Чотири міфи про багатозадачність, які руйнують фокус вашої компанії

Як експерт із продуктивності, підприємець і спортсмен-любитель, Артіс Розентальс (Artis Rozentals) стикався з багатьма міфами про продуктивність, що зосереджені навколо багатозадачності. Деякі з них настільки глибоко вкоренилися в нашому мисленні, що ми можемо сприймати їх як універсальні істини, а не як фікції, якими вони є насправді. Він згрупував ці припущення у чотири основні міфи, які можуть зашкодити ефективності вашої компанії.

Міф #1: Багатозадачні співробітники більш продуктивні

Я впевнений, що вам знайомі компанії, які нагадують бджолиний вулик — там завжди панує метушня, і всі виглядають зайнятими та напруженими більшу частину часу. Якби ми мали час і можливість проаналізувати такі організації, то побачили б, що більшість із них демонструють «культуру багатозадачності» — середовище, де вас оцінюють за кількістю завдань, які ви виконуєте, а не за результатами, які ви приносите.

Проте незліченна кількість компаній потрапляє в пастку, плутаючи продуктивність із «видимістю зайнятості». Якщо ви просто хочете виглядати зайнятим, багатозадачність дійсно може бути однією зі стратегій, яку варто використовувати. Але якщо ви багатозадачник, який прагне бути продуктивним, у мене для вас погані новини.

Результати досліджень, які вказують на шкідливий вплив багатозадачності, є переконливими: від того, що вона заважає вашій робочій пам’яті, до схильності до розсіювання уваги і просто загального забування речей.

Простіше кажучи, людський мозок не може ефективно справлятися з кількома складними завданнями одночасно. Саме тому мультизадачність часто призводить до перемикання контексту, що може забирати багато часу та призводити до помилок.

Міф №2: Багатозадачність допомагає вашій команді дотримуватися дедлайнів

Додамо до попереднього міфу — замість того, щоб допомогти вам досягти поставлених цілей, багатозадачність уповільнює вас через розумове напруження, пов’язане з переключенням з однієї задачі на іншу. Тому це може призвести до затримок і пропущених дедлайнів.

Сфокусована робота з чіткими пріоритетами — це «вічнозелена» тактика ефективного тайм-менеджменту. Мій підхід полягає в тому, щоб чергувати періоди сфокусованої роботи зі стратегічними перервами, і я просуваю цю практику також у своїй команді.

У цьому немає нічого нового — десять років тому наше дослідження виявило, що найпродуктивніші люди працюють у співвідношенні 52/17. Виявилося, що поєднання 52-хвилинних сесій безперервної роботи з 17-хвилинними перервами — це золоте співвідношення для досягнення максимальної продуктивності протягом робочого дня.

Цей підхід досі працює для мене, хоча іноді я коригую тривалість кожного з цих періодів відповідно до своїх потреб. Співробітники також можуть обрати індивідуальне співвідношення перерв у роботі — це може бути техніка Помодоро з її співвідношенням 25/5 — що завгодно, аби це не призводило до перескакування від завдання до завдання кожні дві хвилини.

Міф №3: Багатозадачний бос — це незамінний бос

Хоча мультизадачність може створити враження, що менеджер є майстром на всі руки, вона також може свідчити про відсутність навичок пріоритизації та планування. Ще гірше, якщо він намагається у всьому контролювати підлеглих і пхати свого носа в чужі справи.

Фокусування на основних обов’язках менеджера демонструє набагато більшу цінність і компетентність. Бути всюдисущим і керувати — це дві різні речі, якщо ви робите останнє правильно.

Я вважаю, що найкраще мати самодостатню команду, яка може виконувати всі або більшість завдань незалежно від втручання менеджера. При цьому він має бути готовий відповісти на стратегічні питання і дати команді вказівки.

Міф №4: Співробітники продуктивні, якщо вони швидко реагують

Працівники часто відчувають себе зобов’язаними миттєво відповідати на повідомлення або електронні листи свого боса лише тому, що бояться виглядати неуважними або розслабленими. У моїй компанії ми намагаємося робити навпаки — важливим є результат вашої роботи, а не швидкість відповіді на емейли чи повідомлення в Slack.

Індивідуальні стилі роботи співробітників можуть відрізнятися, тому ніхто не змушений завжди бути на зв’язку. Тим не менш, деякі посади вимагають більшої оперативності, ніж інші (наприклад, розробник на противагу представнику HR-відділу).

Я заохочую свою команду використовувати оновлення статусів у Slack, які показують, що вони на нараді або на обідній перерві, а також використовувати власні статуси, наприклад, статус «зосередженої роботи». У нашій гібридній команді деякі з нас часто працюють віддалено, і такі невеликі командні оновлення допомагають усім бути в курсі того, чим займаються інші.

Чи варто відмовлятися від багатозадачності назавжди?

Зрештою, багатозадачність може бути не такою вже й поганою для вас чи вашої компанії. Деякі дослідження свідчать, що вона сприяє більшій продуктивності, і це може бути актуальним для вашої команди. Якщо ви не готові повністю відмовитися від мультизадачності, можливо, буде розумніше залишити деякі частини, які ви вважаєте корисними, і поступово відмовитися від решти. Як і в будь-якій справі, найкращий підхід полягає у досягненні балансу.

Одне можна сказати напевно — продуктивність є завжди злободенною темою. Люди ніколи не припинять шукати її ідеальний рецепт.

Але, мабуть, найцікавіше в продуктивності — це те, що ідеального рецепту не існує, і вам потрібно продовжувати шукати його і допрацьовувати деталі. Навіть якщо ви правильно приготували основну страву, можливо, вам доведеться час від часу змінювати приправи, адже те, що спрацювало торік, сьогодні може вже не діяти.

За матеріалами Entrepreneur.

Ілюстрація: adventureassoc.com