Массовое планирование

Автор: Наталья Дорошенко
Источник: "Власть денег" (№42, 2013)

Каждый третий управленец планирует за подчиненных их рабочее время. Что это: недоверие к подшефным, комплекс "бога" или некомпетентность?

Автор коллажа: Олег Локтев

Тот же опрос показал: 65% боссов признают, что большинство подчиненных очень редко справляются с поставленным планом, а 5% — вообще никогда не могут его одолеть.

Возникает закономерный вопрос, стоит ли затрачивать столько усилий и собственного рабочего времени на прописывание невыполнимого, и в конечном итоге, неэффективного плана?

На поводу у слабости

Когда "ВД" попросила специалистов, причастных к управлению персоналом, прокомментировать результаты опроса, наиболее частым объяснением называлась "управленческая лень" руководителей. Для многих проще и быстрее самим расписать график сотрудникам, с целями и задачами, обязательными для реализации в течение рабочего дня, чем обучить подшефных делать все это самостоятельно.

Освоение этих навыков требует времени и, зачастую, еще и денег — со всем этим руководители расстаются, как правило, крайне неохотно.

Наталья Проць, директор департамента персонала компании Global Bilgi (международный аутсорсинговый контактный центр, штат — более 800 чел.), в свою очередь, выделяет еще две причины стремления боссов все планировать за подчиненных. Первая — низкий уровень профессионализма сотрудников, который толкает их руководителей на такие неправильные с точки зрения управления персоналом действия.

Во-вторых, неготовность руководителя "отпустить" подчиненного, позволить ему действовать самостоятельно.

"В первом случае действия босса могут быть обоснованным, но временным решением — руководителю следует научить подчиненного правильно планировать свое рабочее время, расставлять приоритеты и сообщать начальнику о прогрессе, проблемах, принятых решениях. Во втором случае — в помощи нуждается сам руководитель, так как желание контролировать всех и вся свидетельствует о низком уровне доверия к команде, а это нездоровая ситуация, которая нуждается в срочном исправлении", — считает г-жа Проць.

Общее мнение экспертов, да и авторов литературы по менеджменту звучит так: планирование рабочего времени за своих подчиненных полностью исключает делегирование и убивает на корню зачатки инициативы сотрудников, их умение самостоятельно мыслить и принимать решения.

И все же не стоит сбрасывать со счетов те 34%, которые видят в подобных действиях необходимость. Объективно показатель потерь рабочего времени работников, которые находятся под жестким контролем, гораздо ниже, чем в ситуации, когда сотрудники сами планируют свой рабочий день.

Да и подавить в себе желание контролировать и вмешиваться в процесс, за который несешь ответственность и где за ошибки поплатиться можно деньгами, местом и карьерой, не так просто. Исходя из этого, необязательно отказываться полностью от непреодолимого желания планировать за подчиненных их рабочий день.

Главное, учесть специфику компании и сотрудников, за которых будет осуществляться планирование, и не совершать распространенных ошибок.

Время ослабить вожжи

Первое, что важно помнить: есть категории сотрудников, для которых стороннее планирование полностью противопоказано.

"Нецелесообразно пытаться планировать рабочий день представителей творческих профессий и сотрудников, занимающихся креативной работой, — считает Татьяна Бреус, менеджер по подбору персонала, Пиреус Банк в Украине (штат — 600 чел.). — Также не стоит навязывать свое виденье относительно плана дня опытным сотрудникам, "старожилам" компании. Такой подход может их обидеть и демотивировать, так как будет расцениваться как недоверие и недооценивание со стороны руководства. Планирование рабочего времени хорошо работает для сотрудников, нацеленных на процесс, и неэффективно для людей, работающих на результат".

Второй, немаловажный момент, который должны учитывать любители планирования, — объективная реальность плана. Любой психолог скажет, что расписанный поминутно рабочий день ведет к постоянным стрессам и заранее обречен на провал, поскольку по статистике до 25% рабочего времени каждый день уходит на незапланированные дела.

В игнорировании этого факта содержится главная ошибка босса. Целесообразно прописывать всего две-три основные задачи, наиболее актуальные в текущий день, оставляя люфт для непредвиденных ситуаций и принятия решений.

Удивительно, но, планируя собственный день, большинство управленцев следуют этому правилу, а вот план для подчиненных может содержать с десяток, пусть и более мелких, задач.

По мнению Натальи Проць, есть еще один путь для боссов, которые не желают выпускать из рук планирование. "Если уж руководитель решил планировать рабочий день сотрудника, то лучше всего попросить подчиненного составить план и затем внести необходимые коррективы. Это позволит убедиться в том, что задачи поставлены верно, а также путем предоставления обратной связи обучать сотрудника этому в работе, — советует г-жа Проць. — В зависимости от насыщенности рабочего времени сотрудника, план рабочего дня может выглядеть как очень подробный, с указанием точного времени выполнения задания, либо как перечень того, что надлежит выполнить в этот день".

Если же руководитель ожидает от своих подчиненных не только слепого исполнения, но и обдуманных действий, направленных на достижение определенных целей, то самостоятельная работа должна начаться с составления плана дня.

Что действительно заслуживает внимания руководителя, так это сверка приоритетов, так как руководитель, владея более полной и обширной информацией о бизнесе в компании, обязан помочь сотруднику правильно определить самые важные задачи, которые способствуют достижению не только индивидуальных целей сотрудника, но и подразделения, компании в целом.

Жизненная необходимость

Справедливости ради отметим, что есть ситуации, когда планирование рабочего дня за подчиненных становится жизненной необходимостью. "План работы руководителю целесообразно составлять для сотрудников, чьи действия должны быть подчинены очень четкому регламенту — например, рабочие на линии. Это категория сотрудников — "исполнители", — считает Наталья Проць.

Планировать рабочий день за своего подчиненного оправданно и в случае, если речь идет о неопытном сотруднике. В такой ситуации планирование является частью адаптации и введения в работу, расстановкой приоритетов, коучингом.

"Если новичок попросит меня помочь с формированием рабочего плана, я, безусловно, не откажусь. Ведь открытость и отзывчивость руководителя также очень важны. Сотрудник должен понимать, что в любой сложной ситуации он всегда может обратиться за помощью к вышестоящему руководителю", — полагает Илья Сажин, директор по аренде компании "Иммошан Украина" (штат украинского офиса — 22 чел.).

Также такое планирование должно иметь место при запуске абсолютно нового процесса, проекта или решения нестандартной задачи. Так как руководителю важно исследовать и понять, сколько реального времени занимает каждый этап нового процесса, то планирование времени подчиненного здесь необходимо.

"Еще одна ситуация, когда босс должен участвовать в планировании рабочего дня подчиненного: когда несколько сотрудников выполняют одну задачу. Руководителю тоже следует контролировать процесс путем планирования рабочего времени каждого участника задачи. Так как в команде очень разные роли (лидеры, аутсайдеры), различны скорость выполнения работы, уровень навыков и т. д., то без планирования со стороны управленца задача может выполняться неоптимально, кто-то будет перегружен, а кто-то — скучать, давно выполнив свой участок работы", — добавляет Татьяна Бреус.

Для подобных категорий сотрудников вмешательство босса — необходимость. И все же не стоит превращать свое рабочее время исключительно в построение планов для подчиненных. Технически это возможно, только если в подчинении у босса три человека.

Поэтому наиболее эффективно использовать всевозможные программы по типу "проектный офис", которые позволяют определять приоритеты, осуществлять контроль над временем выполнения. Наладив работу подобной программы, босс сможет самостоятельно определять и обозначать наиболее важные задачи на каждый день и каждому сотруднику с минимальными потерями времени для себя.

Полная централизация

Ряд крупнейших мировых компаний построены по принципу полной централизации власти. Несмотря на то что речь идет о настоящих гигантах, вышестоящее руководство считает целесообразным решать даже самые незначительные вопросы и принимать пустяковые решения исключительно на самом высшем уровне.

Ярчайшими примерами компаний с централизованной властью являются McDonalds и RadioShack, где вышестоящее руководство принимает все решения, касающиеся и работы представительств, и отдельных сотрудников.

Все правила и распоряжения рассылаются из "штаб-квартиры" в каждый офис. По такой же схеме происходит отчет в обратном направлении: отчеты всех сотрудников и общие отчеты представительств отправляются наверх, в "штаб-квартиру".