набор подчиненного открывается при этом через сетевой доступ и сканируется в режиме рабочего обсуждения.
9. Автоформат используется для двух видов задач и встреч: поручения (тройной знак … в названии - тройной для того, чтобы не было совпадений в "живых" текстах) и проекты развития (знак …). Значки и цвета для выделения, шрифт, жирность - стандартизуются в пределах группы в ходе живой дискуссии (важно, чтобы персонал имел возможность высказаться по этому поводу).
10. Выбор "Стратегический - тактический" не используется. В теле задачи (поле "Заметки") сначала рождается приблизительный, эскизный план первого уровня, потом он детализируется, (для крупных проектов - в документах, ссылки на которые размещены в основой, корневой задаче, вплоть до наборов MS Project), потом по тексту плана размещаются протокольные отметки (даты) о ходе выполнения. Возможно эффективное использование цвета для отметки выполненных элементов плана.
11. Для панели задач, размещенной в основном режиме "Календаря" используется специальная настройка. Основа та же, что и для основной папки "Задачи" - категорирование в группы и сортировка по важности, сроку. Но дополнительно применен отбор по двум условиям: "срок отсутствует" и "срок не позднее сегодня". В результате задача, если она не бессрочная, т.е. неотложная, всплывает в день назначенного срока, просроченная становится "красной" - это по умолчанию. Ну, а если у нас нет времени на эту задачу сегодня, то мы даем ей соответствующий срок - и она исчезает с глаз долой (в основной папке "Задачи" перемещается по списку вниз). Это можно было бы назвать, если Глеб не возражает, "дихотомическим кайросом". Сегодня или не сегодня.
Маленькие хитрости
1. Создавать задачи удобно в два приема: сначала тема и срок, а потом перемещение из категории "Без категории" в соответствующую группу (категорию).
2. Работу с группированной информацией существенно облегчат две нестандартных кнопки -"Свернуть все группы" и "Развернуть все группы", но с заменой текста на информативный рисунок. Также пригодится кнопка "Текущее" - имеется в виду предстваление.
3. Рабочий набор MS Outlook ("Личные папки") переименован в "Фамилия", но название Outlook.pst оставлено без изменений - для удобства работы системщиков.
4. При копировании рабочих наборов в зону общего доступа (для проведения рабочих совещаний с руководителями и подчиненными) используется Bath-команды.
Вот и все.
С уважением В.Петриченко.



 
 
Автор: KosKa 
Дата:   25.04.25 21:10

И что это даст?

 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

Добрый день, Константин. Рад новой встрече.
Позвольте вопросом на вопрос: Вы пользуетесь Аутлуком? Другим органайзером?
С уважением. В.Петриченко.

 
 
Автор: KosKa 
Дата:   25.04.25 21:10

Аутлуком не пользуюсь - тяжелый, глючный и т.п.


Был период в жизни моей бывшей компании, когда пытались примерно по описываемому Вами принципу построить управление. Полгода помучались и в итоге пришли к тому, что и так понятно было заранее - бесполезно делать эффективно то, чего лучше вообще не делать... Такая вот красота превращается в имитацию деятельность - когда таск-лист "цветет и пахнет", а особой результативности нет... Зато отчеты такие красивые получаются :)

Лично для себя пользуюсь простым списком дел "в столбик", используя сервисы Гугла... Хватает с головой.

 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

Добрый день, Константин, рад, что завязывается конкретный разговор.
1. Личный уровень использования MS Outlook
Мне лично знакомы несколько десятков человек, которые используют MS Outlook просто для себя - никто не жалуется на какие-то особые с его стороны проблемы. Я могу, конечно, предположить, что общее число успешных пользователей этой программы намного больше, но с ними-то я не знаком. А те, с которыми знаком и в какой-то степени способствовал тому, чтобы они эту программу задействовали, да, так вот, они не жалуются. Как же быть? Очень просто - запустите MS Outlook и попробуйте его "загнать в угол". Зачем? Ну, Вы же сказали "глючит". Как? Когда? В каких ситуациях? Могу даже предположить, что Билл Вам премию выдаст, если Вы публично докажете то, о чем сказали выше.
Константин, я без всякого там ехидства или каких-то подозрений в том, что Вы говорите о том, чего не было на самом деле. Но, знаете, ведь есть же вклад в эти вещи и системы, и железа, да и подготовка - она же у Вас по MS Outlook-у начальная, как я понимаю - все это важно.
А если мы с Вами этот уровень пройдем, то гарантирую, что способность MS Outlook помочь в планировании своего дня, да и вообще в обработке личной информации - она выше, чем у Гугля. Ну, другой вопрос, что Ваше рабочее место может быть специфичным, не массового характера. Да, тогда MS Outlook может оказаться лишним, но это тоже, как и в случае с "глюками" требует исследования. Сделать его можете только Вы сами, но… Обратите внимание, Вы сказали сначала "тяжелый", а потом "глючный". Тяжелый - если сравнивать, например, с Лотус Органайзером или с Гуглем? Или с какой-то из популярных студенческих программок? То есть, тоже вопрос.
Я хочу с таким же предложениям обратиться к нашим читателям - опишите проблемы с MS Outlook: что не получается, что он делает не так? Может, простая перенастройка или, там, удаление штатных категорий, вполне помогут делу. В этом смысле стоит, конечно, сначала реализовать предложенную мной настройку - не для того, чтобы использовать ее окончательно, а для того, чтобы понять, о чем речь идет конкретно. Ну, и отказаться уже в полной, так сказать, информированности.
2. Корпоративный уровень
Тут я с Вами соглашусь - мой опыт полностью подтверждает то, о чем речь шла в этой части. Понимание того, что технология управления - вещь на порядок более сложная, чем настройка MS Outlook, приходит не ко всем и не сразу. Более того: ко всем не сразу. Но, даю вам гарантию: менеджер, который не умеет пользоваться MS Outlook-ом для своих личных целей, просто обречен. В попытках планировать чье-то время и контролировать чьи-то результаты. Менеджер! Именно - люди, управляющие только своим временем и делами, не нуждаются в MS Outlook в той степени, как руководитель. Почему именно MS Outlook? Да потому что попытки использовать MS Excel (ну, насчет MS Word - опыта нет) - были, поверьте, безуспешными. Обычно люди, хорошо освоившие какую-то программу, в ней продолжают решать не вполне свойственные задачи. Вот, с MS Excel-ем у меня и был опыт таких упражнений с его поклонниками. Но в качестве дополнения к MS Outlook - это да, некоторая плановая информация лучше обрабатывается в MS Excel. А некоторая, конечно, в MS Project - как же без него!
И тут прогноз для наших читателей, особенно молодых: через десять лет менеджер, который не умеет работать с MS Outlook, не будет иметь шансов даже в Украине.
С уважением В.Петриченко

 
 
Автор: KosKa 
Дата:   25.04.25 21:10

Цитата:

1. Личный уровень использования MS Outlook ... Как же быть? Очень просто - запустите MS Outlook и попробуйте его "загнать в угол". Зачем? Ну, Вы же сказали "глючит". Как?


Не вижу смысла тратить на это время. В качестве личного органайзера, да еще и при том условии что я сейчас пользуюсь только почтой Гугла - это слишком большая роскошь. Типа чемодана без ручки: нести - неудобно, выкинуть - вроде жалко...

Цитата:

И тут прогноз для наших читателей, особенно молодых: через десять лет менеджер, который не умеет работать с MS Outlook, не будет иметь шансов даже в Украине.


А что, через десять лет найти хорошего секретаря в Украине будет уже невозможно? :) Если без шуток, все эти "тайм-менеджменские" штучки - большой мыльный пузырь (имхо).

Обычно те, у кого действительно такая гора важных дел - давно имеют возможность платить зарплату хорошему секретарю.

А для остальных вся эта игра в миллион задач - видимость деятельности. Для десятка действительно важных дел нет смысла огород городить - календаря в мобиле хватит за глаза. В этом смысле даже бумажный ежедневник или большая доска дадут сто очков вперед вашему аутлуку.

Если же слишком заиграться "в аутлук", могут появиться две проблемы: выполнение задач "для галочки", и оценка происходящего "по галочкам". Если Вы с таким не сталкивались - Вам повезло...

 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

Насчет "глюков". Ну, нет времени повторить ситуацию, понятно. А припомнить, что именно не получалось? Я, например, точно знаю, что в Бэт при переадресации или пересылке теряются приаттаченные файлы. Есть еще 7 лично "пробитых" ситуаций (список подготовил для сисадмина, когда аргументировал отказ от старика Бэта). Могу поделиться, если кому интересно, но с Аутлуком такой конкретики не встречал. Ни в одном форуме. Хотя бурчание насчет "глюков" имеет место.
"Тратить время" на организацию своего времени. Ну, Константин, Вы, конечно, извините, но сдается мне, что тайм-менеджментом не интересовались. Согласны? Это по факту наличия такого мнения. А дальше и по высказанной мысли о том, что ТМ - это "фонарь".
Кстати, в мобиле тот же Аутлук сидит - не обращали внимания?
Да, а, вот, насчет того, что простой еженедельник может быть эффективнее Аутлука и прочих электронных штук - согласен. При условии, что используется некая метода. Тайм-менеджерская. Система. И - уникальное место рабочее. Например, смотритель маяка. Или композитор. Если же менеджер в малом бизнесе - ну, зарежьте меня, но выдумывать велосипед...
С уважением В.Петриченко

 
 
Автор: igorph 
Дата:   25.04.25 21:10

Цитата:

И тут прогноз для наших читателей, особенно молодых: через десять лет менеджер, который не умеет работать с MS Outlook, не будет иметь шансов даже в Украине.


Что жу Вас свет клином сошелся на Аутлуке....как будто кроме него ничего и нет.
Я прекрасно использую Лотус и все хорошо. Никаких проблем. И знаю много компаний, которые переходят с Аутлука на Лотус. И много менеджеров, которые и Аутлук и Лотус используют исключительно для работы с эл. почтой. Просто они используют другие инструменты для управления временем и людьми.

Игорь

 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

Да, о Лотус Органайзере у меня самые лучшие воспоминания. Под ДОСом я с ним работал. Но где сегодня взять эту программу? В составе сервера Домино, если я правильно помню названия. Ну, вот, человек купил ПК. Офис стоит - пошла работа.
Но как специалисту мне было бы очень интересно, если бы Вы подбросили какой-то материал (ссылки?) по альтернативам Аутлуку.
Но, конечно, не как почтовому клиенту - скажу чесно, что тут и Аутлук Экспресса мне было бы достаточно, а именно как органайзеру.
С уважением В.Петриченко

 
 
Автор: Sergiy 
Дата:   25.04.25 21:10

Господа,

Вроде бы как в тему организации работы. Если не очень в тему - могу сделать отдельную ветку.

Есть ли у кого-нибудь опыт использования Microsoft SharePoint для организации совместной работы с документами и организации операционной деятельности?

По таким направлениям:
- архивная функция системы документооборота (хранение документов и организация доступа к ним);
- согласование документов с использованием средств SharePoint;
- использование сайта SharePoint для организации рабочих групп и операционной работы подразделений, в том числе в виде интеграции Outlook с SharePoint.

Буду крайне признателен за любые отзывы о личном опыте эксплуатации или хотя бы слухах о том, что кто-то где-то использует SharePoint.

 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

Я обхожусь копированием рабочих наборов Аутлук в общую зону - это называется "Отчет". С содроганием думаю о том времени, когда придется наш менеджмент сажать на ШерПойнт. Очень Вам сочувствую и желаю успеха.
С уважением В.Петриченко

 
 
Автор: vpikuza 
Дата:   25.04.25 21:10

Полностью согласен с Константином:

> Такая вот красота превращается в имитацию деятельность - когда таск-лист "цветет и пахнет", а особой результативности нет

А особенно здесь:
> Типа чемодана без ручки: нести - неудобно, выкинуть - вроде жалко

На практике наблюдается часто.
Дело не в Оутлуке, дело в личной дисциплинированности и исполнительности. В личной самоорганизации. Если это не заложено, то этот клинический случай не вытянет ни один реанимационный ПО продукт.

Кстати, моя точка зрения при случайном наблюдении за людьми активно пользующимися подобного рода безделушками: бездельник дешево показывающий свою занятость (читай значимость) перед простаками.

Это не более чем инструмент секретаря, а из него тайм с менеджментом кто-то скрестил чисто из корыстных побуждений, что в принципе и наблюдаем.

Я также пользуюсь как и Константин столбиком, только в ПК варианте. При необходимости делаю фотоснимок экрана монитора, мне на день хватает

Владимир



 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

Добрый день, Владимир, и, я надеюсь, Константин. Согласитесь, вы оба больше говорите о планировании личного времени и только для себя. А для производства?
То есть, если Вы руководитель, то и над Вами, и под Вами по иерархии много (ну, два-три) уровней этой лестницы. Как говорить о планировании и контроле всей этой текучки, да и не только ее?
В нашем форуме нет признаков присутствия этих самых лиенейных менеджеров. Им некогда смотреть Интернет - они заняты. А специалисты, для которых форум - инструмент в работе, как-то не дружат, что ли, с этими менеджерами. Не вникают в их проблемы. Мне так кажется.
Но, возвращаясь к Вашему с Константином инструменту. Это список ТоДо на жаргоне таймменеджерщиков. Если не возражаете, то мы и воспользуемся этой терминологией. Он может быть и электронный (Гугль, Ексель, Пед - какая разница), и бумажный - дело не в этом. Посмотрите на мой список ТоДо: http://ifile.kiev.ua/download_file/1654/ (даю свой из соображений этики: показать список лично знакомых менеджеров, у которых он такой же или еще больше, Вы понимаете - неудобно).
И это только список с числом позиций всегда большим пятидесяти.
А связи? Ведь почти в каждой задаче - ссылки на документы, которые либо у себя в базе, либо у коллег. Как тут справиться бумажному списку? Гуглевский в этом смысле от бумажного не будет отличаться, если в нем нет ссылок.
А привязка ко времени? То есть напоминания, что пора на встречу с ХХХ? А связь встречи с проектом, ведь важно подготовиться к разговору - при наличии связей в задаче (ссылок) это минутное дело. Может быть Вы всегда готовы поговорить о своих задачах из ТоДо, но линейный менеджер не может держать в памяти все те сотни важных (!) мелких обстоятельств, которые ему "не родные", как Вам ваши.
Господа, у вас есть "под рукой" линейные менеджеры? Личные знакомые - погвоворите с ними об этом.
А, может, они есть в форуме?
С уважением В.Петриченко

 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

И, кстати, о бездельниках, которые прикрываются отчетами из Аутлука. Ведь отчет - первый шаг к анализу. И как ты там ни надувай щеки, или мыльные пузыри, а читающий может, знаете ли, и разобраться в том, что делалось, а что не делалось. Но, я согласен в том, что этот отчет или даже фотография рабочего дня - это инструмент анализа, а не текущего контроля. Есть небольшой нюанс.
С уважением В.Петриченко.



Відредаговано (01.02.08 17:26)

 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

Добрый день.
Очень неоджиданное продолжение, которое подтверждает обоснованность высказанных коллегами опасений. Попался на глаза экран Календаря (режим Аутлука) утрамбованный делами как... ну, не знаю, как тротуар плитками. Ну, как забор военной части или рыбья чешуя. Да...
В результате прояснения ситуации оказалось, что скромный молодой человек финансово-учетной специализации ожидал "организационной ревизии" со стороны шефа и, так сказать, оттянулся по полной. Ну, не знаю, чем там у них кончилось, потому что эта ситуация сложилась на чужой территории, но если еще раз туда попаду, будет интересно узнать?
С уважением.



Відредаговано (02.02.08 11:59)

 
 
Автор: vadimpetr 
Дата:   25.04.25 21:10

Добрый день.
Не знаю, в духе ли это правил сайта, но тема имела продолжение
http://improvement.ru/zametki/petrichenco/
С уважением

 Список форумів  |  У вигляді дерева   <<  |  >> 


 Дана тема закрита 
Copyright © 2001-2014, Management.com.ua