ERP-системы: информация со скоростью света

ПОДРОБНЕЕ О КНИГЕ

Название главы — «Информация со скоростью света» — неслучайно. Вне зависимости от своей ценности данные и информация будут перемещаться со скоростью электрона. Это может быть полезно или вредно — все зависит от вас. Особое значение приобретает точность данных. Благодаря современным технологиям стало возможным предлагать потребителям продукцию и называть сроки ее отгрузки, находясь непосредственно на их складе. Однако если используемая информация неверна, ценность ваших обещаний будет равна нулю. Технологии хороши, если их использовать правильно.

При сокращении времени производственного цикла запасы в системе уменьшаются. Они не перемещаются партиями, а «перетекают», движутся постоянно. То же самое происходит и с информацией: по мере того как система становится более интегрированной и переводится на электронную основу, бумажной документации становится меньше (или она исчезает вообще), а информация в системе постоянно перемещается. Вместо того чтобы перекладывать стопки бумаг и папок на столе, вы оперируете поступающей информацией. Сообщения можно рассортировать и обработать в нужные сроки (конечно, иногда сроки выходят за рамки разумных), однако такой постоянный информационный поток нельзя игнорировать, иначе он становится непомерным. Порой мы забываем о необходимости ответа на вопросы о том, как обращаться с информацией, резюмировать ее содержание, сортировать, управлять информационными потоками. Об этом нужно помнить в течение работы над концепцией ERP-системы и процессом ее внедрения.

9.1. Что такое система ERP и зачем ее использовать?

Возможно, многие не согласятся со мной, однако единого точного определения системы ERP не существует. Как правило, ERP обозначает компьютерную систему, объединяющую большинство или все функциональные области бизнеса. В зависимости от размера компании и программного обеспечения система ERP может включать в себя модули для различных областей работы. Для предприятия малого бизнеса она содержит модуль бухгалтерского учета и финансовый модуль, модули продаж, закупок, поступлений на склад, данных по запасам, планирования и составления графика производства, учета склада готовой продукции и отгрузки ее потребителям. Крупные компании и небольшие дистрибьюторские компании могут иметь отдельные системы управления складами готовой продукции. Другие организации включают в систему инженерный модуль, модули контроля качества, основного производственного оборудования, управления персоналом, а также контроля производственной безопасности, работы с потребителями и др.

Все это сводится к некоторой информационной системе. Возможно, такое определение несколько устарело, но ERP — это большая информационная система. Когда о них идет речь, многие представляют себе компьютерные системы, однако создание их на базе компьютерных технологий не обязательно. В организациях были информационные системы и до появления первых компьютеров. Информационная система — это определенный метод хранения и передачи информации. Система ERP представляет собой сложную информационную систему, основанную на высоких технологиях. Ее предназначение состоит в организации информационного потока между различными людьми, нуждающимися в данной информации, использовании единой базы данных для всего предприятия и стандартизации информации, поступающей от пользователей. Во многих компаниях даже при наличии системы ERP обработка и передача информации по-прежнему крайне неэффективны. Из-за отсутствия единой системы в других отделах никто не знает о поступлении товара на склад на протяжении нескольких дней. Бумаги на доставку должен просмотреть руководитель, далее они отправляются на склад и в бухгалтерию для платежных операций. Данные могут быть намеренно или случайно изменены или скорректированы, некоторые сведения приходят не по назначению, на каждом этапе они обрабатываются неопределенное время. С помощью единой информационной системы данные о получении товара можно ввести непосредственно на складе (или просто подтвердить предварительное извещение), и они сразу же будут доступны всем, кому это необходимо.

Одна из основных причин для приобретения компанией системы ERP — ожидание более высокой эффективности и качества информации. Следует честно спросить себя: для чего я хочу внедрить такую систему? Как она повысит эффективность работы моей компании? Какие преимущества ожидаются от ее внедрения, превышают ли они связанные с данным процессом издержки? Нужно быть готовыми к самой системе и процессу ее внедрения. Если вы не уверены в своей готовности — лучше повременить. Вполне возможно, что неправильный подбор и внедрение ERP-системы нанесут серьезный ущерб вашей компании (и вашей карьере). Издержки могут быть очень высокими: необходимы оборудование, программное обеспечение, рабочее время, услуги консультантов, возможно, будут перерывы в работе — стоимость ERP-системы быстро растет. Необходимо провести тщательный анализ и проделать большую работу. Не позволяйте внешним достоинствам системы отвлечь вас от анализа ее содержания.

С другой стороны, потенциальные преимущества весьма значительны. Правильно внедренная система может дать позитивный эффект еще до того, как вы начнете что-то закупать (рассмотрим это ниже). Качественная информация и высокая эффективность информационных потоков, а также более гибкие и совершенные инструменты планирования и реализации запланированного могут настолько повысить производительность, что прибыль от внедрения значительно превысит издержки. Но неправильное внедрение окажется бессмысленным и чрезвычайно дорогостоящим (что характерно не только для системы ERP). И наоборот, если правильно ввести систему в деятельность организации, она будет очень полезным инструментом. Именно инструментом, так как ERP-система не решит ваших проблем, она лишь помогает обрабатывать, анализировать и использовать информацию для успешного ведения бизнеса. Если у вас сложности с бизнесом, они, вероятнее всего, не исчезнут и после внедрения системы. Как и любой другой инструмент, она может помочь в решении проблем, но не в состоянии их разрешить. Мы надеемся, что данная глава укажет верный путь.

9.2. История и эволюция

Зачем углубляться в историю ERP? Ее знание не очень важно для вас и не поможет в выборе и внедрении, однако позволит лучше понять систему, ее место в стратегии бизнеса и возможности использования ее для получения выгоды.

В начале компьютерной эпохи были разработаны BOM-процессоры, с помощью которых компании могли автоматизировать задачу сортировки ведомостей материалов (BOM). Это было необходимо для планирования склада. Нынешнему поколению, привыкшему к компьютерным технологиям, кажется невообразимой обработка вручную стопки ведомостей BOM для расчета потребности в материалах. По мере того как компьютеры становились компактнее, мощнее и проще в использовании (по современным стандартам), BOM-процессоры эволюционировали в системы планирования потребности в материалах.

Планирование потребностей в материалах (MRP) было значительным шагом: помимо простого расчета потребностей в материалах здесь представлено их распределение по срокам. MRP превратилось в инструмент заказа необходимых материалов и планирования, поскольку в формулы расчета были включены необходимые сроки и продолжительность производственного цикла. Помимо информации о том, какие материалы были необходимы, сколько их имелось в наличии и сколько нужно было приобрести, стало возможным определить, когда именно они требуются. Планирование потребностей в материалах связано в основном с сырьем и изготавливаемыми комплектующими. Ожидаемые сроки изготовления комплектующих, равно как и время доставки закупленного сырья, отслеживаются и сопоставляются с датами использования названных ресурсов в производстве. Заказы могут быть расположены в порядке приоритета, и на основе данной информации составляются планы.

В процессе дальнейшего усовершенствования системы были расширены ее функциональные возможности и возможности обработки информации. Планирование мощностей являлось весьма важным новшеством системы; помимо этого были включены другие инструменты планирования высокого уровня. Мониторинг и контроль за выполнением в совокупности с финансовой системой образовали замкнутый цикл с обратной связью, или MRP-II. Дальнейшее расширение функций и областей применения способствовало целостности структуры бизнеса и привело в результате к возникновению того, что обобщенно называется ERP. В зависимости от структуры система ERP может проникать в любые области организации. Все ключевые инструменты планирования и реализации планов, финансовая система, заказы на закупку от потребителей, человеческие ресурсы, оплата труда, мониторинг работников и другое объединяются в одну целостную систему, призванную повысить эффективность работы организации. Достигает ли система этой цели — другой вопрос, однако ее составляющие инструменты широко доступны и постоянно усовершенствуются. С усложнением системы работающие с ней специалисты должны получать соответствующий уровень знаний и опыта использования системы и понимать, на должном ли уровне она функционирует.

Что будет дальше? Трудно предугадать. Мощность компьютеров по-прежнему растет экспоненциально, системы ERP постоянно обновляются и усложняются. Добавляются новые функции, происходит объединение компаний. ERP, без сомнения, эволюционирует в еще более мощный и сложный инструмент с расширенной сферой применения вверх и вниз по цепи поставок. Возможно, будут использоваться интернет-приложения с центральной базой данных, доступной для всех партнеров по цепи поставок. Вы должны быть готовы к дальнейшему развитию. Поэтому необходимо подготовить бизнес и обслуживающие его информационные системы для максимально эффективной работы.

9.3. Модули и функции

ERP — это обобщенное название компьютерной системы с модулями, предназначенными для различных областей бизнеса. Для производственной компании система ERP обычно содержит как минимум производственное ядро, планирование, складские операции и финансовый модуль. Системе ERP трудно дать исчерпывающее определение. Несмотря на наличие общих элементов, программные пакеты от разных поставщиков значительно отличаются. Тем не менее, в данной главе мы рассмотрим некоторые наиболее распространенные модули и функции.

Начнем со складских функций. Иногда основные складские функции включаются в финансовый модуль. Обычно это характерно для малого бизнеса. В большинстве систем складские функции входят в состав производственного ядра, в некоторых — рассматриваются в качестве отдельного модуля. Так или иначе, функции работы с запасами имеют большое значение для всех производственных компаний. Они позволяют определять наличие продукции и управлять ею. Номера складского учета, описания деталей, информация о наличных запасах и их местонахождении, стоимость материалов, информация о поставщике — все это основы складских функций. Функции закупок также могут включаться в складской модуль. Данные функции представляют собой выбор поставщиков и информации об их производственном цикле и о размерах партий.

И снова подчеркнем: каждая система уникальна, производственное ядро и функции планирования могут значительно различаться, хотя большинство систем имеют много общего. Производственные функции могут включать в себя функции BOM, а также составление маршрутных карт, обозначение оборудования и производственных участков, обработку нарядов на работу, составление основного производственного графика, планирование потребностей в материалах, распределение рабочих и составление отчетности. Сложность и возможности производственного модуля будут варьироваться в зависимости от отрасли промышленности и размера компании, на которые ориентируются поставщики систем ERP. Разумеется, складской и производственный модули должны составлять единое целое. Производственный модуль будет вычитать материалы и комплектующие из запасов и добавлять к ним готовую продукцию. Материальные запасы можно хранить как на удаленном, так и на центральном складе, перераспределять между разными складами, продавать и покупать. Данная информация должна свободно перемещаться между модулями. Если имеется отдельный модуль планирования, то информация должна распространяться и на него.

Большую часть функций планирования можно включить в основной производственный модуль. Напомним, что подготовка плана продаж — основная функция планирования. За план продаж — его создание, поддержание и обновление в системе — отвечает отдел продаж и маркетинга. Упомянутый план может размещаться в рамках модуля основного производственного графика или модуля обработки заказов на покупку. Вне зависимости от этого он объединяется с инструментами планирования. И не позволяйте отделу продаж и маркетинга снимать с себя ответственность за поддержание плановых показателей в системе только потому, что план не включен в модуль обработки заказов на покупку. Если имеется отдельный модуль планирования, то он может включать в себя более совершенные инструменты, такие как планирование продаж и операций (S&OP), моделирование, или перспективное планирование. Нельзя сказать, что планирование продаж и операций более продвинутый инструмент, однако оно не так распространено и интегрировано в ERP-систему, как основной производственный план-график (ОПП) и планирование потребностей в материалах (MRP).

При разработке плана продаж и операций, основного производственного графика или MRP необходимо произвести оценку мощности, чтобы гарантировать обоснованность планов. Если на предприятии недостаточно возможностей для производства запланированной продукции, то план бесполезен. Планирование производственной мощности может относиться к функциям планирования или представлять собой отдельный модуль. В процессе планирования подразумевается, что вы располагаете неограниченными объемами мощности. Это значит, основной производственный график и план потребности в материалах будут разработаны вне зависимости от вашей реальной производственной мощности. Количество изделий, которое необходимо произвести, будет рассчитано на основе спроса (прогноза или заявок потребителей). Кроме того, будет подсчитано, сколько изделий имеется в наличии на складе или заказано. С другой стороны, ограничение по загрузке и производственный график основываются на реальном объеме доступных производственных мощностей (иными словами, при этом используются данные, которые введены в систему). Мощность, необходимая для выполнения заказа, будет сравниваться с доступной или запланированной во избежание перегрузки оборудования и производственных участков. Для предприятия малого бизнеса, возможно, необязателен такой уровень точности и детальности, который обеспечивает итоговое планирование. Однако с этим можно столкнуться при выборе и внедрении ERP-системы, поэтому необходимо по меньшей мере понимать все процессы.

Один из наиболее важных модулей, на который в первую очередь обращают внимание большинство компаний, — финансовый. В него должны включаться все финансовые и бухгалтерские функции, начиная с главной бухгалтерской книги. Сюда же, вероятнее всего, будут отнесены приходные и расходные ордера, вспомогательные книги учета, основное производственное оборудование, возможно, зарплата и бюджет. Финансовый модуль обычно наиболее комплексный, поскольку он должен быть связан со всеми другими модулями. Любая денежная операция оказывает влияние на финансовое состояние предприятия, поэтому необходимо ее задокументировать, отнести сумму к соответствующему счету и внести запись в бухгалтерскую книгу. В финансовом модуле должны быть возможности для сопровождения денежных операций, заполнения вспомогательных книг учета и внесения данных в главную бухгалтерскую книгу. Для проводки денежных операций (трансакций) можно использовать различные уровни автоматизации. Необходимо определить приемлемый для вашей организации уровень автоматизации и виды денежных операций, которые могут быть автоматизированы. Вы, несомненно, не станете автоматизировать операции с финансами, если не будете уверены в надежности внутренних систем и наличии соответствующего контроля.

Модуль обработки заказов на покупку также является стандартным. Без продаж не бывает бизнеса, однако необходимо управлять поступающими заказами. В основном данный модуль используется для отслеживания и мониторинга заявок, поступающих от потребителей, однако их обработка этим не ограничивается. Модуль обработки заказов на покупку чрезвычайно важен для интегрированной системы. Обработанные в системе прогнозируемые и фактические заказы потребителей оказывают воздействие на системы планирования, подтвержденные же — на график производства. Отдел продаж и маркетинга использует систему обработки заказов для отслеживания потребительских заказов, оценки информации и отчетов по заказчикам и их активности. Заявки на покупку напрямую связаны со складскими системами в таких вопросах, как генерация накладной на отгрузку, размещение запасов, анализ степени выполнения и график отгрузки. Заказы на покупку связаны также с финансовой системой. Таким образом, после выполнения заказа генерируется счет-фактура на оплату, все соответствующие денежные операции обрабатываются и записи заносятся в гроссбух.

Некоторые системы могут при необходимости содержать процессор организации продаж, который используется в тех случаях, когда существует несколько опций для определенных видов продукции. Автомобильная промышленность, машиностроение, даже ювелирная отрасль могут извлечь выгоду, используя процессор конфигурации продажи. Например, в ювелирной промышленности можно начать с одной основной модели кольца, а далее имеется возможность выбрать конфигурацию изделия по размеру, металлу (золото, серебро, платина), виду драгоценного камня (бриллиант, рубин, изумруд), оправе (часть кольца, в которой закреплен драгоценный камень) и гравировке (внутренняя, наружная, особый стиль). Если ваше производство характеризуется большим количеством опций и конфигураций изделия, как, например, автомобиль или станок промышленного назначения, то процессор конфигурации продажи практически всегда необходим. Данный процессор взаимосвязан с BOM-процессором, а также с системами планирования и управления запасами.

Еще один модуль, связанный с обработкой заказов на покупку, — менеджмент взаимоотношений с клиентами (customer relationship management, CRM). Некоторые программы CRM предлагаются отдельно, однако обычно такой модуль или опция включен в большинство ERP-систем. Предназначение CRM — мониторинг состояния дел и отчеты о существующих и потенциальных потребителях. Система продвижения продаж часто входит в состав системы CRM или использует ее данные. На основе данных, взятых из этой системы, часто предлагаются специальные скидки постоянным или очень важным заказчикам, кроме того, отслеживается такая информация, как день рождения или юбилей клиента. Система может быть запрограммирована на напоминание сотруднику компании о необходимости отправить клиенту открытку, а еще поздравление может быть автоматически отправлено по электронной почте. Значение системы состоит в том, чтобы отслеживать состояние дел у потребителей и поддерживать с ними контакты для обеспечения высокого уровня сервиса. При внедрении ERP-системы необходимо учесть, каким образом CRM-модуль будет воздействовать на другие ее части. Возможно, он не будет оказывать непосредственного влияния (в обратном случае необходимо принять это во внимание и ввести соответствующие коррективы). Например, каждому потребителю, купившему в прошлом году товар на определенную сумму, планируется отправить подарок к Новому году. Какое воздействие это окажет на системы планирования, дистрибуции, а также управления складом?

Модуль управления персоналом также может быть составляющей или дополнительной опцией ERP-системы. Он может быть взаимосвязан с другими модулями посредством классификации основных ставок заработной платы, подсчета количества рабочих часов и коэффициентов оплаты труда. Персонал распределяется по должностям с определенными требованиями к знаниям и навыкам, которые в свою очередь закрепляются за рабочими участками для составления графика работы. Уровень оплаты сотрудников может зависеть от конкретных участков или производственных процессов и во многом определяет себестоимость продукции. Коэффициенты производительности работников могут быть использованы при составлении графика работ. В модуль управления персоналом можно интегрировать операции по начислению зарплаты, а также по мониторингу присутствия на рабочем месте. Помимо этого данному модулю можно делегировать и многие другие функции, например отслеживание тренинга и повышения квалификации работников.

Вероятно, может понадобиться инженерный модуль, если вы производите соответствующую продукцию. Скорее всего, он будет необходим при производстве сложных, высокотехнологичных изделий или продукции, требующей частых изменений. Инженерный модуль может включать в себя функции тестирования, контроля и отслеживания вариантов продукции, данные по взаимозаменяемости материалов и комплектующих, программы для составления схем, чертежей и формул. Даже предприятия малого бизнеса, производящие относительно простые виды продукции, могут нуждаться в инженерном модуле. Рассмотрим в качестве примера частную кондитерскую. В процессе производства возникла необходимость разработать, ввести в систему и контролировать рецепты для различных сортов печенья и крекеров. Рецептуры представляли собой ведомости на материалы, или BOM для промежуточного продукта (теста), и в итоге наряду с упаковкой становились частью BOM для готовых изделий. Данный пример показывает, что могут понадобиться различные функции системы в зависимости от типа компании и продукции.

Система управления складом (warehouse management system, WMS) представляет собой основной компонент ERP-системы для компании-дистрибьютора (оптовой торговли), но может также входить в состав системы и для производственных компаний. WMS отличается от большинства ERP-систем более широким набором функций. Стандартные ERP-системы предусматривают основные функции работы со складом, включая информацию о хранении изделий, генерирование накладных на отгрузку, определение места для резервирования запасов и генерирование счета-фактуры на оплату. WMS предлагает значительно более широкий набор функций и более полную обработку данных, что необходимо для крупного складского хозяйства или оптовой компании. Данной системе можно делегировать составление графика подбора заказов, распределение склада по зонам, классификацию работников склада и расписание работы для них, а также функции по размещению, выдаче, планированию и составлению графика доставки. Помимо этого в системе предусмотрены такие возможности, как планировка складского пространства, порядка расстановки, автоматическая идентификация и сортировка, система измерения (взвешивания) и др. Как и в случае рассмотрения любой другой системы и отдельных модулей, необходимо проанализировать, целесообразно ли применять систему WMS для вашего бизнеса.

В заключение упомянем электронную коммерцию. Не все относят ее к ERP-системе и принадлежащим ей модулям, но рассматривать ее необходимо именно с подобной точки зрения. Система электронной коммерции должна быть объединена с остальными системами. Во многих организациях об этом забывают, будучи в восторге от идеи ее внедрения. В результате систему электронной коммерции часто внедряют без должного внимания к ее взаимодействию с другими частями системы и влиянию на их работу. Такой подход в корне ошибочен и может вызвать много проблем. Большинство думают, что достаточно создать веб-сайт и начать продажи через Интернет, однако такое действие требует тщательного анализа. Сначала кажется, что продажи будут незначительными и это не повлияет на регулярные операции, однако даже то, что сотрудник должен вручную проверять заказы, поступившие через Интернет, и вводить эти данные в стандартную систему обработки заказов, уже влияет на работу компании. Всегда при наличии двух или более не взаимосвязанных между собой электронных систем система в целом подвержена ошибкам. Гораздо эффективнее потратить некоторое время и денежные средства на предварительное планирование, анализ процесса и объединение систем до внедрения.

9.4. Выбор

В данном разделе рассмотрим проблему выбора системы ERP. Обратите внимание: в разделе 9.6 приведен перечень этапов ее внедрения, и выбор программного обеспечения стоит на 12-й позиции из 16. Иными словами, выбор системы не то действие, с которого следует начинать процесс. Тем не менее мы рассмотрим этап выбора отдельно, поскольку многие думают, что следует найти и выбрать систему, прежде чем ее внедрять (в отличие от более верной точки зрения, согласно которой выбор системы — часть процесса внедрения).

Прежде чем выбирать систему ERP, следует проанализировать бизнес и бизнес-процессы. Думать, что с закупкой и установкой ERP или любой другой системы бизнес чудесным образом преобразуется, — ошибка. Обоснованием внедрения системы являются следующие факторы: это соответствует вашей бизнес-стратегии, поможет управлять бизнесом и достигать поставленных целей. Не следует внедрять систему, если вам просто кажется, что она нужна, или ваши друзья ее внедрили, или вам предложили хорошую скидку, или вы хотите перейти от бумажной документации к компьютеризированной системе. Если не получается обосновать необходимость внедрения системы ERP в результате тщательного анализа, включая анализ издержек и прибылей и возврата инвестиций, приобретать ее не следует.

Необходимо проанализировать существующие производственные процессы относительно стратегического плана и цели компании. Если процессы не соответствуют стратегии или компания не достигает поставленных целей, нужно определить, почему так происходит. Что препятствует достижению цели? Соответствуют ли правила или производственные процессы стратегическим задачам? Возможно, состояние оборудования, зданий или сооружений не позволяет добиться улучшения и роста производства? Вероятно, работники недостаточно квалифицированы, неэффективно работают, у них нет достаточной мотивации? Существуют проблемы с кадрами? Довольны ли потребители уровнем сервиса? Не слишком ли велико время производственного цикла? Может быть, качество недостаточно высокое? Выполняют ли поставщики ваши требования, соответствует ли поставляемая продукция стандартам? Если налицо какая-либо из вышеперечисленных проблем, следует проанализировать первопричину ее возникновения и внести соответствующие изменения в существующие процессы и операции.

По ходу анализа бизнеса и производственных процессов выявите области, требующие усовершенствования. Внесите возможные усовершенствования немедленно, не ждите завершения детального анализа всех частей организации, вводите изменения по мере возникновения необходимости в них. Серия небольших усовершенствований сейчас гораздо лучше глобального улучшения в будущем. Часто случается так, что глобальных изменений не происходит вообще. В итоге проблемы остаются, а потерянное время еще больше усугубляет ситуацию.

После проведения анализа и внесения усовершенствований в процессы вы будете готовы оценить, необходима ли система ERP для выхода на новый уровень эффективности работы. Возможно, обнаружится, что на данный момент нет нужды во внедрении системы. В подобном случае не следует пытаться найти аргументы в пользу системы, надеясь, что ее внедрение поможет организации. Если уж потрачены время и силы на анализ, следует доверять полученным результатам. Анализ показал, что сегодня вы не нуждаетесь в новой системе ERP, однако она может понадобиться в будущем? Все равно не следует покупать новую систему сейчас. Подождите того момента, когда она вам действительно будет необходима. В каких случаях нецелесообразно внедрение системы ERP? Следует повременить, если в настоящее время идет работа над определенными изменениями и нет дополнительных ресурсов, недостаточно свободных средств для закупки системы или бизнес находится в стадии существенного развития или трансформации. Кроме того, если нет опыта работы с такими системами, что вынуждает полностью полагаться на экспертов со стороны, следует подождать, когда появится возможность привлечь в свою компанию опытного специалиста. Проведите тщательный анализ, оцените полученные результаты и исходя из наработанного двигайтесь дальше.

Когда вы перейдете к выбору системы ERP, данный процесс может оказаться весьма увлекательным и вам придется контролировать себя. Очень легко отвлечься от главного под впечатлением от презентаций, множества дополнительных опций и расширенного набора функций. Когда начинается поиск системы, нужно разработать заявку на ее приобретение, подготовить перечень требований к ней. Следует перечислить требования, отвечающие специфике бизнеса, другими словами, указать набор функций и опций системы, необходимых вам для ведения бизнеса. Подразумевается, что необходимые усовершенствования в процессы уже внесены. Не пытайтесь подстроить бизнес под функции определенной ERP-системы, ищите ту, которая сочетает в себе необходимые вашей компании опции. Скорее всего, придется воспользоваться стандартным набором функций и возможностей, предлагаемым различными системами. Вы можете считать свою компанию уникальной, однако она похожа на многие иные организации, даже если они производят абсолютно отличную от вашей продукцию. Когда будет определен набор необходимых функций и опций, а также нескольких желательных, нужно отправить запрос потенциальным поставщикам. Необходимо оценить, насколько точно система каждого из поставщиков отвечает вашим требованиям и как они реагируют на запрос. Будьте осторожны с теми, кто говорит, что их системы отвечают вашим требованиям на 100 % (это возможно, но маловероятно), что они могут подстроить свою систему под ваши требования (не самый лучший вариант) или что сейчас нет в наличии подходящей конфигурации, однако скоро будет готова новая модификация, которая идеально соответствует вашим требованиям (свежо предание, да верится с трудом). Помните, ERP-система — серьезное вложение средств, и оно требует такого же усердия и тщательности, как и любая другая значительная инвестиция.

Прежде чем отправить свои требования, следует определить круг потенциальных поставщиков. Здесь открывается несколько путей, это та область, где помогут сеть профессиональных контактов и участие в торгово-промышленных товариществах. Вы не единственный, кто ищет или искал ERP-систему. Выясните, с чего начинали поиски ваши коллеги. Если среди знакомых есть люди, работающие в смежных областях и сферах бизнеса, можно спросить у них, какие системы они используют или каких поставщиков могут посоветовать. Некоторые профессиональные ассоциации публикуют списки потенциальных поставщиков и прилагают к ним характеристики их продукции. Это хорошая отправная точка. Многие консультанты и консалтинговые компании также предлагают подобные списки поставщиков и их систем или хорошо о них осведомлены. Некоторые консультанты специализируются в услугах по выбору программных пакетов. Кроме того, можно найти веб-сайты, посвященные описанию и сравнительным характеристикам различных программных продуктов, в том числе ERP-систем. Чтобы составить список потенциальных поставщиков и систем, мы советуем провести тщательный поиск с использованием различных источников информации. Если не будет качественного списка — нужная система не будет найдена.

Изначально список потенциальных систем или поставщиков может содержать от шести до двенадцати наименований. Чтобы сузить его до трех-четырех, внимательно изучите и оцените каждый пункт из списка. Системы в первом списке должны содержать большинство необходимых функций, но в различных комбинациях. Оставшиеся после исключения три-четыре системы содержат необходимые функции и наряду с этим соответствуют вашим предпочтениям в отношении удобства использования и интерфейса. Можно также исключить некоторые системы на основании стоимости (слишком высокой или слишком низкой), хотя диапазон цен на данной стадии, вероятно, будет достаточно широким. Выбранные вами три-четыре системы следует испытать в действии в процессе демонстрации продукта.

При этом многое может проявиться. Прежде всего, обратите внимание на то, чьи данные использует поставщик для демонстрации работы системы — ваши или свои собственные. Если используются данные поставщика, трудно оценить работу системы в условиях вашего предприятия. Гораздо надежнее снабдить поставщика цифрами, что позволит определить, насколько хорошо система будет работать в вашей организации. Кроме того, этот прием добавляет уверенности, поскольку данные понятны. Если поставщики заявляют, что не смогут использовать ваши данные или это необязательно — будьте начеку. Почему они отказываются? Они будут демонстрировать работу лишь части системы, основанной на отобранных данных, которых достаточно, чтобы убедить вас в ее работоспособности. Может быть, их система вообще не сможет работать с вашими данными? Или они не хотят тратить время на подготовку демонстрации по вашему заказу? Возможно, они не хотят изучать ваш бизнес достаточно глубоко для того, чтобы сделать необходимую презентацию? Если они не хотят или не могут использовать ваши данные для подготовки демонстрации и не дают данному факту приемлемого объяснения, наверное, стоит исключить подобных поставщиков из списка.

Теперь уточните, предлагает поставщик готовую версию программы или демонстрационный вариант. Вам не нужна готовая версия. Проделана большая работа по определению необходимых функций и характеристик программы, осуществлена подготовка к демонстрации системы с использованием ваших данных. Вам не нужно, чтобы поставщик пытался продать что-то. Если данный поставщик оказался в списке в процессе выбора, то он должен без нажима обеспечить именно то, что вам необходимо. Обратите внимание, кто проводит презентацию, — технические специалисты, то есть специалисты по оборудованию и программному обеспечению, или эксперты в области производства и бизнеса, которые смогут ответить на вопросы и дать пояснения в ходе демонстрации? Являются ли эти люди специалистами непосредственно по демонстрации продукта или это конструкторы, которые внедряют систему и, соответственно, будут тесно работать с вами в случае ее приобретения? Невозможно чувствовать себя спокойно, когда специалисты постоянно меняются. Если тот, кто делает презентацию, в дальнейшем не будет с вами работать над внедрением системы, то как можно быть уверенным в том, что ответы на вопросы, полученные во время демонстрации, будут совпадать с ответами специалистов, несущих ответственность за внедрение? Когда придет время внедрения системы, вы должны чувствовать себя комфортно и быть уверены в команде, с которой предстоит работать. Демонстрация — очень хороший способ познакомиться и пообщаться с командой по внедрению системы или, по меньшей мере, с некоторыми ее представителями.

Еще один аспект, на который следует обратить внимание в ходе демонстрации, — является ли она стандартной или специально приспособлена к требованиям заказчика. Какую систему представляют в ходе демонстрации — стандартную или настроенную в соответствии с вашими требованиями, чтобы показать то, что вы хотите видеть? Сможете ли вы использовать стандартный продукт в своем бизнесе и является ли настройка системы под заказ обязательной? Если стандартный продукт нельзя использовать, то почему? Как вообще данный поставщик попал в ваш список, если его стандартный продукт не подходит для вашей компании? Необходимо проверить, как работает стандартный продукт поставщика с вашими данными. Если он содержит недостатки, следует выяснить, в чем они заключаются, и оценить, являются ли они ключевыми. Не позволяйте демонстрировать желаемое, чтобы затем обнаружить необходимость специальной настройки или вложения дополнительных денежных средств и времени, чтобы система работала в условиях вашей компании.

Возможно ли пройти процесс выбора самостоятельно или необходима помощь со стороны? Данный процесс исключительно важен. Если ни вы, ни ваши работники не имеют подобного опыта, нет необходимых ресурсов для самостоятельного выбора или вы считаете, что нужны дополнительные экспертные знания, — стоит обратиться за помощью. Это достаточно распространенный вариант, однако привлечение экспертов потребует дополнительных усилий. Помимо работы по выбору програм­много продукта придется пройти через процесс выбора консультанта, если только у вас нет заслуживающего доверия специалиста со стороны. Усилия, направленные на выбор консультанта, несомненно, оправданы, но все же составляют дополнительную нагрузку.

9.5. Обучение и тренинг

Обучение и тренинг — это не одно и то же. Обучение дает ответ на вопрос «почему?», тренинг — на вопрос «как?». Необходимо и то и другое, однако потребность в каждом из них разная. Обучение и тренинг различаются методами, параметрами, темами для обсуждения, временем; для данных занятий привлекаются специалисты разного профиля. Тренинг включает в себя изучение и использование системы, работу с ней на практике. Вы научитесь вводить данные, создавать отчеты, вносить информацию о денежных трансакциях в бухгалтерские книги и ориентироваться в системе. В процессе обучения узнаете, почему ERP-система в целом и ваша конфигурация в частности имеют именно такое содержание. Обучение включает изучение основных концепций системы и их применимость к вашей компании и бизнесу в целом. Оно влечет за собой вопросы, анализ и усовершенствования, а также позволяет судить о возможностях системы.

Тренинг в основном предназначается для персонала, занятого в ежедневных операциях ввода и обработки информации, обучение — для ответственных исполнителей и руководителей, следящих за эффективностью работы системы, анализирующих результаты и имеющих полномочия принимать решения. Определенное совмещение обучения и тренинга происходит в том случае, когда работникам необходимо и то, и другое. На предприятиях малого бизнеса масштаб такого совмещения больший, чем в крупных организациях, поскольку их работники, обрабатывающие данные, могут выполнять задачи более высокого уровня, такие как анализ и оценка работы системы. Разумеется, это характерно не только для компаний, осуществляющих внедрение ERP.

Часто забывается, что обучение и тренинг требуют определенного бюджета. Для их обеспечения от компании требуются некоторые ресурсы, в частности определенные денежные расходы, время работников, оборудование и др. Рабочее время, оборудование и т. д. часто рассматриваются в виде постоянных затрат, или ресурсов, которые уже есть в наличии, следовательно, их не включают в бюджет. Не забывайте, что рабочее время ваших сотрудников ценно само по себе. На период обучения и тренинга работников отвлекают от выполнения их основных обязанностей, что необходимо компенсировать. Работа простаивает либо выполняется другими работниками (наряду с их постоянной нагрузкой), иногда временно привлекаются работники со стороны или сотрудники компании работают сверхурочно. Сверхурочная работа означает дополнительные денежные затраты при почасовой оплате и оказывает влияние на моральное состояние работников, находящихся на окладе, а следовательно, и на производительность, эффективность и качество их работы.

Бюджет на обучение и тренинг для внедрения ERP должен включать в себя все необходимые ресурсы в рамках процесса внедрения. Данные временные рамки охватывают начальные стадии анализа и усовершенствования производственного процесса, непосредственное внедрение системы и оценки эффективности ее работы. При составлении бюджета редко учитываются все расходы, которые могут возникнуть в ходе процесса (часто это связано с внутренней политикой организации). Бюджет обычно составляется на определенный период времени, и если проект выполняется в течение нескольких таких временных промежутков, то и бюджет разделен на несколько частей. Таким образом, искажается представление об общей стоимости проекта, и подобное часто делается намеренно. Из-за прочно укоренившейся привычки формировать бюджеты игры с цифрами ведут так, чтобы в целом дать неверное представление о стоимости и результатах проекта. Очень важно иметь четкое представление о стоимости внедрения ERP, включая затраты на обучение и тренинг. Эффективность работы системы следует оценивать после установки и приведения в действие. Данная оценка будет учитывать влияние, которое оказали на эффективность работы обучение и тренинг, а также соответствующие издержки.

Таким образом, обучение и тренинг как составляющие проекта по внедрению ERP-системы необходимо предусмотреть в бюджете, чтобы при необходимости их провести. Недостаточно финансируемые проекты следует отменить, или их реализация не будет эффективной. Обучение и тренинг — необходимая часть процесса внедрения ERP-системы. Поставленные цели требуют наличия нужных ресурсов. Ресурсы выделяются, если предусмотрены в бюджете или запланированы. Следовательно, обучение и тренинг должны быть включены в бюджет.

Возникает вопрос: что является предметом обучения и тренинга? Требования зависят от компании и системы. В самом упрощенном виде работники должны знать, как пользоваться системой для выполнения своих обязанностей, и понимать принципы ее работы. Далее задача несколько усложняется. Учитывается множество факторов, например знакомы ли работники с ERP-системой, и если да, то насколько хорошо. Важно также, в какой степени обучаемые знают системы, производственные процессы и бизнес-практику своей компании, а также каков уровень их опыта в области обучения и тренингов.

Существует несколько способов определить потребность работников компании в обучении и тренинге для внедрения ERP-системы. Тем не менее, формальный анализ и планирование обучения и тренинга персонала осуществляются редко. Как правило, происходит поверхностное планирование на стадии оценки и выбора системы, а основная работа в данном направлении поручается поставщику. Считается, что поскольку он имеет большой опыт во внедрении систем, то должен иметь четкое представление и о потребностях в обучении и тренинге. Нельзя поручать другим решения по столь важным вопросам — это приведет к низкой эффективности работы.

На наш взгляд, один из эффективных и многообещающих методов анализа и оценки потребностей компании в обучении и тренинге — планирование потребности в обучении. Этот всеобъемлющий и эффективный метод позволяет определить и удовлетворить образовательные потребности.

9.5.1. Планирование потребности в обучении

Метод планирования потребности в обучении был разработан Карлом Каппом, Биллом Латамом и Хестер Форд-Латам и представлен в их книге «Интегрированное обучение для успеха ERP-системы: подход на основе планирования потребности в обучении» (Integrated Learning for ERP Success: A Lear­ning Requirements Planning Approach). Обычно при изучении, приобретении и внедрении ERP-системы в последнюю очередь думают об обучении, которое должно осуществляться наряду с технической установкой компонентов. Пользователи системы должны знать не только как она работает, но и почему. Разные работники нуждаются в различных уровне обучения и тренинга, видах и продолжительности обучения. Более того, разным людям свойственны различные стили изучения. В результате вы получаете матрицу необходимого образования и методов обучения. Подход на основе планирования потребности в обучении — высокоэффективный метод определения, планирования и удовлетворения образовательных потребностей для эффективного внедрения ERP-системы. Поначалу можно скептически отнестись к необходимости составлять детальный план обучения и тренинга и к такому подходу в целом. Однако мы советуем серьезно обдумать данный метод, если хотите максимально повысить шансы на успешное внедрение системы.

Как производитель вы должны быть знакомы с планированием потребностей в материалах и BOM (в противном случае обратитесь к главе 2). Планирование потребности в обучении — это адаптированный к обучению вариант планирования потребности в материалах (MRP). MRP используется для определения количества материалов, необходимых для производства, и сроков, когда они понадобятся. Планирование потребности в обучении применяется для того, чтобы выявить продолжительность обучения и тренинга, необходимых для внедрения ERP. Планирование потребности в обучении представляет собой систематизированный, всесторонний и комплексный подход к удовлетворению потребностей в обучении и знаниях при выполнении важного или рискованного проекта.

В планировании потребности в обучении используется ведомость на знания. Ведомость на знания разбивает цели высшего уровня на отдельные задачи обучения. На рисунке 9.1 представлена ведомость на знания в сравнении с ведомостью материалов.

Подобно тому, как ведомость материалов определяет, какие материалы и комплектующие низшего уровня требуются для производства изделий (деталей) более высокого уровня, ведомость на знания выявляет необходимые цели обучения для достижения целей более высокого уровня. Процесс обучения делится на фазы, чтобы соответствовать необходимым этапам внедрения ERP. Для достижения эффективности обучение нужно проводить в определенные временные рамки и подкреплять практикой. Если цель низкого уровня достигнута, однако приобретенные знания не закреплены вовремя, они будут утеряны или забыты и, соответственно, потребуется повторное обучение. С целью получения максимального эффекта обучение или тренинг следует проводить в нужное время. Одна из причин эффективности метода планирования потребности в обучении состоит в том, что он включает в себя график по времени, необходимый для достижения желаемых результатов обучения и тренинга.

Планирование потребности в обучении включает ряд отдельных компонентов. Как и любой другой инструмент, модель планирования потребности в обучении можно градуировать и адаптировать к каждой отдельной организации в зависимости от масштабов компании и имеющихся в наличии ресурсов. Для этого метода, как и для других инструментов планирования, рассматриваемых в данной книге, характерно, что все этапы процесса должны быть выполнены в обязательном порядке, но в различной степени в зависимости от размера компании. Предприятию малого бизнеса не стоит пытаться достичь уровня детальности и масштабности проектов, который могут позволить себе крупные компании, однако следует добиться такого же или большего уровня приверженности.

Первый шаг в иерархии планирования потребности в обучении — анализ. На данной стадии вы определяете цели обучения и разрабатываете ведомости на знания. Упомянутая фаза соответствует стадии анализа бизнес-процессов при внедрении ERP, рассмотренной выше. По мере того как будет заполняться «папка» в поддержку ERP-системы, можно определить и необходимость в обучении. Одна из составляющих анализа — оценка изменений и усовершенствований, которые нужно внести перед внедрением ERP-системы.

Для их внесения работники компании должны обладать необходимыми знаниями. Если в знаниях есть пробелы, можно их выявить и разработать соответствующие задачи обучения.

Следующая фаза — диагностика. Здесь сравнивается реальный набор знаний с необходимым вам. Разница между необходимыми и имеющимися знаниями — это пробел, который нужно восполнить. Аналогично сравниваются имеющиеся и необходимые для производства продукции материалы, и определяется, какие следует приобрести. Анализ определяет, что вам нужно, а в процессе диагностики идет сопоставление имеющегося в наличии с тем, что требуется, и выявляется, запасы чего необходимо восполнить.

Далее идет проектирование. Данный этап охватывает планирование и проектирование обучения и тренинга, включая содержание, методы обучения, временные рамки, а также логистику обеспечения процесса. План обучения будет достаточно детальным (он и должен таким быть). Необходимо определить виды занятий и другие методы обеспечения процесса обучения, например, решить, будет ли обучение построено на базе образования в классе, практического тренинга, неформального общения или каким-либо другим образом. Для каждого занятия разрабатываются планы, включающие хорошо подготовленные презентации, — иначе обучение будет неэффективным.

Внедрение системы обучения тесно связано с внедрением ERP-системы. Хотя некоторые мероприятия по обучению и тренингу проводятся до ее приобретения, большая часть их будет осуществляться в процессе введения системы в работу. Например, общие сведения о системах управления производством и бизнесом, ERP-системе и смежных областях сотрудники получат еще до предварительного анализа или во время его, но основная часть процесса обучения приходится на время внедрения системы. Любое специализированное обучение работе в системе должно проводиться в процессе ее использования, поскольку оно связано с функциями конкретной приобретенной системы. Внедрение подразумевает непосредственно обучение (обеспечение презентаций, тренинг-сессии), а также выбор поставщиков обучения и других членов команды. Иными словами, мероприятия по обучению происходят в процессе внедрения.

Каждый проект или инвестирование в той или иной степени должны оцениваться. Оценка помогает задаться вопросом, оправдались ли затраченные усилия. При инвестициях вы ожидаете прибыли, одним из видов оценки в данном случае является расчет рентабельности инвестиций (return on investment, ROI). Этот и другие виды оценки будут в определенной мере использоваться и для оценки эффективности обучения и тренинга. В контексте планирования потребности в обучении оценка начинается с разработки программ обучения и тренинга на этапе проектирования. Разработанные материалы должны быть оценены относительно применимости, соответствия задачам, полноты и качества. Оценка проводится также во время курса обучения и после него. Инструкторы должны постоянно контролировать, насколько хорошо усваивается и воспринимается материал. После завершения курса, урока или темы обучаемые оценивают инструктора, обучение, содержание курса, а также собственные результаты. Оценка включает тестирование учащихся, чтобы сравнить полученные ими знания с ожидаемыми, а также мониторинг применения знаний на практике. Оценка процесса крайне важна, однако редко осуществляется на уровне, гарантирующем успех. Она дает необходимую обратную связь, что можно использовать для корректировки и усовершенствования методов разработки и внедрения процесса обучения.

Последний компонент модели планирования потребности в обучении — ее непрерывность, которая подразумевает, что обучение, повышение квалификации — это не единичный факт. Обучение должно осуществляться постоянно, а его уровень — расти и изменяться по мере того, как растет и изменяется организация. ERP-система не должна устанавливаться, чтобы работать автоматически. Подчеркнем, что ERP-система — это еще один инструмент по повышению эффективности деятельности организации. Как только условия бизнеса изменяются, ERP-система должна отреагировать соответственно, что может потребовать ее модификации или замены. Нововведения должны сопровождаться новыми знаниями, а уже имеющиеся необходимо освежать и подкреплять, для того чтобы по-прежнему эффективно управлять системой.

9.5.2. Поставщики обучения

Еще один вопрос, который следует обдумать, — кто будет обеспечивать необходимые вам обучение и тренинг? Это могут быть внутренние поставщики (технические специалисты или специалисты в области обучения и тренинга), поставщик ERP-системы, привлеченные эксперты или представители профессиональных ассоциаций (например, APICS) и образовательных учреждений (колледжей и университетов). Вероятнее всего, вы решите, что лучше использовать несколько из вышеназванных вариантов. Решение будет зависеть от временных рамок обучения и финансовых возможностей (еще одна причина для разработки полноценного бюджета). Если существует достаточный запас времени, можно подготовить проект и осуществить программу обучения собственными силами.

При ограниченности в сроках следует в большей степени положиться на поставщика системы и других внешних поставщиков, например консультантов.

В каждом случае есть свои плюсы и минусы (как и во всем, не правда ли?). Подготовка собственных сотрудников или привлечение в компанию специалиста может потребовать много времени и денег. Вы должны дать работникам необходимые знания либо зачислить в штат специалистов с соответствующими знаниями и опытом. В подобном случае издержки будут включать стоимость всевозможных курсов обучения, командировочные расходы (при необходимости), приобретение книг и других обучающих материалов, а также время ваших работников, поскольку они будут отвлекаться от выполнения основных обязанностей. Некоторая часть обучения может проводиться в нерабочее время, однако необходимо понимать, что это дополнительное рабочее время для ваших сотрудников. Вряд ли работник сможет совмещать свою основную работу с участием в образовательной программе в нерабочее время: невозможно выдерживать такую рабочую нагрузку в течение длительного срока (как физически, так и умственно), и моральное состояние человека быстро придет в упадок. Помните, денежная компенсация может стимулировать сотрудников только до определенного предела.

Альтернатива такому варианту — привлечение в компанию специалиста, обладающего необходимыми знаниями. Помимо расходов, которыми всегда сопровождается прием на работу нового сотрудника, данная альтернатива создает дополнительные издержки. Поскольку нанимается сотрудник со знаниями и опытом, которыми не обладают ваши специалисты, возможно, придется платить ему несколько больше, чем позволяет текущая система оплаты труда. И как бы вы ни старались хранить в тайне уровень его зарплаты, слухов не избежать, что в свою очередь повлияет на моральное состояние других работников и может привести к снижению производительности, если проблема не будет решена. Некоторые ваши сотрудники могут считать, что «так называемый эксперт» не заслуживает таких денег, другие — думать, что именно им следовало дать возможность стать экспертом. Это серьезное основание для беспокойства. Необходимо тщательно взвесить все «за» и «против» подготовки имеющихся специалистов и привлечения нового работника, и данный выбор не бывает легким.

Тем не менее трудно переоценить преимущества наличия экспертов в компании вне зависимости от того, кто это — привлеченные новые специалисты или подготовленные сотрудники. Подготовка или привлечение специалиста является долговременной инвестицией в компанию. Собственные эксперты представляют большую ценность для организации: они не только выполняют необходимую работу и разрешают возникающие проблемы, но и могут обучить других и сделать свои знания достоянием всей компании. Запомните один совет: нужно ценить таких специалистов. Самый простой способ потерять хорошего сотрудника — не использовать его способности. Это также может произойти, если не замечать его усилий (вклада в успех компании) и достижений. Как видите, деньги играют не самую важную роль. Если подготовлен или нанят специалист с необходимым для компании опытом, используйте его знания при любой подходящей возможности. Отмечайте усилия и поощряйте достижения сотрудников. Возможно, вы не знаете о том, что кто-то из них обладает необходимыми навыками. Присмотритесь к специалистам, которые тратят свое время и деньги на повышение квалификации и изучение чего-то нового. Возможно, вы будете удивлены уровнем их знаний. И не следует воспринимать отношение сотрудников к делу как нечто само собой разумеющееся: вы пожалеете о подобном положении вещей, когда они уйдут к вашим конкурентам.

Какое отношение это имеет к ERP? Внедрение данной системы требует набора специальных знаний и навыков, которыми, возможно, работники вашей компании сейчас не обладают. Начиная с анализа, который проводится до приобретения ERP-системы, и заканчивая работой с установленной системой, существует много функций, которые должны выполнять квалифицированные специалисты. Внимательно рассмотрите временные рамки внедрения системы, имеющиеся ресурсы и корпоративную культуру, чтобы определить, где лучше найти поставщиков обучения. Не забывайте, что необходимо проделать определенную работу по изучению и оценке потенциальных поставщиков обучения. Профессиональные организации часто предлагают хороший набор услуг и реальный опыт, однако нередко они являются волонтерскими, поэтому качество и доступность их сервиса может колебаться в зависимости от местонахождения. В качестве более надежного варианта можно рассмотреть колледж или университет, но для них характерны отсутствие практического опыта и некоторая консервативность. Знания и опыт консультантов колеблются от высочайшего уровня до нижайшего (то же самое касается стоимости их работы). Вам придется найти наиболее приемлемый для организации вариант. Подобно любой инвестиции принятие этого решения требует соответствующего анализа.