ВРЕМЯ ПОШЛО!

Автор: Александр Горбачев, генеральный директор Consulting Group Time-M (Москва)
Источник: журнал "Комп&ньоН" (№23, июнь 2008)

Правильное управление собственным временем не только поможет успешному персональному планированию, но и позволит повысить эффективность работы компании в целом.

В компании, занимающейся продажей строительных материалов, в отделе продаж работали десять менеджеров. У каждого ПК, рабочее место, каждый из них пришел в компанию уже с богатым опытом работы. В первый месяц проблем не было. Начались они, когда менеджер, ведущий актуального клиента, заболел и не вышел на работу. На следующий день руководитель отдела продаж понял, что десять уникальных и гениальных людей, действующих каждый по своей схеме, — это не команда, а набор эффективных одиночек. Дело в том, что найти материалы в компьютере, а уж тем более на рабочем столе отсутствующего сотрудника оказалось нереально. На телефонные звонки он не отвечал. Семен Петрович (начальник отдела) только к обеду смог найти рабочие документы и продолжить работу с клиентом. После этого случая руководитель серьезно задумался над тем, как хранятся документы, и понял, что разобраться в творческом хаосе может только их хозяин и то ему потребуется время на поиск нужного документа, файла и т. д.

В тот же день Семен Петрович принял решение ввести единообразие, однако его нововведения потерпели крах. Никто не соглашался делать так, как говорил он. Каждый настаивал на том, что его способ хранения информации самый лучший. С чем столкнулся руководитель? Правильно — с сопротивлением персонала. «А если мне удобнее хранить документы на рабочем столе, а не на сервере?» — возмущениям не было конца. Если вы столкнулись с подобным, значит, совершили базовую ошибку: стандарты следует вырабатывать с уже работающими сотрудниками, а новым — выдавать сразу при приеме на работу. Согласен — работаешь, нет — ищи другое место. Тогда в дальнейшем не будет сопротивления нововведениям. И это только одно из правил тайм-менеджмента.

Организовать время

Вы говорите, время проходит? Это ошибка. Время стоит. Проходите вы. У современного человека, загруженного делами, вечно спешащего, часто возникают проблемы со временем. «Постоянно на работе, на семью и на себя времени нет совсем», «Что-то вроде делал целый день, а куда время ушло — непонятно». Время — это ресурс, данный каждому из нас с рождения. Времени у всех одинаково — 24 часа в сутки, 8,76 тыс. часов в год. Даже если вычесть сон, это около 5,8 тыс. часов активной деятельности. Запас времени у каждого человека огромен. Поэтому если кто-то скажет, что у него нет времени, то этот человек заблуждается.

Чтобы таких вопросов не возникало, придуман тайм-менеджмент (ТМ) — искусство эффективной организации времени. Задачи ТМ — помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать целей: успевать больше, уставая меньше. Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.

Тайм-менеджмент можно разделить на персональный и корпоративный. Персональный — когда я выстраиваю взаимоотношения с окружающим миром таким образом, чтобы успевать больше, быстрее достигать своих целей.

Корпоративный — стандарты работы, взаимодействия, позволяющие группе людей (команде) эффективнее выполнять поставленные цели компании. Он подразделяется на несколько уровней: отдел, подразделение и вся компания. Дело в том, что можно наладить ТМ в конкретном отделе, а можно обязать и всю компанию целиком следовать введенным правилам. При этом нужно понимать, что основой корпоративного ТМ является персональный.

Неправда о тайм-менеджменте

Часто в разговоре об организации времени приходится слышать: «О, четко все планировать — это не для меня», «Я пробовал, но это оказалось очень сложно», «Я и так занят, некогда еще и тайм-менеджментом заниматься». Чтобы научиться эффективно организовывать свое время, давайте сначала разберемся, какие заблуждения о ТМ часто встречаются у людей, поверхностно знакомых с темой.

Миф первый: Тайм-менеджмент — это жесткое планирование дня. Люди часто думают, что как только они займутся организацией времени, сразу придется четко расписывать, что они будут делать в течение дня, а потом заталкивать себя в рамки установленного плана. На самом деле большинству из них нет никакой необходимости в таком жестком распорядке. Планирование времени — очень важная составляющая ТМ, но заранее жестко расписывать весь свой день вовсе необязательно. Сейчас существуют эффективные методы гибкого планирования: есть список того, что нужно сделать в течение дня, а вот когда именно это делать и в какой последовательности — смотрим по ситуации.

Миф второй: Тайм-менеджмент — только для логиков и упорядоченных людей, он не подходит для спонтанных и творческих личностей. Порой люди, занимающиеся творческой работой или просто имеющие спонтанный, эмоциональный характер, говорят, что организация времени для них не подходит. Мол, для этого нужен особый тип личности. «Придумать дизайн открытки», «изобрести новую конструкцию эргономичного стола», «написать главу для новой книги»… Попробуй тут скажи, сколько на это понадобится времени. А еще ведь необходимо определенное состояние, вдохновение. Однако творческая работа — не повод пускать дела на самотек. Организация времени все равно нужна: дела абстрактные, а надо как-то с заказчиками общаться, сроки устанавливать, стоимость работы определять.

Решение состоит в том, что не нужно пытаться затолкать творческих людей в классический ТМ с жестким планированием. Нужно всего лишь использовать правильные методы, учитывать специфику их работы. Не «с 14.00 до 16.00 — придумать концепт фирменного стиля», а «Задачи на день: 1) сделать наброски возможных стилей; 2) выбрать наиболее перспективные; 3) нарисовать два лучших стиля на компьютере». И дизайнер сам разберется, когда ему что делать, ориентируясь на свое состояние и внешнюю обстановку.

Миф третий: Мне некогда заниматься тайм-менеджментом. Бывает, человек настолько загружен работой, что кажется, нельзя найти и пяти минут на что-то еще. На деле же такая ситуация — сигнал к тому, что организацией времени заняться как раз пора. Это все равно, что в тонущей лодке вычерпывать руками воду, и говорить: «Я делом занят, а вы тут лезете, просите дырку заткнуть!». ТМ при минимальных затратах времени высвобождает резервы намного большие, чем затраты. 15 минут вечером, чтобы проанализировать прошедший день и составить примерный план на завтрашний, 15 минут утром, чтобы уточнить план на день — и полтора-два часа дополнительного времени благодаря планированию у вас в кармане.

Безусловно, тайм-менеджментом можно заниматься криво. Именно таким образом, что вы на него много потратите и мало получите. Попробуйте одновременно использовать напоминалки в телефоне, органайзер в КПК, список дел в ноутбуке, бумажный планировщик, блокнот для записи дел и еще Outlook на домашнем компьютере — такой бардак получится, что пара часов потерянного времени в день вам обеспечена. Занимайтесь ТМ правильно — и он будет для вас быстрым и удобным.

Миф четвертый: Тайм-менеджмент — это сложно. Прочитал человек заметку о тайм-менеджменте. И понеслось… С понедельника — круглосуточный хронометраж, планирование дня с утра до вечера, и выбрасываем все бесполезные развлечения. Со вторника еще бегать, ходить на фитнес и вставать в четыре утра. Два-три дня — и такой тайм-менеджмент заканчивается. ТМ сложен тогда, когда им занимаются неправильно. Правильная организация времени должна быть простой. Сложно становится, если взвалить на себя много и сразу. Легко — если использовать только то, что нужно. Предположим, вам хочется кушать, есть пачка макарон, но вы не умеете их варить. Простой вариант: прочитать указания на упаковке, и через 15 минут обед готов. Сложный — поехать в магазин за кулинарной книгой, прочитать ее от корки до корки, прежде чем приступать к собственно макаронам. Абсурд? Да. Не повторяйте этого в ТМ.

Миф пятый: Тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность в жизни. «Все заранее спланировано, никаких неожиданностей — это не жизнь!», «Жизнь должна быть естественной, а не механической!» — довольно стандартные возражения против организации времени. Знаете, в нашей жизни очень многое спланировано, и часто нам это даже нравится. Если у вас деловая встреча в 20.00, скорее всего, вы будете рады приехать вовремя, и ваш партнер наверняка тоже. ТМ гибок, и только вы сами определяете степень спланированности и спонтанности вашей жизни. Когда надо — спланировали и организовали, захотели — отпустили поводья и дали простор спонтанности.

Правда о ТМ

Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно хотим. Человек без цели, старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса. Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Какое ПО установлено сейчас на вашем компьютере?

Не спешите сразу брать пример с Гейтса, а начните с определения четырех ваших главных целей на этот год. Держите их на виду, помните о них, и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения. Скорее всего, вы много чего хотите от жизни, причем желательно все и сразу. Однако очень сложно стремиться сразу во все стороны (да и для здоровья вредно). Попытка одновременно достичь многих целей может привести к тому, что не будет достигнута ни одна. Поэтому необходимо выбирать главное, отделять его от второстепенного, причем делать это быстро и правильно — очень ценное для организации времени умение. Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольшую отдачу в результатах. Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени.

Начните обращать на это внимание. Окажется, что, во-первых, часть дел можно вообще не делать (хорошая новость, правда?). Во-вторых, значительную часть можно не делать так тщательно и долго. В-третьих, есть небольшое количество действительно важных дел — и вот в них-то как раз нужно выложиться по полной.

Для эффективного ТМ необходимо чувство времени. Это некий внутренний голос, подсказывающий, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы — 40 минут, попить чая — 10 минут, ответить на письма — полчаса. Это чувство подсказывает, как спланировать день, сколько взять на себя работы. Заметьте, это не сознательный расчет, а именно чувство. Не надо умом гадать — хватит на подобное полчаса или нет, а нужно именно почувствовать, что на это уйдет полчаса. Данное чувство и нужно развить. Ощущение времени есть абсолютно у всех людей, просто развито оно в разной степени. Не стоит думать, что это нечто данное от природы и неизменное. Это навык, который можно и нужно развивать.

Если вы наметили цель, и убедились, что она действительно важна, — надо начинать действовать. Но не вслепую, а проработав эффективный план, чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно на то, на что нужно, и в правильный момент. Это как строительство дома. Если плана нет, сначала привезут черепицу, потом начнут делать фундамент. Когда сделают фундамент, окажется, что еще нет материала для стен — работа стопорится. Пока сделают стены — побьется черепица. Затем выяснится, что забыли подвести канализацию.

Планирование личного времени может быть жестким и гибким. Жесткое — наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану следовать. Гибкое — составить список дел, а делать их в той очередности и тогда, когда это актуально (подходят внешние условия, ваше состояние).

Как планировать свое время и сочетать жесткое и гибкое планирование — вам решать. В целом можно сказать, что жесткое планирование удобно в масштабах года. В мае пойти на курсы английского, в июне — командировка, в августе — двухнедельный отпуск, за сентябрь создать интернет-магазин. Гибкое планирование удобно для плана дня. Скажем, за день нужно сделать некоторые дела. Пишем список и в течение дня дела из списка выполняем. В какой последовательности и когда именно — решаем по ситуации. Главное — план должен быть. Второе — план должен быть гибким, чтобы его можно было при необходимости подогнать к обстоятельствам.

Сколько тайм-менеджмента мне нужно?

В каком объеме самоорганизация нужна лично вам? Простор широкий, от небольшого планнера для записи основных событий недели (вторник вечер — встреча с друзьями, среда — позвонить заказчику проекта в 15.00…) до прописывания полной системы целей на жизнь. Давайте условно поделим организацию времени на простую и системную.

Простой ТМ — это планы на день, неделю, максимум месяц. Записали мероприятия в ежедневник, выделили час для телефонных звонков, наметили встречи, и так далее. Ближайшее время у вас в общих чертах спланировано. Системный ТМ — это система долгосрочных целей. Есть главные цели вашей жизни, есть долгосрочные цели на ближайшие пять-десять лет, есть цели на год. И то, что вы делаете в течение дня, недели, месяца приближает вас к этим крупным и далеким целям.

Представьте, что вы идете ночью по лесу и хотите выйти из него в город. Простой ТМ — это фонарик. В яму не свалитесь, тропинку метров на двадцать видно, идете уверенно. Но плутать так с фонариком по лесу можно очень долго. Системный ТМ — это огни города, которые видно из леса. И, видя эти огни, вы к ним пойдете даже без фонарика, и из леса выберетесь.

Это не два противоположных варианта организации времени. Системный ТМ включает в себя и простой, он больше, шире. Даже если город из леса видно, с фонариком идти все равно удобнее. Наверное, оптимальный вариант — начать с простого ТМ. Это даст вам большую эффективность, меньшую усталость, привычку к самоорганизации. И при этом можно постепенно вводить ТМ системный. Он уже и приведет к большим достижениям, осмысленности и цельности жизни, к балансу между всеми ее сторонами.

Корпоративный тайм-менеджмент

Чтобы все указанные элементы заработали в компании не выборочно, а повсеместно, руководители внедряют корпоративный ТМ. Как было уже сказано выше, когда мы собираем группу эффективных сотрудников, они не всегда эффективно работают командой. И ключ к этой самой командной игре — выработка ее общих правил. Было бы глупо, если бы каждый игрок в футбольной команде играл по своим правилам, а судья судил по своим, которые кардинально отличаются от правил игроков. Но это смешно смотрится на футбольном поле. А в 80% компаний именно так играют сотрудники. Каждый старается завладеть мячом, и идет самым коротким путем к победе. Самым коротким с его, персональной, точки зрения. А руководитель, как судья, требует от них совершенно другого. Секрет командной игры — общие правила. В компаниях их называют — стандарты. А если взять часть стандартов, касающихся эффективной работы — то получаются стандарты ТМ.

За каждым стандартом стоит конкретное требование, описание стандарта, критерии выполнения и самое главное — программа обучения. Ведь описать стандарт — это 10% успеха, 90% — обучить людей следовать ему и выработать новую привычку. Зачем стандарты? Почему не достаточно просто персонального ТМ? Дело в том, что персональный ТМ во многом зависит от индивидуальных особенностей, вкусов, предпочтений и т. д. При корпоративном мы ищем наиболее приемлемый стандарт не с точки зрения конкретного сотрудника или руководителя, а с точки зрения решения общей задачи. Если стандарт ускоряет групповую работу — он применим. Таким образом, стандарты ТМ в компании — это единая система координат, в которой работает персонал.