Дистанційна робота: 5 способів залишатися продуктивним онлайн

Автор: Альона Скічко
Джерело: Baker Tilly

Дистанційна робота в Україні і в світі змінює звичне ділове життя. Цей режим роботи став необхідним елементом у житті компаній, особливо в період карантинних обмежень. Дистанційна робота — це інший ритм і свої правила гри. То як же організувати роботу поза офісом, запитаєте ви. Тут важливо дотримуватися дедлайнів, вміло перерозподіляти зусилля, делегувати завдання, а також працювати системно і ефективно, щоб нічого не упустити.

Розглянемо кілька ключових особливостей організації праці, коли ваше робоче місце — це ваш дім.

Безперервність процесів. Переконайтеся, що організована можливість доступу альтернативного виконавця до таких систем як електронний банк, електронна система подачі звітності, електронна система обліку, електронного кабінету платника податків. Особливо, якщо основний виконавець не зможе підтримувати роботу цих систем. Враховуйте важливість обмеження доступу до інформації. Після скасування карантинних обмежень, співробітники компаній, які передавали дані для доступу під своїми обліковими записами, повинні оновити паролі.

Якість і своєчасність. Працюйте над підвищенням оперативності у підготовці ключової фінансової інформації. Якість і своєчасність інформації визначають якість і своєчасність рішень. Особливу увагу необхідно приділити контролю за рухом грошових коштів, управлінню дебіторської заборгованості, а також посиленню процедури узгодження витрат та пріоритизації оплат.

Ефективність. Зараз як ніколи важливо бути ефективним. При уповільненні і навіть зупинці багатьох секторів економіки, може виникнути зниження завантаження або простої персоналу. У разі, якщо утилізація накопичених відпусток неможлива з тих чи інших причин, можна направити вільний ресурс на підвищення внутрішньої ефективності. Важливо використовувати час раціонально. Зверніть увагу на можливість автоматизації процесів, які займають значну кількість часу і залучення співробітників. Приділіть час проведенню аналізу основних операційних договорів, на предмет їх можливої модернізацї і поліпшення.

Управління внутрішніми комунікаціями. Важливо не упустити жодне завдання компанії. Щоб нічого не залишилося без уваги, необхідно вести облік відкритих завдань, очікуваних термінів завершення і відповідальних осіб. В умовах карантину і віддаленої роботи присутня певна інформаційна дезінтеграція. Часто права рука не знає, що робить ліва рука. Тому важливо ініціювати створення спільного комунікаційного простору. Це можуть бути:

• Онлайн-зустрічі з планування роботи.
• Постановка завдань в електронному вигляді з копією на усіх стейкхолдерів процесу.
• Використання різних інструментів управління проектами.
• Загальні чати з принципових питань.

Систематизація результатів робіт. Інформації буде стільки, що формувати документи у звичному режимі буде вкрай складно, тут важливо щоб усі співробітники дотримувалися дисципліни роботи на сервері, а не на робочому столі. Варто продумати структуру тимчасових папок, які будуть зберігати документ до оформлення у паперовому вигляді. В цілому, такий підхід варто застосовувати і в рутинній роботі, а зараз, в умовах віддаленої спільної роботи — це значно підвищує ефективність.

Дистанційний формат праці зараз найбільш доцільний. Якщо ви будете слідувати певним підходам і правилам, то зможете відточити безперебійність робочих процесів. Можливо, це допоможе у майбутньому побудувати більш ефективну бізнес-модель, а поки що стабілізувати роботу компанії на період обмежених можливостей.

Ілюстрація: Rollio

Про автора:

Альона Скічко, партнер з аутсорсингу бізнес-процесів і бухгалтерських послуг Baker Tilly в Україні.